高校財務管理困境——基于內部控制的思考

陳燕妮

隨著教育事業不斷發展，高校各項經濟活動日漸復雜，近年來違法違紀案例頻發。因此，在高等教育普遍取得顯著成效后，越來越多的高校管理者和學者就如何提高高校財務管理能力提出了更高的要求，其中不乏將高校財務管理與內部控制緊密結合的舉措，但仍然沒能獲得突破性進展。本文在分析當前高校財務管理部門同時承擔財務管理與內部控制建設工作雙重任務及存在困境的同時，力求厘清兩者關系并在高校財務管理工作與內部控制活動之間尋找共通點和融合點，利用制度化、智能化、信息化手段搭建起銜接二者的橋梁，為建設高校綠色財務環境提出實施策略。

一、引言

習近平總書記指出：“高等教育是一個國家發展水平和發展潛力的重要標志”。近年來，高校發展逐漸從外延擴張、快速發展轉向內涵建設和戰略發展，在國家重點增加對高等教育的經費投入后，對高校教育經費使用狀況的監管力度相應日益加大。然而，在高校深入貫徹落實各項財務制度和會計制度之時，各方面利益矛盾的出現加劇了高校財務環境的嚴峻性，思考和探討高校財務管理思路和內部控制建設顯得尤為重要。

二、當下高校財務管理工作存在的困境

（一）高校財務管理與內部控制職責范圍的差異

高校財務管理主要涉及預算管理、收支管理、結轉結余管理、專用基金管理、資產管理、負債管理、成本費用管理、財務清算、財務報告和財務分析、財務監督十個部分。不難發現，高校財務管理的工作內容大多由財務部門主導，兼有其他部門輔助。內部控制制度要求圍繞內控五要素內容，通過設計一系列的制度、約束、控制措施，實現高校內部各項活動的效率性、經濟性、合規性，保證資產合理的配置和各項活動順利的進行。由此得知，內部控制覆蓋面遠大于財務管理范疇，且能深入各部門活動事項。

（二）財務管理工作與內部控制實施主體一致

眾所周知，高校財務管理的責任部門是財務部門，而內部控制的責任部門為誰存在不同答案。有的認為，內部控制的核心是資金控制，則應當由財務部門負責建設，有的認為，應當設置校級的內部控制管理辦公室，由專業人員組成，統領全校建設完成內控制度，或由其他對學校總體發展方向起決定性作用的高層管理部門領導建設，如校黨委辦公室或校長辦公室。

然而，大多數高校的現實局面是由財務部門同時承擔財務管理工作和內部控制建設“兩大任務”，在部門職責上兼具財務管理與內部控制建設“雙重身份”。特別是在內部控制建設初期，試圖依靠非專業的財務人員完成內控建設是不現實的。另外，內部控制制度作為需要全員遵守的規則，從崗位設置上看，由財務部門領導同級的其他部門和學院是不合理的，一方面可能造成內部控制建設和實施推進受阻，另一方面加重了財務部門的工作負擔。因此，設置正確內部控制職能部門和人員是開展高校內部控制工作的基礎。

（三）信息數據實時共享程度有待提升

當前會計核算人工操作在實際工作中逐漸弱化，取代的是便捷的信息化操作系統，而各部門獨立分散的操作系統使得信息無法及時共享，如：學生在財務平臺上已成功繳納學費，而教務系統中仍然顯示其未繳納學費，不能辦理相關手續;教工在財務平臺上已成功繳納宿舍房租，而后勤系統中仍然顯示欠費信息。

三、高校財務管理與內部控制管理間的聯系

（一）將內部控制深度融入高校財務管理的重要性

早期的內部控制管理主要應用于會計核算領域，黨的十八大以來，要求加強制度建設，將權力關進制度的籠子，希望在運行過程中通過內部控制管理加強監督，規范行政事業單位經濟活動，提高財政資金使用效率。隨著高等教育事業不斷發展，高校財務管理工作協同推進，多元化的業務種類使現階段高校內部控制管理存在較高風險，所以除繼續建立健全財務管理制度之外，建立全面的現代化內部控制制度也勢在必行。高校資源因財政支持相對而言比較充足，所以如何配置資金資產使用、保證使用效率是財務管理和內部控制共同的責任。例如，在國有資產管理問題上注重橫向協調，引入內部控制制度，利于最大程度減少各部門間因橫向協調欠缺造成資源配置獨立占有、專門控制的現實問題，，利于綜合全校資源效益，減少資源浪費現象。

（二）內部控制加速高校財務管理發展

政府會計制度下，與高校教學科研等相關的經濟活動都被賦予了更高要求，同時實行預算會計和財務會計雙軌核算即是對財務信息質量提出高要求的體現。內部控制制度要求在原有的財務管理流程基礎上發現新的風險點。例如，預算管理是高校教學經費中的重要組成部分，根據內部控制制度要求，在項目立項前應通過由教務、財務、國資、審計等部門領導組成的預算管理小組審批，把財務、審計工作前置，起到幫助項目申報人員在項目啟動前對預算有清晰認識并在項目過程中合理合規使用預算的作用。

四、應用建設方案

（一）厘清財務管理與內部控制工作程序

1.明確財務管理與內部控制工作范圍

財務管理是一個較早形成的完善體系，注重經濟、財務方面。主要面向資金、資產等具體的工作，詳細到現金流、風險、成本控制、預算管理等模塊，其目標是優化資源配置，控制成本費用，保證支出合理化。而內部控制的核心是“控制”，利用系列健全的相互制約的工作程序，起到防止差錯和預防舞弊的作用。高校要擁有一個健康的經濟運營環境，前提是需要所有的財務信息真實有效且能真實反映財務狀況，最終以達到維護資產、資金合法使用，提高效率的目標。

2.落實各項工作的責任部門

由于財務管理涉及面廣，根據財務管理涉及的四個主要方面（籌資管理、投資管理、資金運營、利潤分配）劃分主要責任承擔部門，其中多數責任分別與財務處的會計科、資金科、預算科相關聯，另外還與基建處、國有資產管理處相關聯。反觀內部控制的責任歸屬，最合理的責任劃分應當是由高層管理者成立內部控制建設辦公室，辦公室將各個子任務項具體劃分到二級單位。例如，不同等級的支付金額需要不同行政級別的人來審批;特殊品的采購需要額外的走專用流程;不同類別的項目報銷需要專門指定人員審批。因而，單筆業務出現跨部門的多人審批必將是常態。

（二）全方位推進電子檔案

隨著高校財務管理逐漸向精細化發展，經濟業務的標準有所提高，現有的檔案室空間難以保存大幅增加的業務憑證材料，需要的人手也越來越多。足見，電子檔案的全面推進已迫在眉睫。

全方位的電子檔案突破了傳統的檔案儲存方式，從信息填報步驟開始到之后的每一個審批環節，將信息以數字、代碼、圖片等形式上傳并保存在數據中心，便于信息使用者在任何時間、任何地點及時的上傳和接收信息，打破了小范圍共享的局限性，最大程度的增加了檔案使用便捷性。在全面信息化的時代，無紙化辦公早已在全國推廣開來，電子發票的出現更加讓會計憑證信息化成為可能。全方位的電子檔案能免去紙質檔案繁瑣的打印、粘貼、裝訂等工作，不僅明顯提高了工作效率，還大大節省了檔案的存儲空間，就現行檔案的歸檔方式而言有著實質性的進步意義。

（三）搭建全校唯一的信息化共享平臺

當前大部分高校均以財務部門作為財務管理和內部控制建設的核心牽頭部門，但如何有效統籌整合兩方面工作仍然處于探索時期。在內部控制理念提出初期，為盡可能不改變原有操作方式，部分高校試圖在保留校內各模塊原系統的基礎上搭建一個能兼容各系統的總控系統，以滿足所有數據實時交換的需求。但雖經多方努力，受制于各領域的專業化水平和系統內數據的轉換效率問題，難以由一家信息技術企業設計出可以同時兼容多個不同企業所開發系統的集成系統。因而，當務之急是建立一個能囊括教務、財務、人事、基建、后勤、學工等多部門的平臺，將整個高校的數據匯集在同一個數據共享中心，形成一體化的閉環式管理，既要保證從各端口輸入的數據能及時的傳遞到數據中心，又要保證從任何環節抓取數據時都是實時準確的數據。

當前階段，在暫無其他部門替代財務部門在高校內部控制建設中的主導地位情況下，高校財務管理和內部控制建設均需要配備完善的軟硬件基礎設置作為支持。只有信息化建設前期的基礎扎實，后續在此基礎上擴張衍生至能覆蓋全校各部門的其他操作模塊才能更加穩固。根據高校的實際需求，首先，應聘請外部專業團隊建設數據中心并做到定期維護，確保信息數據安全使用;其次，將原財務系統中的數據一次性導入新系統，保證新舊數據信息的連貫，嚴格實施全面預算，明確高校日常運行和教學科研工作的關鍵把控點，并將全校各類基礎信息錄入系統，便于日后內部控制制度與各類業務的銜接;再次，待新財務系統基本運行平穩后，先后開始建設教務、人事、基建、后勤、學工等平臺板塊，逐步實現全校各業務板塊信息一體化建設目標。例如，在信息化內部控制系統完全建成后，高校的學費收繳情況將進一步得到改善，未足額繳費的學生將無法在教務系統內參與選課，待繳費成功后即時開放選課通道，這就體現了信息數據實時共享優越性。

五、結語

內部控制制度建設和實施對高校而言是促進財務管理工作規范化的一個重大手段，不僅能快速提高高校財務管理工作的效率，同時針對高校各項業務活動中可能發生的違規操作產生了有效的遏制作用，突出的提升了高校整體管理水平。在全球信息化發展新的形勢下，高校財務管理工作必須要認識并給予信息化技術充分的發揮空間，必須團結全校可團結的力量，調動一切積極的因素共同完成高校內部控制建設，為建成高校綠色財務環境和促進高校長遠發展規劃打下堅實的基礎。

（作者單位：桂林市七星區卓然小學）