電子檔案視野下中職學校檔案應用探究

李芊蓉

（中山市火炬科學技術學校，廣東 中山 528437）

中職教育體系中檔案依托其記錄和輸出特性，為中職學校各項決策和發展指明了方向，保障學生現代化教學和就業[1]。而在電子技術高度應用的教育狀態下，中職學校應進一步剖析電子檔案建設與應用的意義，找準自身管理和應用存在漏洞，提出具有建設性意見措施，為中職學校和學生發展提供良性支撐。

1 中職電子檔案應用與特點

眾所周知，檔案電子化管理是檔案管理現代發展的主要路徑。對于中職學校而言檔案的電子化管理和應用主要有以下特殊體現：首先，中職教育的特殊化決定著中職學校的專業設置是隨著社會發展逐漸調整的，學校的電子檔案能更好地篩選學生畢業就業方向，反向指導學校專業設置的整合方向，為學校專業出路提供指導路線。其次，為校本課程的研究和開發奠定基礎。在現代化教育體系中，校本課程是體現一個院校教學水平的關鍵，而電子化檔案具有高質量、高效率的輸出，一方面高效展示學校學科和學生培養演進規律，從而縮短校本課程開發周期，一方面可動態糾正校本課程研究方向，究其原因電子檔案實際處于動態變化過程，而其在豐富和完善的過中能為校本課程研究指明方向；第三，強化學校的校友資源，激勵學生再進步。學校在合理范圍內，為學生展示電子檔案中本校的優秀人才，可為學生樹立學習榜樣，激發學生積極性和主動性；第四，提升教書育人的效果。充分利用學校電子檔案，可找準學校重點專業建設方向，優化學校師資隊伍配置，提升教育效果的輸出，為學生搭建良性學習環境。

從中職學校奠定檔案應有優勢看，其具有三個方面特征：一是從管理對象看，其不再以傳統的紙質檔案管理技術和理念為主，而是以電子技術為依托，形成現代數字信息管理體系。其對象由傳統的紙質轉為“數據信息”。二是從管理方式上看，相較傳統管理方式，電子檔案操作性、便捷性及范圍性等都得到了提升與擴大，尤其在電子信息技術開放性思維模式下，電子檔案開始主動開放進一步提升了其便捷性。三是從管理時效看，相較于紙質檔案，電子檔案能更加清晰、無損且更長時間的保存檔案，對于檔案的應用也不會對原檔案產生損傷。

2 中職電子檔案應用現狀

盡管多數中職學校開始重視電子檔案的應用和建設，但從檔案電子應用狀態和特點可以看出，還存在一定不足：首先，建立力度不足以支撐電子檔案現代化應用。即部分學校并未重視檔案電子化建設，僅將檔案管理進行部分優化，并未形成一體化電子管理系統，如僅在保存環節進行電子化管理，而輸出能力還處于較低水平狀態[2]；其次，電子檔案風險規避水平較低。即存在人為和設備環境因素，前者主要是指相關管理人員應用過程，缺乏一定安全意識，提升了校園信息泄露的風險。后者主要是指缺乏一定安全設備，或安全系統不完善，如備份系統、防護墻性能薄弱、密鑰系統等。第三，電子檔案應用效率較低，究其原因是因為學校對于電子檔案應用隊伍建設力度不夠，通常只有檔案管理人員使用，對于各部門乃至教職工普及電子檔案如何應用的力度不夠。

3 中職院校電子檔案建設與應用優化路徑

實踐證明，要想提升電子檔案效能輸出，需從源頭進行控制和優化，即強化電子檔案建設路徑，優化其措施方案，糾正偏離方向，以推動電子檔案高質量進步，具體而言：

1）重視電子檔案管理的建設。若相關人員未重視檔案電子化建設，那么必然會出現：監督力度不夠、安全風險較高、制度完善不可靠等問題[3]。隨著電子檔案在中職學校檔案管理中的改革和應用，中職學校也應當逐漸提高對于電子檔案管理的重視程度，學校管理層應當首先樹立正確的電子檔案管理理念，并認識到電子檔案管理的重要性。同時，學校管理層要認真落實電子檔案的應用，加強對檔案管理人員的培訓和教育，對檔案管理精神的落實和檔案管理工作側重點的認識尤其重要。另外，學校還應當加強監督力度，對學校自身的檔案管理工作提出一定的要求，并嚴格督促相關檔案管理人員開展檔案管理工作，從而實現電子檔案管理的改革推行和檔案管理工作的順利進行。

2）優化電子檔案管理制度。對于中職學校檔案管理而言，管理制度十分重要。明確清晰的管理制度是處理電子檔案管理過程中出現問題的可靠方向，學校可以結合自身電子檔案的發展情況來制定具體的管理細節。中職學校通過管理制度的明確，可以對檔案管理員進行嚴格的行為規范，進而減少檔案丟失、泄露、篡改等情況的出現；也可以對權限責任進行明確劃分，從而有效控制防范電子檔案的損壞、丟失等問題的發生，也對檔案管理人員起到一定的監督作用。另外，在電子檔案管理制度的完善過程中，新增的檔案類型也能夠通過管理革新來找到其準確定位，從而使檔案管理更加準確和高效。

3）要強化人才隊伍技能素養。人才技能素養在任何事業建設中都處于核心地位，都是保障事業建設的穩定劑[4]。因此，中職院校需對其予以相應重視，要不斷提升電子檔案人才隊伍人才素養，完善人才培養措施。具體而言：首先，要提升人才隊伍地位，將其納入院校管理體制中，實行同規范同管理，并在此基礎上優化其待遇體系，以留住人才、吸引人才；其次，開設學生——師資隊伍雙向建設體系，即利用電子檔案管理屬性，將其作為提升學生現代化電子技術管理能力的培訓基地，為電子檔案管理注入年輕活力。同時，依托此管理方式重構或完善隊伍構架，比如招聘擁有具有高素質技能的專業管理人才，以填補人才隊伍空白；其三，優化人才隊伍培養措施，采取多元化、多樣化、現代化培養措施，形成動態培養體系。比如，利用學校資源，搭建“線上+線下”培養平臺，前者依托本校電子檔案管理和應用方向，上傳錄制視頻，或線上直播視頻，后者主要周期性開展技能素養培養講座，為教職工梳理學習內容，普及電子檔案查檔等應用知識，加深教職工對學校電子檔案應用效率，促進學校各職能部門檔案共享的利用。

4）創新電子檔案建設路徑。目前電子檔案應用環境復雜多變，若僅依托原建設方式，不利于其深度、體系化、現代化發展。于此，要以更高維度視角創新建設方式，賦能電子檔案新屬性，從而提升電子檔案應用水平。具體而言：首先，創新要因地制宜。即要依托現學校檔案資源，研究目前學校電子檔案建設的重點，理清各類別檔案的相關因素，比如人才、設備、管理措施等，為創新建設奠定良好基礎；其次，創新要穩定并系統地開展。在理念上，發展“以人為本、服務至上”的管理應用理念；內容上，充實管理內容使其更加高效、準確、有序、規范等；模式上，結合學校中心工作和檔案工作重點，優化檔案管理設計方案，形成一體化、系統化電子檔案管理模式，以推動電子檔案多元化發展；實踐上，要整合現有資源，搭建實踐信息反饋體系，對反饋的信息進行加工處理，定位創新過程中的不足，采取恰當措施改正其中缺陷部分，從而提升創新措施效能。

4 結語

綜上，對于中職學校電子檔案發展而言，電子化是進步的關鍵措施，要對其予以相應重視。相關人員要及時轉變觀念，重視該維度建設，提高自身專業技能，積極主動采取應對措施，以有力推動其高質量現代發展。于此，文章就電子檔案建設，提出了四個方面建設措施，具有一定參考價值。