基于信息化時代淺析傳統檔案與新生電子檔案的管理利用

胡鳳燕

摘 要：隨著電子信息技術的不斷發展與進步，檔案管理也開始從傳統的紙質檔案向信息時代的新生電子檔案過度與發展。但是，由于目前國內的電子檔案管理起步較晚，仍然處于一個發展與探索階段，對于新生電子檔案管理的應用還處于研究階段，傳統檔案向電子信息檔案管理模式過度的過程中主要的側重點還不明確，缺乏指導的相關理論。本文就以新生電子檔案的利用與傳統檔案之間的差異與優缺點展開分析，論述了如何合理利用好傳統檔案與新生電子檔案。

關鍵詞：信息化;傳統檔案;新生電子檔案

檔案是社會各界以及不同行業發展的重要依據，檔案管理工作涉及到社會發展的全部信息內容，每個記錄在檔的檔案都需要相關的檔案管理部門進行管理，實現檔案管理的充分利用。但是，目前大多數的檔案管理部門還采取傳統的管理方式，這樣就會在檔案管理工作中出現一些問題，導致傳統檔案的管理工作無法得到有效的保存。隨著電子信息技術的發展與進步，合理應用信息化手段改善傳統的檔案管理工作，有效解決傳統檔案管理存在的問題，從而實現了對檔案管理工作的高效發展。

一、傳統檔案管理與新生電子檔案管理的內涵

1.傳統檔案管理的內涵

傳統檔案管理主要是通過紙質文件的形式對文檔與材料進行存儲與記錄，這些紙質文件的內容包括著相關個人、團體的基本信息以及學術研究的成果，歷史文化的記錄，對于社會發展與國家進步都有著重要的記錄價值。

2.電子檔案管理的內涵

電子信息檔案管理主要的管理形式通過電子的形式對科研材料與個人信息進行保存。這些電子信息可以通過電子計算機進行存儲、分類、保存。主要的信息傳播的途徑與方式就是通過互聯網。

二、傳統檔案與新生電子檔案管理的特點

1.傳統檔案與新生電子檔案管理的共同點

電子檔案管理與傳統的檔案管理存在著三方面的共同點：第一，兩者的基本原理存在著共通性，電子信息檔案的管理是建立在傳統檔案管理的基礎上，通過對傳統檔案進行信息化技術的有效整合與優化。電子檔案管理的技術水平、管理模式、管理質量都高于傳統的檔案管理，但是兩者的共通性仍然客觀存在;第二，電子檔案與傳統檔案的不可分割性，傳統的檔案管理主要的信息內容包括著社會實踐、個人信息等重要的數據內容，這些數據有著很大的真實性，對電子檔案的統計與管理工作也同樣適用，也需要保證保存信息的真實性，傳統檔案資料與新生電子檔案同樣都需要保證保存信息的真實性;第三，電子檔案管理擴大了傳統檔案的信息量存儲，在傳統檔案管理基礎上的新生電子檔案管理實現了對容量的擴大，可以對各種不同的檔案信息進行存儲與分類，還可以通過互聯網實現對資源與信息的共享，在對檔案信息進行調取的過程中更加便利。此外，如果想對傳統的紙質檔案進行調取，還可以通過電子信息檔案的記錄進行查找，更加方面快捷。

2.傳統檔案與新生電子檔案管理的差異

傳統檔案與新生電子檔案管理雖然有一定的共通性，但是仍然存在著很大的差異，包括管理方式、保存方式、歸檔方式、歸檔時間、查詢方式等差異。

（1）管理方式的差異

電子檔案的本身就存在著很大的特殊性，可以實現對檔案的一級管理。當檔案管理操作人員在接受到一個檔案文件以后，需要對檔案進行分類與編號，每個檔案的編號都是絕對唯一的，需要對檔案的類型與主題內容進行標記;傳統檔案管理的日常工作量較大，在檔案管理工作中需要對檔案的類型、日期進行撰寫才可以進行分類保存，工作量較大，檔案存儲環節復雜。

總而言之，電子計算機的普及與發展促進了新生電子檔案的發展。此外，全新的檔案信息保存通過電子計算機存儲的方式也對傳統的檔案管理造成了沖擊，主要的管理方式差異就是對保存媒介不同，一種是通過紙質作為媒介，另一種則是通過電子計算機作為信息存儲的載體。

（2）保存方式的差異

新生電子檔案在對檔案信息進行存儲的過程中需要通過電子計算機作為存儲的載體，但是電子產品的老化以及電子計算機設備的更新過程中，很容易造成存儲檔案信息的丟失，從而影響了對檔案存儲的真實性與有效性;傳統的檔案管理可以有紙質信息的備份，大多數情況下不容易出現檔案記錄信息丟失的問題，也不會出現電子檔案會被黑客入侵、病毒損害的風險問題。檔案管理部門可以通過定期對電子信息檔案進行紙質檔案的打印作為備份，通過這樣的一種方式可以有效的利用好傳統檔案管理與新生電子檔案管理的有效結合，通過這樣的方式可以有效的避免因計算機設備的老化或更新導致電子信息檔案丟失的問題。

（3）歸檔方式的差異

傳統的檔案管理進行歸檔都是通過人工操作的方式進行歸檔，新生電子檔案在進行歸檔的過程中需要通過電子計算機進行整理與歸檔，電子文件與檔案的管理采用的計算機編程技術，內容即使被改變也很難被發現，特別是存儲的一些關鍵信息被修改也很難被發現了。因此，導致了一些問題的出現，相關的檔案管理與操作人員也很難發現電子檔案信息內容的真實性。在對電子信息檔案管理的過程中需要做好對傳輸過程中檔案信息的加密處理工作，要對信息調用進行嚴格的身份驗證，有效的避免因為電子信息檔案在傳輸的過程中因為操作不當而導致的數據不準確性與被盜用的風險，從而有效的確保電子檔案的準確性與真實性。

（4）歸檔時間的差異

新生電子檔案的管理可以實現隨時隨地對檔案進行歸檔處理，也可以定期進行歸檔操作。生成的電子信息檔案相關的操作人員通過電子計算機與互聯網發送到檔案管理部門，相關的文件與檔案的統計操作人員通過電子簽名與人臉識別認證以后，統一的進行歸檔，再由相關類別的檔案管理人員進行接收與登記，檔案管理人員需要對相應的檔案進行編號與分類整理，最后設定不同的訪問權限與密碼，通過逐級加密的方式對檔案進行安全性提升。

（5）查詢方式的差異

傳統信息檔案與新生電子檔案的查詢方式也存在著差異。傳統的檔案在進行調用前需要相關管理人員的簽字許可才能對檔案進行調取，在查詢某一信息的過程中需要通過層層審批、多人簽字才能進行檔案的調用，十分麻煩、繁瑣。新生電子檔案的信息調用則可以根據不同調用者的身份信息合理的設定不同的查閱級別，也可以通過檔案管理中心開通臨時檔案調取權限，不同的權限對檔案的調用有著不同的信息內容，從而有效的提高了檔案管理效率。

三、基于信息化時代淺析傳統檔案與新生電子檔案管理的利弊

1.操作環節的利弊分析

第一，信息收集整理的利弊。傳統的檔案管理工作在對信息收集整理的過程中主要是將有價值的內容與紙質文件、材料進行收集與整理，再對這些檔案進行相關的歸檔與整理。與傳統的檔案管理相比較而言，新生的電子檔案在對信息收集與整理的工作內容更復雜，為了保證電子檔案信息的完整性與真實性，需要對檔案管理的每個環節合理銜接，讓檔案管理工作的內容銜接更平順，讓信息收集與整理更高效，保障信息內容的時效性。

第二，檔案信息鑒別整理的利弊。傳統檔案管理在對文件材料進行歸檔以前需要對檔案信息內容進行鑒別與分析，對檔案價值進行界定，對相應的資格進行審查，從而確定對檔案進行管理的價值與保存的時間。在歸檔以后，需要對已經納入檔案管理的內容進行二次審核;新生電子信息檔案在進行檔案信息鑒別整理后通過電子計算機對信息內容進行處理，在檔案信息鑒別整理的工作效率會高于傳統的檔案管理，但是對內容有效性的篩選整體質量會低于傳統檔案管理的模式。

第三，檔案存儲的利弊。傳統檔案管理對檔案進行保存與存儲需要消耗大量的人力資源與時間，需要一個長時間的、持續性的管理，在管理的過程中需要大量的操作人員定期進行信息整理，隨著檔案內容的不斷增加，在新舊檔案進行整理的過程中也需要增加投入，管理的難度也在不斷提高。新生電子檔案管理雖然有著傳統檔案管理所不可替代的優勢，但是在對檔案修改與調整以后不會留下改動的痕跡。這樣就無法保證檔案的原始性。因此，傳統檔案管理與新生電子檔案相比較而言更有著原始性的優勢，新生電子檔案的高效率也是傳統檔案管理所無法比擬的。

2.操作內容的利弊分析

第一，真實性。傳統檔案管理與新生電子檔案管理相比較而言，更容易得到數據原始性與真實性的保證，傳統檔案管理的價值審核十分嚴格，如果對檔案的價值審核成功以后，檔案的基本形式與內容就不會在發生性質上的改變，如果對檔案的管理得當，后期不會發生改變;新生電子檔案的保存方式需要借助計算機設備進行保存，再對檔案修改操作也不會留下改動的痕跡，這樣就無法保證電子檔案管理的真實性，特別是在對電子檔案進行格式轉換的過程中，更容易出現因為操作失誤而引發信息的變動，其真實性難以保證。

第二，操作性。傳統檔案管理的操作形式十分復雜，許多工作流程需要人為操作與干預，這樣就會增加工作量，消耗大量的人力資源，浪費寶貴的時間;新生電子檔案管理通過借助一些信息處理的軟件對檔案信息與內容進行批量的處理和內容上的整合，很大程度上提高了檔案管理的效率與操作速度。此外，新生電子檔案的管理相比較傳統的檔案管理更具有專業性的特點，這需要檔案管理操作人員具備更專業的檔案管理能力，要熟練操作電子計算機設備，滿足檔案管理的需要。

四、信息化時代傳統檔案向新生電子檔案管理變革的策略

新生電子檔案管理，有利于促進綠色環保事業的進步與發展，通過電子檔案管理的模式實現了物質化辦公，可以節約紙張，更可以降低檔案管理成本，對保護樹木與森林資源有著重要的促進作用。傳統檔案需要通過紙質文件作為記錄的重要媒介，在對紙質文檔進行保存的過程中，需要做好相應的整理與收錄工作，要對檔案的特點進行分類與歸類，只有這樣才能凸顯出傳統檔案的重要價值。傳統檔案管理需要人為的手動操作進行管理，不僅浪費了大量的人力資源，工作量也很大，如果在檢查的過程中方法應用不得當很容易出現管理上的漏洞，這樣就容易導致傳統檔案管理的過程中無法實現信息的高速傳輸，更無法實現檔案信息的共享，對檔案的開發與利用效率不高。因此，對傳統檔案管理進行新生電子檔案的變革，更可以提高檔案管理工作的效率，符合現代化信息時代的發展。

1.信息調用更便利

信息時代的發展速度不斷加快，推動著人類社會的發展與進步，更推動著各行各業的發展，市場競爭也隨之變的愈演愈烈。因此，相關檔案部門對日常信息的查驗與數據的整理工作量也在不斷增加，檔案信息的更新速度也需要不斷加快。因此，通過新生電子檔案管理可以有效提高檔案管理的效率，讓檔案信息的調用更加便利。

2.存檔內容更豐富

隨著電子計算機的普及與發展，在辦公室日趨朝著自動化的方向發展。許多手寫的紙質文件都被電子文檔所替代，許多文檔都需要通過電腦文檔的打印才能備份與取用。檔案管理工作如果仍然采用傳統的管理方式，需要通過打印的形式進行存檔與備份。新生電子檔案管理就可以對計算機中的文件進行存儲于備份，對于存檔的內容更加豐富，檔案管理的工作效率也得到了提升。

3.變更紙質文件

在傳統檔案管理中對檔案進行存檔與歸檔以后留下的舊文件，大多數都是關于規劃、總結的文件。一些重要的紅頭文件也需要慎重的保存。新生電子檔案通過科學管理的手段，讓檔案的管理更加縝密，對于檔案數據的管理更加嚴格。傳統檔案管理與新生電子檔案管理存在著很大的差別，對于檔案的時間管理與各方面都有著差別。傳統檔案管理要想實現長期的保存就可以對紙質文件進行保存，不會出現信息內容丟失的情況，新生電子檔案管理需要長期保存文件，需要通過對電子文檔進行打印才可以長期存檔與保留。

4.創設全新電子存檔形式

新生電子檔案管理的文件形式不在拘泥于紙質文件，可以是某一個電子設備的存儲，也可以通過硬盤、光盤進行數據的存儲，相關的文件內容可以被查驗與使用，也實現了在互聯網上的作用，對文件進行資源共享，讓后期的檔案管理工作更加便利。從自身的性質來說，電子檔案管理的特點包括計算機進行存檔，自身具有嚴格的代碼與分類形式，可以更好的對檔案進行分類管理。新生電子檔案管理有著自身的檔案特點，新生電子檔案整合了自身的數字型特點，更融合了傳統檔案分類型的特點，通過電子計算的存儲實現了對檔案的遠程傳輸來實現檔案信息共享，對于每個檔案的調用都需要具備一定的權限才可以對檔案內容進行讀取。

五、結束語

總之，通過對傳統檔案管理與新生電子檔案管理的研究分析可以發現。傳統檔案管理都是以紙質文件的形式對檔案進行存檔與記錄，很容易在長期管理的過程中受到不同因素的影響而造成了破損的問題，在檔案管理的過程中隨著時間的推移占據的空間也會越來越大，對檔案管理工作來說會造成一個嚴重的困擾。新生電子檔案管理，可以通過借助計算機進行檔案管理與存儲，有效提高檔案管理工作的效率，更節約了檔案管理的空間與成本，但是也容易受到一些因素的影響，導致真實性難以確定。因此，需要將傳統檔案管理與電子檔案管理相結合，更好的推動檔案管理事業的發展與進步。

參考文獻：

[1]徐欣云，徐梓又.試析傳統村落檔案的涵義及與鄉土社會隱性檔案秩序的關系[J].檔案學通訊，2020

[2]楊 陽，牛 樂，王淮正.基于外包模式的高校傳統載體檔案數字化轉存項目研究——以山西醫科大學檔案館為例[J].城建檔案，2020

（作者單位：大慶市自然資源局市自然資源事業發展服務中心（市城建檔案館））