大數據背景下企業單位檔案管理效率提升策略分析

王 博

（中國能源建設集團安徽省電力設計院有限公司，安徽 合肥 230000）

隨著企業單位不斷發展，檔案管理涉及的內容較為廣泛，其檔案數據也隨之增多，相對應的加大了檔案管理工作難度，在實際檔案管理過程中積極利用先進的技術，不斷提升檔案管理效率與質量。基于大數據背景，企業單位如何有效提升檔案管理效率，是目前各相關人員需要考慮的問題。

1 大數據對企業單位檔案管理效率提升的重要性

企業單位以生產經營為主，并具有商業性與公益性特點，在一定程度上起著協調國民經濟各方面發展的重要作用，隨著經濟不斷發展，促使企業單位得到快速發展的同時，也使得企業單位檔案數據日益增多，加上檔案管理牽涉內容較為廣泛，提升了檔案管理工作難度。基于大數據背景，企業單位在檔案管理工作中靈活運用大數據技術，有利于促進企業單位檔案管理效率提升的同時，也便于企業單位更好地管理檔案數據資源，為企業單位各項決策提供了強有力的參考依據。企業單位檔案記錄著內部各項工作內容，借助大數據技術來建立數據庫，將企業單位經營過程中所產生的大量檔案數據存入數據庫中，同時并建立配套的檔案管理體系，提高企業單位檔案管理水平，從而確保企業單位長遠穩定的發展。

2 現階段企業單位檔案管理現存的問題

1）檔案管理信息化建設緩慢。加強檔案管理信息化建設，有利于提升企業單位檔案信息資源利用率的同時，也是提升企業單位檔案管理效率的有效途徑之一。但從現階段的企業單位檔案管理現狀來看，由于企業單位檔案管理制度并不完善，數據庫的利用也僅限于儲存方面，進而延緩了企業單位檔案管理信息化建設[1]。隨著企業單位不斷發展，檔案數據日益增多，處理效率逐漸下降，導致檔案管理信息化建設受到一定阻礙的同時，也不利于企業單位未來良好的發展。

2）電子檔案信息保密性較差。大數據時代的到來，促使網絡技術與信息化技術得到廣泛應用的同時，也為各行業領域工作效率的提升起到了十分關鍵性的作用，企業單位也不例外，電子檔案投入使用后，為企業單位檔案管理提供了極大地便利，相對應的檔案信息保密性也隨之降低。大數據背景下企業單位提升檔案管理效率以互聯網為載體，若企業單位檔案信息資源安全防護不完善，不僅會給惡意攻擊者提供盜取數據的機會，也會使企業單位重要信息泄露，企業單位檔案信息安全受到一定威脅。

3）管理人員工作思想較為滯后。大數據背景，為各行業領域對大量數據的處理提供了便利，靈活運用大數據技術處理檔案信息等資源，促使檔案管理效率得到大幅度提升的同時，也為各行業領域未來更好地發展奠定了基礎[2]。由于企業單位受傳統管理模式根深蒂固的影響，使得檔案管理工作方式及思想觀念較為滯后，部分人員在實際工作中普遍追求穩定性，并不愿意利用先進的技術，使得企業單位在大數據時代中仍采用傳統的檔案管理模式，不但降低了檔案數據管理效率，也使得企業單位檔案管理工作量越來越大，極易導致檔案管理工作出現偏差，為企業單位今后的發展埋下了風險隱患。

3 基于大數據背景企業單位提升檔案管理率的有效性策略

1）加快企業單位檔案管理信息化建設。企業單位提升檔案管理效率的前提，需要盡快推進傳統管理模式向現代信息化管理模式轉變，企業單位除了注重檔案信息資源開發以外，也要加快檔案管理信息化建設，有助于幫助企業單位更好地管理檔案數據的同時，也能全面提升檔案管理工作效率和質量。在檔案管理信息化建設的過程中，建立電子檔案管理系統，靈活運用大數據技術進一步完善與改進系統中檔案信息索引，便于檔案管理人員快速整合檔案信息資源的同時，也能對企業單位各項檔案數據進行劃分，最大程度上滿足大數據背景下企業單位提升檔案管理效率需求，逐漸形成一套完善的信息化檔案管理體系。此外，尤其企業單位檔案管理涉及內容較為廣泛，工作量較大，檔案數據較多，企業單位應合理配置資源，加大先進基礎設施投入，能夠有效解決企業單位原有檔案管理工作耗費時間過長等問題，借助大數據技術，優化檔案信息存儲、檢索與查閱等工作內容，從根本上提升企業單位檔案管理效率。

2）加大電子檔案信息安全防護力度。電子檔案的使用，彌補了企業單位紙質檔案管理不足的同時，在一定程度上也使得企業單位面臨著檔案數據被泄露的風險。針對此方面問題，企業單位應加大電子檔案信息安全防護力度，建立電子檔案信息保密機制，強化檔案管理人員安全防護意識，減少檔案數據被泄露等問題的發生。將電子檔案信息保密機制落實到實際工作中，規范檔案管理人員對檔案數據儲存、檢索及查閱等工作內容，必須要嚴格按照相關規范要求來進行操作，增強企業單位檔案數據保密性。為了避免企業單位因人為因素導致操作不規范，造成檔案信息數據被泄露等問題的發生，需要在信息化檔案管理系統中設置防火墻，并多加一層安全防護程序，即身份驗證，防止未經授權的人員來惡意盜取企業單位關鍵檔案數據信息，最大程度上規避企業單位檔案數據被泄露。

3）加強企業單位檔案管理專業隊伍建設。工作人員作為企業單位檔案管理工作參與者，但由于部分企業單位并不是很看重檔案管理，使得檔案管理人員綜合能力并不高，檔案管理人員普遍是年紀相對較大的人員，并不能熟練地操作與適應先進設備和技術，降低檔案管理效率的同時，也阻礙了企業單位檔案管理信息化建設。企業單位加強檔案管理專業隊伍建設，有利于確保信息化電子檔案管理系統高效運行，也能夠更好地為企業單位電子檔案管理與維護工作提供人才支撐，根據企業單位檔案管理現狀，進一步優化檔案管理人員結構，合理配置人力資源，將專業的檔案管理人才配置到合適的工作崗位中，并在單位內部設置檔案管理部門，適當調整檔案管理培訓內容，定期組織檔案管理人員參與培訓活動，便于檔案管理人員提高個人能力的同時，也能充分發揮個人價值。

4）融入大數據思維完善檔案管理體系。為了有效提升大數據背景下企業單位檔案管理效率，在檔案管理工作開展的過程中融入大數據思維，抓住企業單位檔案管理改革重點，靈活運用大數據技術，加強信息化檔案管理基礎設施建設，促使企業單位檔案數據管理能力得到提升的同時，也能為進一步完善企業單位檔案管理制度提供數據支撐。明確檔案管理工作職責內容，做好紙質檔案轉變成電子檔案的銜接工作，并制定統一的管理標準，便于企業單位更好地管理檔案數據的同時，也能有效提升信息化檔案管理系統應用有效性。此外，借助大數據技術細化電子檔案管理流程，以此來加快檔案信息資源檢索速率及使用率的提升，從而實現企業單位提升檔案管理效率的目標。

4 結束語

綜上所述，大數據時代的到來，促進各新興技術發展的同時，也為企業單位檔案管理效率的提升創造了十分有利的條件，企業單位在檔案管理工作中融入大數據思維，在此基礎上不斷加強檔案管理信息化建設及管理體系的完善，從而達到全面提升企業單位檔案管理效率的目標。