大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作如何與時俱進

郭玉珍

（西山煤電集團公司黨政辦檔案室，山西 太原 030053）

隨著大數(shù)據(jù)時代的帶來，大數(shù)據(jù)技術(shù)開始引入到各項工作當(dāng)中，檔案管理工作也是其中之一。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入使得檔案管理結(jié)構(gòu)機制得到優(yōu)化，進一步提高了檔案管理的質(zhì)量，也推動著檔案管理工作的信息化發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的變化

大數(shù)據(jù)時代的主要變化就是技術(shù)革新，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為人們提供了龐大的信息資源庫，也使得信息資源的獲取變得更為便利。而基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作也發(fā)生了巨大改變，檔案管理工作中信息處理過程變得更加科學(xué)、高效，檔案信息的占有空間變得更小、檔案的歸集和分類速度變得更快，檔案的價值也得到進一步提升，檔案管理工作的高效完成也為企業(yè)發(fā)展提供了有利條件。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

1）傳統(tǒng)檔案管理理念出現(xiàn)落后。在以往的檔案管理工作中，檔案的存儲形式為紙質(zhì)檔案，具體的工作內(nèi)容就是對各種紙質(zhì)檔案進行收集、歸檔、整合和分析處理，確保檔案的價值得到體現(xiàn)。但由于紙質(zhì)檔案所占用的空間較大，在進行處理的過程中還要進行標(biāo)記，在信息不斷累積的情況下，檔案管理的工作強度不斷增加，處理檔案所耗費的時間也變得越來越長。在大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出多元化發(fā)展的趨勢，而原有的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足信息數(shù)據(jù)的發(fā)展需求，也使得檔案管理理念發(fā)展停滯不前，這不僅導(dǎo)致檔案管理作用難以發(fā)揮出來，也導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受到限制，因此，檔案管理工作開始向信息化發(fā)展。檔案管理人員在改變管理方式的同時，也要盡快轉(zhuǎn)換檔案管理理念，要具有大數(shù)據(jù)思維，才能夠推進檔案管理工作的有效落實，因此，管理理念更新的問題也成為當(dāng)前檔案管理工作面臨的一大挑戰(zhàn)。

2）檔案管理人員能力和素質(zhì)面臨的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員的能力和素質(zhì)也提出了更高要求，工作人員對新型管理方式能否適應(yīng)決定了檔案管理信息化發(fā)展的質(zhì)量。但當(dāng)前很多檔案管理人員還沒有辦法快速適應(yīng)信息化管理模式，導(dǎo)致勝任能力出現(xiàn)下降，例如，很多檔案管理人員由于對信息技術(shù)不夠熟悉，在管理過程中依舊會采用傳統(tǒng)的管理方式進行輔助，這使得檔案管理信息化發(fā)展難以有效落實，也出現(xiàn)了管理工作與實際需求脫節(jié)的狀況。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡快提升信息化素養(yǎng)，根據(jù)時代發(fā)展的特點，不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)及職業(yè)素養(yǎng)[1]。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1）對當(dāng)前檔案管理觀念和思維做出調(diào)整。不管是什么工作，想要做到與時俱進，都要結(jié)合當(dāng)前時代的特點來完善。針對檔案管理工作來說，當(dāng)前時代的主要特征就是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，因而最重要也是最基礎(chǔ)的創(chuàng)新工作就是調(diào)整檔案管理的觀念和思維[2]。檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)時代發(fā)展的特征，將管理理念從傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)換為信息化管理的相關(guān)理念，構(gòu)建大數(shù)據(jù)思維，讓大數(shù)據(jù)作為檔案管理的支撐點，深刻認識在檔案管理工作中引入大數(shù)據(jù)的作用，增強對檔案管理工作的重視，在開展檔案管理工作時，將信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)有效運用，提高檔案管理工作的實效。例如，檔案管理工作人員可以從智能化角度、人性化角度以及個性化角度來樹立起檔案管理新理念，然后根據(jù)相應(yīng)的理念構(gòu)建新型檔案管理體系，將相關(guān)管理理念深度落實，對日常工作中的檔案資料使用計算機來進行收集和存儲，在進行檔案儲存的過程中，樹立起分類歸檔的意識，不斷強化計算機技術(shù)在檔案管理中的處理功能，同時，構(gòu)建起檔案管理所需要的大數(shù)據(jù)庫，深化大數(shù)據(jù)庫的功能，進一步推進檔案管理工作的信息化進程。

2）檔案管理工作的路徑應(yīng)當(dāng)進一步拓展。在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)的檔案管理路徑也應(yīng)當(dāng)進一步拓展，將檔案管理大數(shù)據(jù)庫作為拓展路徑的重要導(dǎo)向，推進檔案管理工作平臺多元化發(fā)展趨勢，實現(xiàn)在不同平臺都能夠高效進行檔案管理工作的功能，能夠進一步提高檔案管理的效率，確保多個部門的檔案信息能夠有序收集、處理、存儲及運用，發(fā)揮出檔案管理工作在企業(yè)運營中的實際價值。主要從三點來進行革新，一是應(yīng)當(dāng)將微服務(wù)平臺運用到檔案管理工作當(dāng)中，例如，將微信、微博等軟件作為分享基礎(chǔ)檔案的平臺，同時還能夠作為檔案信息資源的獲取平臺，使得檔案管理數(shù)據(jù)庫的有效信息量能夠進一步擴充。二是將遠程技術(shù)運用到企業(yè)的檔案管理工作，遠程技術(shù)主要功能就是實現(xiàn)人與人之間非面對面的工作，而將遠程技術(shù)運用到檔案管理工作中，可以實現(xiàn)遠程檔案管理服務(wù)，能夠進一步推動檔案管理工作的人機交互模式，實現(xiàn)檔案管理的人性化和智能化發(fā)展，這種技術(shù)的使用讓檔案管理工作不再受到時間和空間的限制，在企業(yè)其他部門需要檔案信息時，能夠及時地提取，也能夠?qū)ζ渌块T的信息進行遠程收集，提高了檔案管理的實效性。三是將云平臺運用到檔案管理工作中，加強對云計算、云服務(wù)的運用，在檔案管理處理信息的過程中，能夠進一步提高信息處理的精準(zhǔn)性，降低檔案管理的出錯率，也減少了檔案管理的人力成本。

3）增強檔案管理信息采集功能。在當(dāng)前背景下，要想增強檔案管理的信息采集功能，就要對檔案信息采集機制進行革新，豐富檔案信息采集的渠道和采集的方法，進一步擴充檔案信息資源。主要從兩個方面來著手，一方面是對檔案信息采集的渠道進行拓展，重視網(wǎng)絡(luò)采集渠道，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代，網(wǎng)絡(luò)上每天都會產(chǎn)生大量信息，但這些信息中包含了有價值信息和無價值信息，因此需要檔案管理人員進行專業(yè)化的提取、分析和清理，將有價值的信息保留，存儲到檔案信息庫當(dāng)中。另一方面是可以采取用戶實時推送的方式進行檔案歸檔，將各個部門的信息管理平臺進行融合，進一步擴大檔案信息庫，檔案管理人員要對實時信息數(shù)據(jù)進行監(jiān)督和提取，進一步滿足企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)實需求，使得檔案管理工作的整體水平得到提高[3]。

4）提升當(dāng)前檔案管理人員的能力和素質(zhì)。檔案管理人員在檔案管理工作中的主導(dǎo)性作用不可忽視，在大數(shù)據(jù)時代，想要實現(xiàn)檔案管理工作的與時俱進，還要提升當(dāng)前檔案管理人員的能力和素質(zhì)。專業(yè)的檔案管理人才隊伍是該項工作長久性發(fā)展的基礎(chǔ)，基于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有檔案管理人員進行管理水平與管理素質(zhì)的培訓(xùn)。例如，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的新模式和新方法來開展檔案管理人才隊伍培訓(xùn)，構(gòu)建培訓(xùn)機制、考核機制以及激勵機制，并制定相對應(yīng)的管理制度，重點培養(yǎng)檔案管理人員的信息化平臺操作能力和信息分類整合能力等，在管理素質(zhì)方面注重培養(yǎng)檔案管理人員的交際能力和創(chuàng)新能力，對員工綜合管理采用能者上、庸者下的管理模式。此外，從檔案管理人員本身的角度出發(fā)，工作人員應(yīng)當(dāng)在管理過程中，緊抓一切提升自身綜合素養(yǎng)的機會，為更好地服務(wù)于檔案管理工作作出努力。

4 結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理理念的落后、檔案管理人員能力不足等原因影響著檔案管理工作的信息化發(fā)展。由本文分析可知，大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑包括：對管理觀念和思維做出調(diào)整、拓展檔案管理工作的路徑、增強檔案管理信息采集功能、提升檔案管理人員的能力和素質(zhì)。