大數據時代檔案管理工作如何與時俱進

郭玉珍

（西山煤電集團公司黨政辦檔案室，山西 太原 030053）

隨著大數據時代的帶來，大數據技術開始引入到各項工作當中，檔案管理工作也是其中之一。大數據技術的引入使得檔案管理結構機制得到優化，進一步提高了檔案管理的質量，也推動著檔案管理工作的信息化發展。

1 大數據時代檔案管理工作的變化

大數據時代的主要變化就是技術革新，大數據技術的發展為人們提供了龐大的信息資源庫，也使得信息資源的獲取變得更為便利。而基于大數據技術的檔案管理工作也發生了巨大改變，檔案管理工作中信息處理過程變得更加科學、高效，檔案信息的占有空間變得更小、檔案的歸集和分類速度變得更快，檔案的價值也得到進一步提升，檔案管理工作的高效完成也為企業發展提供了有利條件。

2 大數據時代檔案管理工作面臨的新挑戰

1）傳統檔案管理理念出現落后。在以往的檔案管理工作中，檔案的存儲形式為紙質檔案，具體的工作內容就是對各種紙質檔案進行收集、歸檔、整合和分析處理，確保檔案的價值得到體現。但由于紙質檔案所占用的空間較大，在進行處理的過程中還要進行標記，在信息不斷累積的情況下，檔案管理的工作強度不斷增加，處理檔案所耗費的時間也變得越來越長。在大數據時代，信息數據呈現出多元化發展的趨勢，而原有的檔案管理模式已經不能夠滿足信息數據的發展需求，也使得檔案管理理念發展停滯不前，這不僅導致檔案管理作用難以發揮出來，也導致企業發展受到限制，因此，檔案管理工作開始向信息化發展。檔案管理人員在改變管理方式的同時，也要盡快轉換檔案管理理念，要具有大數據思維，才能夠推進檔案管理工作的有效落實，因此，管理理念更新的問題也成為當前檔案管理工作面臨的一大挑戰。

2）檔案管理人員能力和素質面臨的挑戰。大數據時代對檔案管理人員的能力和素質也提出了更高要求，工作人員對新型管理方式能否適應決定了檔案管理信息化發展的質量。但當前很多檔案管理人員還沒有辦法快速適應信息化管理模式，導致勝任能力出現下降，例如，很多檔案管理人員由于對信息技術不夠熟悉，在管理過程中依舊會采用傳統的管理方式進行輔助，這使得檔案管理信息化發展難以有效落實，也出現了管理工作與實際需求脫節的狀況。因此，相關人員應當盡快提升信息化素養，根據時代發展的特點，不斷提高自身的專業技術及職業素養[1]。

3 大數據時代檔案管理工作的創新途徑

1）對當前檔案管理觀念和思維做出調整。不管是什么工作，想要做到與時俱進，都要結合當前時代的特點來完善。針對檔案管理工作來說，當前時代的主要特征就是大數據技術的發展，因而最重要也是最基礎的創新工作就是調整檔案管理的觀念和思維[2]。檔案管理的相關工作人員應當根據時代發展的特征，將管理理念從傳統紙質化管理轉換為信息化管理的相關理念，構建大數據思維，讓大數據作為檔案管理的支撐點，深刻認識在檔案管理工作中引入大數據的作用，增強對檔案管理工作的重視，在開展檔案管理工作時，將信息化技術、大數據技術有效運用，提高檔案管理工作的實效。例如，檔案管理工作人員可以從智能化角度、人性化角度以及個性化角度來樹立起檔案管理新理念，然后根據相應的理念構建新型檔案管理體系，將相關管理理念深度落實，對日常工作中的檔案資料使用計算機來進行收集和存儲，在進行檔案儲存的過程中，樹立起分類歸檔的意識，不斷強化計算機技術在檔案管理中的處理功能，同時，構建起檔案管理所需要的大數據庫，深化大數據庫的功能，進一步推進檔案管理工作的信息化進程。

2）檔案管理工作的路徑應當進一步拓展。在大數據快速發展的背景下，企業的檔案管理路徑也應當進一步拓展，將檔案管理大數據庫作為拓展路徑的重要導向，推進檔案管理工作平臺多元化發展趨勢，實現在不同平臺都能夠高效進行檔案管理工作的功能，能夠進一步提高檔案管理的效率，確保多個部門的檔案信息能夠有序收集、處理、存儲及運用，發揮出檔案管理工作在企業運營中的實際價值。主要從三點來進行革新，一是應當將微服務平臺運用到檔案管理工作當中，例如，將微信、微博等軟件作為分享基礎檔案的平臺，同時還能夠作為檔案信息資源的獲取平臺，使得檔案管理數據庫的有效信息量能夠進一步擴充。二是將遠程技術運用到企業的檔案管理工作，遠程技術主要功能就是實現人與人之間非面對面的工作，而將遠程技術運用到檔案管理工作中，可以實現遠程檔案管理服務，能夠進一步推動檔案管理工作的人機交互模式，實現檔案管理的人性化和智能化發展，這種技術的使用讓檔案管理工作不再受到時間和空間的限制，在企業其他部門需要檔案信息時，能夠及時地提取，也能夠對其他部門的信息進行遠程收集，提高了檔案管理的實效性。三是將云平臺運用到檔案管理工作中，加強對云計算、云服務的運用，在檔案管理處理信息的過程中，能夠進一步提高信息處理的精準性，降低檔案管理的出錯率，也減少了檔案管理的人力成本。

3）增強檔案管理信息采集功能。在當前背景下，要想增強檔案管理的信息采集功能，就要對檔案信息采集機制進行革新，豐富檔案信息采集的渠道和采集的方法，進一步擴充檔案信息資源。主要從兩個方面來著手，一方面是對檔案信息采集的渠道進行拓展，重視網絡采集渠道，在互聯網快速發展的時代，網絡上每天都會產生大量信息，但這些信息中包含了有價值信息和無價值信息，因此需要檔案管理人員進行專業化的提取、分析和清理，將有價值的信息保留，存儲到檔案信息庫當中。另一方面是可以采取用戶實時推送的方式進行檔案歸檔，將各個部門的信息管理平臺進行融合，進一步擴大檔案信息庫，檔案管理人員要對實時信息數據進行監督和提取，進一步滿足企業檔案管理工作的現實需求，使得檔案管理工作的整體水平得到提高[3]。

4）提升當前檔案管理人員的能力和素質。檔案管理人員在檔案管理工作中的主導性作用不可忽視，在大數據時代，想要實現檔案管理工作的與時俱進，還要提升當前檔案管理人員的能力和素質。專業的檔案管理人才隊伍是該項工作長久性發展的基礎，基于此，企業應當對現有檔案管理人員進行管理水平與管理素質的培訓。例如，企業應當根據檔案管理的新模式和新方法來開展檔案管理人才隊伍培訓，構建培訓機制、考核機制以及激勵機制，并制定相對應的管理制度，重點培養檔案管理人員的信息化平臺操作能力和信息分類整合能力等，在管理素質方面注重培養檔案管理人員的交際能力和創新能力，對員工綜合管理采用能者上、庸者下的管理模式。此外，從檔案管理人員本身的角度出發，工作人員應當在管理過程中，緊抓一切提升自身綜合素養的機會，為更好地服務于檔案管理工作作出努力。

4 結論

綜上所述，大數據時代檔案管理工作面臨著新的挑戰，檔案管理理念的落后、檔案管理人員能力不足等原因影響著檔案管理工作的信息化發展。由本文分析可知，大數據時代檔案管理工作的創新途徑包括：對管理觀念和思維做出調整、拓展檔案管理工作的路徑、增強檔案管理信息采集功能、提升檔案管理人員的能力和素質。