淺談如何提升基層事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)

張威

摘要：在事業(yè)單位的管理活動中，基層檔案管理永遠(yuǎn)是一項至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，能否實現(xiàn)對檔案的安全高效管理，決定著事業(yè)單位能否平穩(wěn)發(fā)展。隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，信息化管理方式得到了普及，這對事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)有了更高的要求，但當(dāng)前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，難以滿足事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展需要。基層事業(yè)單位的檔案形式多種多樣，只有注重對原始文件的保存，才能夠為日后的信息查詢和增值服務(wù)打下基礎(chǔ)，這就要求檔案管理人員不僅要具有服務(wù)意識，還要具備足夠的專業(yè)知識與能力，尤其是在信息化高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸被無紙化管理所取代，檔案管理人員更是要具備一定的信息化管理能力，并且要不斷學(xué)習(xí)新知識，以適應(yīng)檔案管理環(huán)境的不斷變化。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案;管理人員素質(zhì)

引言

檔案管理工作對于基層事業(yè)單位內(nèi)部各項工作的順利開展具有重要作用，從人員的綜合素質(zhì)入手，提升檔案管理水平。在探究基層事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)提升方案之前，先充分了解每名工作人員在該崗位上應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，將其作為設(shè)計方案的主要依據(jù)，設(shè)計針對性解決方案，從根本上解決基層事業(yè)單位部分工作中容易出現(xiàn)的各種問題。

1企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)要求

現(xiàn)代企業(yè)系統(tǒng)需要文件管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化。這也會提高文件管理器的業(yè)務(wù)性能要求。

1.1現(xiàn)代化

企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化包括企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、企業(yè)檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化和企業(yè)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化。企業(yè)檔案管理者的三個現(xiàn)代要求是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)代管理理念，不斷更新檔案管理的知識儲備。Enterprise Archive Manager必須熟悉用于企業(yè)文件管理的最新硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。利用現(xiàn)代企業(yè)文件管理的基本技能和方法。

1.2專業(yè)的業(yè)務(wù)水平

在日常檔案管理過程中，管理人員要對檔案原件進(jìn)行系統(tǒng)整理并妥善保存，除了確保各種資料在保存過程中能夠完好無損外，還保證在查詢和檢索的過程中能夠快速找到相應(yīng)的資料內(nèi)容，有效提升處理效率，實現(xiàn)檔案處理工作的不斷優(yōu)化。在信息化發(fā)展環(huán)境中，檔案管理人員緊跟時代發(fā)展潮流，從英語和計算機(jī)技術(shù)兩個方面提升自己的業(yè)務(wù)水平。信息化發(fā)展能夠促進(jìn)國內(nèi)外交流，在基層事業(yè)單位檔案中也會增添部分外語信息，為了將其更好地分類并妥善保存，具備一定的英語知識。在計算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，工作人員將信息錄入到相應(yīng)系統(tǒng)中，以先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)高效信息處理模式，提升業(yè)務(wù)水平。

2基層事業(yè)單位檔案管理隊伍現(xiàn)狀分析

2.1檔案管理隊伍缺少骨干力量

當(dāng)前，底層業(yè)務(wù)部門在文件管理方面的重要性不足，因為文件管理不需要太多的技術(shù)工作，也不需要太多的人力，而只需保留文件即可。因此，文件管理任務(wù)通常由較舊的員工執(zhí)行。由于這些員工通常不像年輕的員工那樣了解情況和工作效率，因此文件管理的質(zhì)量非常差。此外，在一些核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域，文件管理不是由專門的員工負(fù)責(zé)，而是由其他部門的一名員工負(fù)責(zé)。這會導(dǎo)致文件管理器泛濫，導(dǎo)致任務(wù)不連續(xù)，并阻礙文件管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.2檔案管理人員的老齡化趨勢

在一些基層事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理工作的技術(shù)含量較低，工作量也較輕，于是任用了一些工資成本較低的年齡偏大的職工，或是干脆將檔案管理崗位作為對將要退休人員或需要照顧人員的福利性崗位，造成從事檔案管理工作的人員隊伍普遍年齡偏大、素質(zhì)較低、管理理念較為落后，給檔案信息化管理工作的開展造成很大的困難。

2.3檔案管理人員缺少專業(yè)背景

文件管理人員應(yīng)具備必要的技能和專業(yè)知識，以便更好地管理文件。但是，目前大多數(shù)基礎(chǔ)部門的許多文件管理器都沒有專門的文件管理背景，而且文件管理還沒有得到充分的研究，無法在理論上和實踐上滿足日益增長的文件管理需求。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，文件管理任務(wù)還利用IT工具提高管理效率，文件管理人員能力的缺乏直接影響到企業(yè)的管理水平。

3基層事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)具備的能力素養(yǎng)

3.1法律法規(guī)意識

部分基層事業(yè)單位對國家檔案管理的相關(guān)法律如《檔案法》和《檔案管理辦法》等的學(xué)習(xí)和宣傳力度不夠，導(dǎo)致許多違法亂紀(jì)現(xiàn)象的產(chǎn)生。因此基層事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的法律規(guī)范意識，尤其是當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，更要著重注意檔案的安全性和秘密性，堅決避免檔案信息外泄事件的發(fā)生，要將檔案看做是寶貴的資源財富，將檔案管理工作看成是黨和國家給予的重要事業(yè)。對于基層事業(yè)單位制定的檔案管理制度，管理人員要積極履行，要明確自身的責(zé)任和義務(wù)，養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作習(xí)慣。檔案管理工作是一項實操性較強(qiáng)的工作，需要較長時間的“檔齡”作為經(jīng)驗積累的基礎(chǔ)，并且日常工作內(nèi)容較為繁瑣和枯燥，這些都對管理人員的責(zé)任心有著很高的要求。

3.2職業(yè)道德素質(zhì)教育

對于基層事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)應(yīng)該進(jìn)行定期培訓(xùn)，為了促進(jìn)其在工作過程中能夠展現(xiàn)出良好的政治素養(yǎng)，對其進(jìn)行系統(tǒng)化的訓(xùn)練，按照具備的各方面素質(zhì)進(jìn)行針對性培養(yǎng)。在培訓(xùn)課程中，針對與該崗位相關(guān)或者與本行業(yè)發(fā)展相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，在思想層面先對其重要性產(chǎn)生深刻的認(rèn)知。在講述完基本的法律法規(guī)后，可以將該崗位具備的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行針對性培訓(xùn)，著重講述該崗位職責(zé)對于基層事業(yè)單位內(nèi)部運作情況的影響作用，在深刻了解崗位重要性的基礎(chǔ)上能夠產(chǎn)生強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感。培訓(xùn)內(nèi)容與實踐活動相結(jié)合，在具備一定的理論知識的基礎(chǔ)上進(jìn)行實踐探究，通過實際反饋效果對部分處理方式的有效性進(jìn)行驗證。為了促進(jìn)其不斷提升思想政治素養(yǎng)，可以在基層事業(yè)單位內(nèi)部定期舉行思想培訓(xùn)活動，引導(dǎo)工作人員在活動中樹立正確的人生觀和價值觀。除了內(nèi)部培訓(xùn)外，還可以利用基層事業(yè)單位外部的培訓(xùn)資源，讓工作人員到其他基層事業(yè)單位進(jìn)行現(xiàn)場觀摩，在對比和分析的過程中深刻認(rèn)知自身存在的不足。

3.3建立激勵競爭機(jī)制

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人可以通過制定激勵措施鼓勵文件的專業(yè)發(fā)展，并通過最大限度地提高員工的積極性和主動行動能力，適應(yīng)現(xiàn)代市場份額競爭機(jī)制，從而激勵他們的工作。一方面，將企業(yè)文件管理納入企業(yè)身份驗證是企業(yè)身份驗證、將特定目標(biāo)映射到企業(yè)文件管理人員、獲得財務(wù)獎勵、提升服務(wù)要求等方面的一個重要組成部分。另一方面，必須通過賦予企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人更多的文化特性責(zé)任，推廣復(fù)雜、非正規(guī)的模式，促進(jìn)平衡的競爭模式，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，有效加強(qiáng)專業(yè)認(rèn)可、歸屬感和自豪感，從而加強(qiáng)企業(yè)文化。

3.4建立教育培訓(xùn)體系提升人員能力

文件管理人員應(yīng)具備所需的專業(yè)知識、新媒體技術(shù)、學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新能力。首先，文件管理人員應(yīng)定期接受專業(yè)人員的培訓(xùn)，以了解文件管理的進(jìn)一步發(fā)展，提高文件管理技能，并培養(yǎng)一定程度的知識。第二，各單位或部門應(yīng)提前制定年度培訓(xùn)計劃，以滿足文件管理人員的要求，提高文件信息的知識水平，提高新媒體技術(shù)的應(yīng)用能力。最后，文件管理器本身側(cè)重于提高學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力、擴(kuò)大工作方式、優(yōu)化工作路徑和提高生產(chǎn)率。

結(jié)束語

總之，新時期基層事業(yè)單位的檔案管理工作要順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，積極應(yīng)對信息化時代帶來的各種挑戰(zhàn)，運用各種途徑全面提升管理人員的素質(zhì)，要加大對現(xiàn)代化檔案管理人才的引入力度，更新檔案管理人員團(tuán)隊。同時要積極引入現(xiàn)代化信息管理設(shè)備，增強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)的科學(xué)運用，要用更為先進(jìn)的管理理念和管理制度對檔案管理人員進(jìn)行管理，在提高管理效率的同時更好地為廣大人民群眾服務(wù)

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