企業(yè)基于ERP系統(tǒng)的往來賬款管理

陸唯文

摘 要：有效的往來款項(xiàng)管理有助于公司應(yīng)收款項(xiàng)壓降，提高公司資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率，方便集團(tuán)層面報(bào)表合并。隨著財(cái)務(wù)信息化的推進(jìn)，很多大型企業(yè)上線ERP系統(tǒng)，但僅靠系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能無法完全滿足公司個(gè)性化往來管理需求。本文從主數(shù)據(jù)管理、往來款項(xiàng)入賬、應(yīng)付款項(xiàng)付款、往來款項(xiàng)清賬、往來賬齡出具、內(nèi)部關(guān)聯(lián)往來對(duì)賬六個(gè)環(huán)節(jié)入手，研究基于ERP系統(tǒng)的往來款項(xiàng)管理策略，旨在提高往來管理效率。

關(guān)鍵詞：往來賬款管理;ERP系統(tǒng);財(cái)務(wù)信息化

企業(yè)的往來款項(xiàng)包括企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)收、預(yù)付、其它應(yīng)收、其它應(yīng)付款項(xiàng)。有效的往來款項(xiàng)管理有助于公司應(yīng)收款項(xiàng)壓降，提高公司資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率，方便集團(tuán)層面報(bào)表合并。隨著財(cái)務(wù)信息化的推進(jìn)，很多大型企業(yè)上線ERP系統(tǒng)，本文結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)踐，就ERP系統(tǒng)中的往來款項(xiàng)管理方案進(jìn)行研究與思考，旨在提高往來款項(xiàng)管理效率。

一、企業(yè)往來管理中存在的問題

（一）往來款項(xiàng)核算不規(guī)范

往來款項(xiàng)核算涉及多個(gè)科目，若會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)科目的定義理解存在偏差，同類業(yè)務(wù)的入賬科目存在不一致的風(fēng)險(xiǎn)。此外，往來款項(xiàng)核銷不及時(shí)，造成多邊同時(shí)掛賬、未清賬余額不準(zhǔn)確，給往來款項(xiàng)對(duì)賬和清理造成很大的困難。

（二）往來款項(xiàng)對(duì)賬不及時(shí)

企業(yè)沒有按期對(duì)所有往來款項(xiàng)與外部單位進(jìn)行對(duì)賬，或是往來對(duì)賬流于形式，對(duì)于未回函的大額往來沒有溝通確認(rèn)，造成無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)與往來單位存在的數(shù)據(jù)差異，存在長(zhǎng)期掛賬而成為呆賬，使得公司資產(chǎn)、負(fù)債余額不準(zhǔn)確。

（三）往來分析不夠深入

未建立往來款項(xiàng)動(dòng)態(tài)跟蹤機(jī)制，缺乏定期對(duì)往來款項(xiàng)進(jìn)行分析或分析不夠深入，未分析長(zhǎng)期和大額掛賬的往來款項(xiàng)的存在原因和必要性，造成大量應(yīng)收款項(xiàng)資金占用，提高企業(yè)壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

二、基于系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能的往來管理中存在的問題

為完善財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，規(guī)范建立核算中心，打造科學(xué)高效的財(cái)務(wù)決策支持平臺(tái)，A公司部署上線SAP系統(tǒng)。其中，對(duì)于往來款項(xiàng)的管理，擬通過實(shí)現(xiàn)憑證自動(dòng)生成，細(xì)化往來管理核算顆粒度，以提升往來款項(xiàng)管理精細(xì)度的同時(shí)提高管理效率。雖然SAP系統(tǒng)本身提供了財(cái)務(wù)往來管理功能，但與企業(yè)自身情況存在差異，僅靠系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能無法完全滿足公司往來管理需求。

（一）不支持客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建審批

SAP系統(tǒng)不具備各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程審批功能，而客戶、供應(yīng)商數(shù)據(jù)的創(chuàng)建需要審批以滿足公司合格供應(yīng)商管理的需求，同時(shí)客商數(shù)據(jù)的創(chuàng)建需要上傳營(yíng)業(yè)執(zhí)照等證明材料，提高數(shù)據(jù)填寫的準(zhǔn)確性，避免同一供應(yīng)商反復(fù)添加。

（二）往來科目難區(qū)分造成系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證困難

ERP系統(tǒng)計(jì)劃通過憑證自動(dòng)生成以降低財(cái)務(wù)人員工作量，發(fā)票入賬憑證由業(yè)務(wù)人員預(yù)制后，財(cái)務(wù)過賬自動(dòng)生成憑證。系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能通過統(tǒng)域科目設(shè)置，每個(gè)供應(yīng)商配置一個(gè)統(tǒng)域科目，但由于公司目前配置的往來科目過多且每個(gè)供應(yīng)商無法對(duì)應(yīng)唯一科目，系統(tǒng)也無法自動(dòng)區(qū)分預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款，使得憑證自動(dòng)生成存在困難。

（三）往來事后清賬工作量較大

為出具準(zhǔn)確的往來款項(xiàng)賬齡表，需要對(duì)往來款項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)清賬。而ERP系統(tǒng)將采購(gòu)發(fā)票入賬和付款分離，采購(gòu)發(fā)票入賬由業(yè)務(wù)人員基于采購(gòu)訂單進(jìn)行收貨和發(fā)票預(yù)制，付款由網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)基于合同付款節(jié)點(diǎn)觸發(fā)，兩個(gè)環(huán)節(jié)相互分離且均由系統(tǒng)自動(dòng)生成往來賬，財(cái)務(wù)人員只能通過手工一筆筆事后清賬，工作量較大，有悖于系統(tǒng)上線精簡(jiǎn)工作的初衷。

（四）系統(tǒng)內(nèi)置賬齡表無法滿足公司業(yè)務(wù)需求

ERP系統(tǒng)自帶標(biāo)準(zhǔn)賬齡表，其賬齡起算日期為付款起算日，與國(guó)內(nèi)企業(yè)的賬齡起算日期不一致。系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)賬齡表也不區(qū)分合同、項(xiàng)目等輔助核算字段，無法滿足公司賬齡查詢需求。

三、基于ERP系統(tǒng)的往來款項(xiàng)管理策略

針對(duì)上述問題，在梳理優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定制開發(fā)，從主數(shù)據(jù)管理、往來款項(xiàng)入賬、應(yīng)付款項(xiàng)付款、往來款項(xiàng)清賬、往來賬齡出具、內(nèi)部關(guān)聯(lián)往來對(duì)賬六個(gè)環(huán)節(jié)入手，制定基于ERP系統(tǒng)的往來款項(xiàng)管理策略，提高往來款項(xiàng)管理效率。

（一）主數(shù)據(jù)管理：實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享

針對(duì)客商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建管理的需求，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與供應(yīng)商系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、人力系統(tǒng)等系統(tǒng)打通，從這些系統(tǒng)中獲取供應(yīng)商編碼、合同號(hào)、員工號(hào)等主數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入多地取數(shù)，有利于系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。同時(shí)，利用供應(yīng)商系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、人力系統(tǒng)的審批流功能，做到主數(shù)據(jù)管理由主管業(yè)務(wù)部門專責(zé)管理且維護(hù)可控。

（二）往來款項(xiàng)入賬：通過項(xiàng)目類別自動(dòng)匹配往來科目

針對(duì)同一供應(yīng)商無法指定唯一往來科目的問題，系統(tǒng)通過項(xiàng)目類別進(jìn)行往來科目判別;針對(duì)預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款無法區(qū)分的問題，系統(tǒng)通過月底對(duì)各供應(yīng)商按合同余額方向進(jìn)行預(yù)付賬款重分類，淡化入賬時(shí)對(duì)預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款的區(qū)分。通過以上兩個(gè)方案，實(shí)現(xiàn)往來科目隨發(fā)票過賬和網(wǎng)報(bào)付款自動(dòng)入賬，減少財(cái)務(wù)人工記賬憑證輸入環(huán)節(jié)。

（三）應(yīng)付款項(xiàng)付款：付款清單導(dǎo)出批量付款

鑒于A公司內(nèi)外網(wǎng)隔離的現(xiàn)狀，公司無法使用銀企直聯(lián)功能，而使用付款清單批量導(dǎo)出的替代功能。為提高付款信息的準(zhǔn)確性，在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中設(shè)置收款銀行等信息，業(yè)務(wù)人員需在創(chuàng)建供應(yīng)商時(shí)上傳開戶許可證，并在供應(yīng)商系統(tǒng)中內(nèi)嵌銀行系統(tǒng)中的聯(lián)行號(hào)清單，業(yè)務(wù)人員通過選項(xiàng)列表選擇開戶行名稱，從而保證付款賬號(hào)等信息的準(zhǔn)確性。系統(tǒng)將業(yè)務(wù)人員輸入的付款信息分銀行匯總，支持付款數(shù)據(jù)批量導(dǎo)出，對(duì)于支持付款批量導(dǎo)入的銀行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一鍵導(dǎo)入付款，降低付款的差錯(cuò)率，方便出納資金支付。

（四）往來款項(xiàng)清賬：批量匹配清賬

為保障往來賬齡的準(zhǔn)確性，財(cái)務(wù)人員必須進(jìn)行往來清賬，為降低這一環(huán)節(jié)的工作負(fù)擔(dān)，在往來清賬上設(shè)置批量清賬功能。對(duì)于同一會(huì)計(jì)科目、同一供應(yīng)商、同一合同號(hào)/WBS/內(nèi)部訂單的，系統(tǒng)自動(dòng)匹配一鍵清賬，在數(shù)據(jù)有差異的情況下，用戶可以通過對(duì)憑證號(hào)、內(nèi)部訂單、供應(yīng)商、合同、科目、WBS的綜合判斷后，自行操作批量抵消，從而減少往來清賬占用的工時(shí)，提高清賬準(zhǔn)確性。

（五）往來賬齡出具：自開發(fā)往來賬齡表

根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，配置滿足顯示多維度信息的往來賬齡表。系統(tǒng)支持根據(jù)選擇的基準(zhǔn)日期，自動(dòng)出具客戶和供應(yīng)商賬齡表，賬齡表含會(huì)計(jì)科目、WBS、內(nèi)部訂單、合同、往來單位、掛賬日期、掛賬憑證號(hào)、制單人等字段，方便往來查詢和清理，支撐公司對(duì)往來款項(xiàng)進(jìn)行深入分析，降低企業(yè)壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

（六）內(nèi)部關(guān)聯(lián)往來對(duì)賬：標(biāo)注關(guān)聯(lián)往來標(biāo)識(shí)

為方便集團(tuán)層面關(guān)聯(lián)往來對(duì)賬和報(bào)表合并，在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中按供應(yīng)商是否為關(guān)聯(lián)企業(yè)設(shè)置供應(yīng)商分類，往來款項(xiàng)入賬時(shí)根據(jù)供應(yīng)商分類標(biāo)注關(guān)聯(lián)往來標(biāo)識(shí)。

四、結(jié)語

本文針對(duì)ERP系統(tǒng)推進(jìn)中，主數(shù)據(jù)管理、往來款項(xiàng)入賬、往來款項(xiàng)清賬、往來賬齡查詢四個(gè)方面遇到的業(yè)務(wù)難點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)需求，研究基于ERP系統(tǒng)的往來款項(xiàng)管理策略并予以部署實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)共享，消除了憑證自動(dòng)生成障礙，減少了往來清賬工作量，方便往來賬務(wù)查詢和對(duì)賬，優(yōu)化了傳統(tǒng)往來管理方式，提高了往來管理的精細(xì)度，降低財(cái)務(wù)人員處理周期和人工投入，對(duì)企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化下的往來管理具有一定的借鑒意義。

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