基于企業設備檔案管理現狀與對策分析

劉志暉

設備檔案是指儀器和設備固定資產的企業，在其采購、調試、驗收、運行、管理、維護、轉換、廢料和其他活動中構建的設備信息資料，在這一檔案管理過程中，通過一系列的操作，會直接形成保存和使用價值的文本、圖表、音頻和視頻載體材料，以及隨機數據。因此，做好設備檔案的管理工作，有利于企業的生產、科研管理等服務工作，從而縮減企業設備管理及維護資本，提高企業的持續發展效益。

一、設備檔案管理在企業生產管理中的作用

（一）設備檔案是生產管理的重要手段。

設備檔案具有較強的專業性，是生產管理的重要手段。在公開招標的過程中，多個投標人競相投標。各投標人不得在招標現場展示設備，但應向招標單位提供設備文件。完備、齊全、系統、規范的設備檔案充分展示了企業的生產管理，并獲得招標單位的信任。

（二）設備檔案是設備使用的重要依據。

管理設備檔案的目的是為了保證設備的定期維護，使設備處于非常良好的生產狀態，大大減少設備磨損狀況，延長設備使用壽命，降低維護成本，提高設備完成率，產品質量，生產效率。

（三）設備文件對設備的再采購具有參考價值

完整、系統、規范的設備檔案能夠更全面、真實地充分反映設備的性能、具體參數、指標、完成率、利用率等情況。通過對設備檔案的詳細審閱和典型設備問題的分析，可以準確確定設備當前的經濟價值，為今后科研、生產或購買同類型設備提供具體、真實的參考依據。設備檔案具有參考和參考價值。

二、設備檔案管理存在的問題

檔案管理數字化不僅對企業檔案管理的硬件設施有了新的要求，同時也對檔案管理工作人員的思想政治、職業道德及綜合業務素質提出了新的要求，企業檔案管理工作人員除了要具備基本素質之外，還需要有熟練的計算機操作能力，特別是熟練地掌握檔案管理軟件，靈活地運用檔案管理軟件的各種功能。目前企業檔案管理人員普遍存在多種不足，比如工作態度懈怠、缺乏創新精神、專業技術人員偏少、信息化技術運用能力不強。

未及時歸檔設備檔案。從計劃購買階段到運行、維護和維修階段，每個階段都形成階段有關文件和資料，在項目接近尾聲時，進行文件的專項驗收，甚至在驗收前一天，對設備文件進行歸檔。大多數檔案保管員沒有時間對設備檔案資料進行自查，時間短，專家驗收后會留下很多問題等待整改。設備文件數據歸檔不系統。設備檔案的存檔主要包括如下幾個方面：計劃采購階段、開箱驗收階段、安裝調試階段、運行維護維修階段、改造更新階段計劃。采購階段的招標文件、評審意見、標段通知往往未歸檔。開箱驗收階段，裝箱單、隨機資料清單、產地證、授權書、規格書等往往未歸檔;在安裝調試階段，系統安裝調試報告、試驗大綱等往往未歸檔;在操作、維護和維修期間，試運行報告和用戶手冊往往沒有存檔。改造更新階段的改造記錄、設備改造和修改驗收文件往往沒有歸檔。設備檔案的歸檔不系統，會給以后的設備維護和重新采購帶來嚴重的困難。

也設備文件歸檔不規范的問題。設備檔案管理需要統一的標準和規范。在工作中發現設備檔案歸檔不規范：一是簽字不完整，如試驗大綱、試驗報告、培訓記錄、設備開箱驗收單等。沒有簽名或簽名是完整的。其次，安裝調試記錄和驗收報告過于簡單，沒有具體的安裝調試記錄，也沒有具體的驗收數據，根本無法支持“符合要求”這句話。第三，沒有重要文件的原始文件或副本。如合同批準表、特種設備使用證書等。

三、優化設備檔案管理對策

（一）提高檔案管理的重要性

領導對檔案管理工作的重視和支持對設備檔案管理起著關鍵作用。只有領導支持檔案工作，經常宣傳上報檔案的重要性，員工才能認識到設備檔案在生產活動中的重要作用。對于設備檔案管理中出現的問題，及時協調各相關部門組織會議，分工負責，面對面解決問題，并定期報告閉環問題，直至問題完全解決。

（二）建立健全設備檔案管理機制

管理設備文件，有必要建立一套科學的、標準的和可行的設備文件管理系統，從現實出發，從問題出發，實現企業設備檔案管理的優化實現和實施，不斷提高其流程運作效率，從而有效地避免分散帶來的漏洞和缺陷設備管理文件的管理。設備檔案的分類類別應明確界定。為了追求歸檔率和完整性，一些保存值低的文件不應設置

做好檔案整理工作，壁面造成檔案倉庫的緊張和后期查詢的不便。設備檔案管理工作以及在儀器設備采購、驗收、使用、維護、改造等各個環節形成的文件、資料，對企業和社會目前和長遠都必須具有參考價值和憑證功能。各類國產和進口的高、精、尖、新、薄的儀器設備作為企業的固定資產需要歸檔。

檔案的主要內容包括綜合管理、儀器設備工程基礎資料、開箱驗收、安裝調試、運行維護、隨機繪圖等關鍵是在儀器設備項目的各個環節（特別是價值在10萬元以上的）形成的不同載體的文件資料，包括全套隨機圖紙。儀器設備作為公司的固定資產，符合備案要求的，除編制的文件、資料作為科研成果報送科研檔案外，應按照儀器設備檔案的要求辦理。未歸檔的文件、資料包括：2. 未定稿的管理文件和資料;3.無效的合同、協議;4. 企業單位寄來的文件副本;5. 無參考價值的一般字母;6. 儀器設備廣告、宣傳資料、訂貨會、展銷會宣傳資料。

（三）重視設備檔案的全過程管理

首先，以項目的批準為前提。固定資產項目是根據項目的批復，對采購設備的數量、型號、指標、參數、采購形式、進口或國產都有詳細具體的要求。檔案人員應熟悉項目立項情況，如項目建設周期、投資額、設備數量、是否有進口設備等。提前聯系項目負責人掌握項目進度，在審批時積極收集設備文件，確保審批時設備數量與實際存檔的設備文件數量一致。第二，根據采購合同和技術協議。設備文件是否齊全，主要依據采購合同和技術協議。技術協議中列出的文件和雙方同意的意見，如預驗收、正式驗收、安裝調試、培訓等程序，應充分體現在存檔資料中，以支持本協議的要求。第三，為了方便。設備歸檔的目的是為了便于使用。本單位設備文件目錄級的所有數據均已在網絡信息系統中鏈接，部分設備文件已在系統中掃描鏈接。可以在系統中檢索設備檔案的具體情況，提高了利用率。

（四）提高檔案工作人員的業務水平

在設備檔案形成之前，檔案管理人員需要進行理論與實踐相結合的專業培訓。一是加強對專業技術知識的學習，對各種設備應產生和形成的資料要熟悉掌握。第二，加強計算機信息技術培訓，提高工作效率，提供更好的利用服務。最后，檔案工作者急需專業知識的培訓。如投標管理知識、合同管理知識、財務知識等。

（五）優化物料收集流程

設備檔案的收集越多、越完整、越全面，就越能充分發揮設備的綜合利用效益，不斷提高企業的設備系統運作效率，為企業的科研和管理工作提供更多更好的服務。檔案的形成和積累貫穿于儀器設備的購置、驗收、調試、運行、管理等各個環節。在維護、改造、報廢等各項活動中，由于項目多、種類多、工作量大，企業設有企業檔案部、設備管理部、采用單位分工負責制管理，各部門指定專職（兼職）檔案人員負責資料的收集、積累、管理。首先，企業各級設備使用單位負責人應督促督促，確保對設備的使用、維護和翻新活動有完整的記錄。其次，設備管理部負責這些材料在使用過程中的收集和積累，再加上從設備采購到完成驗收過程的管理文件和技術文件，整理后移交檔案部。其中，重大設備開箱驗收必須由檔案部門參加監督，指導設備書面資料和技術文件的驗收工作。最后，檔案部門負責檢查檔案是否完整、準確、完整，準備工作無誤后，從而進入后續的分類、存儲、組織標識、統計和使用業務的過程。

（六）設備檔案信息管理

檔案管理數字化作為信息時代檔案管理的必然選擇，在給人類帶來快速檢索速度的同時，也保障了信息的安全這一切都發生在一個復雜的環境中。電子檔案管理的安全控制過程是風險防范、風險消除、評估和總結。有效的管理系統是電子檔案信息安全的重要保障，常用的方法有：事前措施和事后措施，即在損失前和損失后采取不同的措施。但是，單位是積極和及時的處理，這是最關鍵的。

讓電子檔案擁有更現代化的管理模式，也可以有效的減少風險的發生，減少不必要的損失。計算機作為一種非人性化的自動處理工具，由于各種原因會威脅到原始數據的完整性和準確性。如何保證數據存儲過程的安全，目前主要采用在線存儲和離線存儲。前者包括邊距備份或增量備份，可以隨時備份電子檔案，而離線存儲可以采用高質量的光盤執行數據光盤，完成存儲備份和存儲在不同的地方。

加強計算機網絡的監督管理體系，嚴格的身份認證和密鑰管理，實現內部局域網和外部之間的物理隔離網絡，以確保電子文件在傳輸、處理過程不會犯錯誤，以確保原，歸檔電子文件的真實性和準確性。通過檔案管理網絡系統和辦公自動化系統鏈接，實現檔案的一體化管理。文檔集成使辦公室能夠從頭開始工作，將動態系統中的文件、資料進行篩選，直接連接到企業檔案管理系統，實現企業檔案經費的控制，充分利用資源。從公司的數字檔案中找先進的服務體驗項目，擴大社會用戶基礎，建立檔案、博物館、圖書館合作的多館一體化服務主體，完善“四館一體”服務構建公司資源、社會資源、館際資源和媒體資源的資源體系，形成一體兩翼的業務服務。構建個性化、增值服務的多層次服務體系，可以實現檔案的公共利用率和社會價值。

四、結語

企業設備檔案是關于儀器設備采購、使用、維護及報廢的真實記錄，為了促進企業的可持續性發展，需要從儀器設備資料收集、儀器設備檔案組卷歸檔和儀器設備檔案查詢利用等方面展開分析，優化設備檔案管理流程，進行全過程生命周期質量管理，切實提升企業設備檔案管理質量，為企業設備建立全生命周期檔案管理提供可靠保證，不斷提高企業設備使用價值，實現企業經濟的可持續性發展。

（作者單位：川慶鉆探長慶鉆井總公司意通運輸服務分公司）