電子檔案視野下中職學(xué)校檔案應(yīng)用探究

李芊蓉

（中山市火炬科學(xué)技術(shù)學(xué)校，廣東 中山 528437）

中職教育體系中檔案依托其記錄和輸出特性，為中職學(xué)校各項(xiàng)決策和發(fā)展指明了方向，保障學(xué)生現(xiàn)代化教學(xué)和就業(yè)[1]。而在電子技術(shù)高度應(yīng)用的教育狀態(tài)下，中職學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步剖析電子檔案建設(shè)與應(yīng)用的意義，找準(zhǔn)自身管理和應(yīng)用存在漏洞，提出具有建設(shè)性意見(jiàn)措施，為中職學(xué)校和學(xué)生發(fā)展提供良性支撐。

1 中職電子檔案應(yīng)用與特點(diǎn)

眾所周知，檔案電子化管理是檔案管理現(xiàn)代發(fā)展的主要路徑。對(duì)于中職學(xué)校而言檔案的電子化管理和應(yīng)用主要有以下特殊體現(xiàn)：首先，中職教育的特殊化決定著中職學(xué)校的專(zhuān)業(yè)設(shè)置是隨著社會(huì)發(fā)展逐漸調(diào)整的，學(xué)校的電子檔案能更好地篩選學(xué)生畢業(yè)就業(yè)方向，反向指導(dǎo)學(xué)校專(zhuān)業(yè)設(shè)置的整合方向，為學(xué)校專(zhuān)業(yè)出路提供指導(dǎo)路線(xiàn)。其次，為校本課程的研究和開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。在現(xiàn)代化教育體系中，校本課程是體現(xiàn)一個(gè)院校教學(xué)水平的關(guān)鍵，而電子化檔案具有高質(zhì)量、高效率的輸出，一方面高效展示學(xué)校學(xué)科和學(xué)生培養(yǎng)演進(jìn)規(guī)律，從而縮短校本課程開(kāi)發(fā)周期，一方面可動(dòng)態(tài)糾正校本課程研究方向，究其原因電子檔案實(shí)際處于動(dòng)態(tài)變化過(guò)程，而其在豐富和完善的過(guò)中能為校本課程研究指明方向；第三，強(qiáng)化學(xué)校的校友資源，激勵(lì)學(xué)生再進(jìn)步。學(xué)校在合理范圍內(nèi)，為學(xué)生展示電子檔案中本校的優(yōu)秀人才，可為學(xué)生樹(shù)立學(xué)習(xí)榜樣，激發(fā)學(xué)生積極性和主動(dòng)性；第四，提升教書(shū)育人的效果。充分利用學(xué)校電子檔案，可找準(zhǔn)學(xué)校重點(diǎn)專(zhuān)業(yè)建設(shè)方向，優(yōu)化學(xué)校師資隊(duì)伍配置，提升教育效果的輸出，為學(xué)生搭建良性學(xué)習(xí)環(huán)境。

從中職學(xué)校奠定檔案應(yīng)有優(yōu)勢(shì)看，其具有三個(gè)方面特征：一是從管理對(duì)象看，其不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理技術(shù)和理念為主，而是以電子技術(shù)為依托，形成現(xiàn)代數(shù)字信息管理體系。其對(duì)象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為“數(shù)據(jù)信息”。二是從管理方式上看，相較傳統(tǒng)管理方式，電子檔案操作性、便捷性及范圍性等都得到了提升與擴(kuò)大，尤其在電子信息技術(shù)開(kāi)放性思維模式下，電子檔案開(kāi)始主動(dòng)開(kāi)放進(jìn)一步提升了其便捷性。三是從管理時(shí)效看，相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案能更加清晰、無(wú)損且更長(zhǎng)時(shí)間的保存檔案，對(duì)于檔案的應(yīng)用也不會(huì)對(duì)原檔案產(chǎn)生損傷。

2 中職電子檔案應(yīng)用現(xiàn)狀

盡管多數(shù)中職學(xué)校開(kāi)始重視電子檔案的應(yīng)用和建設(shè)，但從檔案電子應(yīng)用狀態(tài)和特點(diǎn)可以看出，還存在一定不足：首先，建立力度不足以支撐電子檔案現(xiàn)代化應(yīng)用。即部分學(xué)校并未重視檔案電子化建設(shè)，僅將檔案管理進(jìn)行部分優(yōu)化，并未形成一體化電子管理系統(tǒng)，如僅在保存環(huán)節(jié)進(jìn)行電子化管理，而輸出能力還處于較低水平狀態(tài)[2]；其次，電子檔案風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避水平較低。即存在人為和設(shè)備環(huán)境因素，前者主要是指相關(guān)管理人員應(yīng)用過(guò)程，缺乏一定安全意識(shí)，提升了校園信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。后者主要是指缺乏一定安全設(shè)備，或安全系統(tǒng)不完善，如備份系統(tǒng)、防護(hù)墻性能薄弱、密鑰系統(tǒng)等。第三，電子檔案應(yīng)用效率較低，究其原因是因?yàn)閷W(xué)校對(duì)于電子檔案應(yīng)用隊(duì)伍建設(shè)力度不夠，通常只有檔案管理人員使用，對(duì)于各部門(mén)乃至教職工普及電子檔案如何應(yīng)用的力度不夠。

3 中職院校電子檔案建設(shè)與應(yīng)用優(yōu)化路徑

實(shí)踐證明，要想提升電子檔案效能輸出，需從源頭進(jìn)行控制和優(yōu)化，即強(qiáng)化電子檔案建設(shè)路徑，優(yōu)化其措施方案，糾正偏離方向，以推動(dòng)電子檔案高質(zhì)量進(jìn)步，具體而言：

1）重視電子檔案管理的建設(shè)。若相關(guān)人員未重視檔案電子化建設(shè)，那么必然會(huì)出現(xiàn)：監(jiān)督力度不夠、安全風(fēng)險(xiǎn)較高、制度完善不可靠等問(wèn)題[3]。隨著電子檔案在中職學(xué)校檔案管理中的改革和應(yīng)用，中職學(xué)校也應(yīng)當(dāng)逐漸提高對(duì)于電子檔案管理的重視程度，學(xué)校管理層應(yīng)當(dāng)首先樹(shù)立正確的電子檔案管理理念，并認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性。同時(shí)，學(xué)校管理層要認(rèn)真落實(shí)電子檔案的應(yīng)用，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，對(duì)檔案管理精神的落實(shí)和檔案管理工作側(cè)重點(diǎn)的認(rèn)識(shí)尤其重要。另外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督力度，對(duì)學(xué)校自身的檔案管理工作提出一定的要求，并嚴(yán)格督促相關(guān)檔案管理人員開(kāi)展檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的改革推行和檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2）優(yōu)化電子檔案管理制度。對(duì)于中職學(xué)校檔案管理而言，管理制度十分重要。明確清晰的管理制度是處理電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的可靠方向，學(xué)校可以結(jié)合自身電子檔案的發(fā)展情況來(lái)制定具體的管理細(xì)節(jié)。中職學(xué)校通過(guò)管理制度的明確，可以對(duì)檔案管理員進(jìn)行嚴(yán)格的行為規(guī)范，進(jìn)而減少檔案丟失、泄露、篡改等情況的出現(xiàn)；也可以對(duì)權(quán)限責(zé)任進(jìn)行明確劃分，從而有效控制防范電子檔案的損壞、丟失等問(wèn)題的發(fā)生，也對(duì)檔案管理人員起到一定的監(jiān)督作用。另外，在電子檔案管理制度的完善過(guò)程中，新增的檔案類(lèi)型也能夠通過(guò)管理革新來(lái)找到其準(zhǔn)確定位，從而使檔案管理更加準(zhǔn)確和高效。

3）要強(qiáng)化人才隊(duì)伍技能素養(yǎng)。人才技能素養(yǎng)在任何事業(yè)建設(shè)中都處于核心地位，都是保障事業(yè)建設(shè)的穩(wěn)定劑[4]。因此，中職院校需對(duì)其予以相應(yīng)重視，要不斷提升電子檔案人才隊(duì)伍人才素養(yǎng)，完善人才培養(yǎng)措施。具體而言：首先，要提升人才隊(duì)伍地位，將其納入院校管理體制中，實(shí)行同規(guī)范同管理，并在此基礎(chǔ)上優(yōu)化其待遇體系，以留住人才、吸引人才；其次，開(kāi)設(shè)學(xué)生——師資隊(duì)伍雙向建設(shè)體系，即利用電子檔案管理屬性，將其作為提升學(xué)生現(xiàn)代化電子技術(shù)管理能力的培訓(xùn)基地，為電子檔案管理注入年輕活力。同時(shí)，依托此管理方式重構(gòu)或完善隊(duì)伍構(gòu)架，比如招聘擁有具有高素質(zhì)技能的專(zhuān)業(yè)管理人才，以填補(bǔ)人才隊(duì)伍空白；其三，優(yōu)化人才隊(duì)伍培養(yǎng)措施，采取多元化、多樣化、現(xiàn)代化培養(yǎng)措施，形成動(dòng)態(tài)培養(yǎng)體系。比如，利用學(xué)校資源，搭建“線(xiàn)上+線(xiàn)下”培養(yǎng)平臺(tái)，前者依托本校電子檔案管理和應(yīng)用方向，上傳錄制視頻，或線(xiàn)上直播視頻，后者主要周期性開(kāi)展技能素養(yǎng)培養(yǎng)講座，為教職工梳理學(xué)習(xí)內(nèi)容，普及電子檔案查檔等應(yīng)用知識(shí)，加深教職工對(duì)學(xué)校電子檔案應(yīng)用效率，促進(jìn)學(xué)校各職能部門(mén)檔案共享的利用。

4）創(chuàng)新電子檔案建設(shè)路徑。目前電子檔案應(yīng)用環(huán)境復(fù)雜多變，若僅依托原建設(shè)方式，不利于其深度、體系化、現(xiàn)代化發(fā)展。于此，要以更高維度視角創(chuàng)新建設(shè)方式，賦能電子檔案新屬性，從而提升電子檔案應(yīng)用水平。具體而言：首先，創(chuàng)新要因地制宜。即要依托現(xiàn)學(xué)校檔案資源，研究目前學(xué)校電子檔案建設(shè)的重點(diǎn)，理清各類(lèi)別檔案的相關(guān)因素，比如人才、設(shè)備、管理措施等，為創(chuàng)新建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)；其次，創(chuàng)新要穩(wěn)定并系統(tǒng)地開(kāi)展。在理念上，發(fā)展“以人為本、服務(wù)至上”的管理應(yīng)用理念；內(nèi)容上，充實(shí)管理內(nèi)容使其更加高效、準(zhǔn)確、有序、規(guī)范等；模式上，結(jié)合學(xué)校中心工作和檔案工作重點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理設(shè)計(jì)方案，形成一體化、系統(tǒng)化電子檔案管理模式，以推動(dòng)電子檔案多元化發(fā)展；實(shí)踐上，要整合現(xiàn)有資源，搭建實(shí)踐信息反饋體系，對(duì)反饋的信息進(jìn)行加工處理，定位創(chuàng)新過(guò)程中的不足，采取恰當(dāng)措施改正其中缺陷部分，從而提升創(chuàng)新措施效能。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，對(duì)于中職學(xué)校電子檔案發(fā)展而言，電子化是進(jìn)步的關(guān)鍵措施，要對(duì)其予以相應(yīng)重視。相關(guān)人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，重視該維度建設(shè)，提高自身專(zhuān)業(yè)技能，積極主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施，以有力推動(dòng)其高質(zhì)量現(xiàn)代發(fā)展。于此，文章就電子檔案建設(shè)，提出了四個(gè)方面建設(shè)措施，具有一定參考價(jià)值。