檔案管理中數據庫的運用策略分析

畫 方

（洛陽北控水務集團有限公司，河南 洛陽 471000）

在現今社會不斷發展背景下，檔案管理工作是當下最為復雜的一項工作內容。在檔案管理工作中，包含著大量的個人信息，一旦在整理信息數據過程中出現差錯，將會對某個人造成極大的影響。在以往電子信息技術還未得到廣泛應用的時期，檔案管理工作通常是借助人工的力量來完成相關檔案的歸納與整理。在僅僅依靠人工的情況下，檔案管理工作的整體效率不僅呈現偏低的情況，在一定程度上，還會存在較多的缺陷與問題，例如檔案錯誤、丟失等情況。為了避免上述情況的出現，我國政府在不斷的完善相關政策，以此減少問題的出現，雖具有一定的成效，但該種問題依舊存在。近年來，電子技術快速發展，各個領域中逐漸廣泛應用電子技術，檔案管理行業也逐漸應用電子數據庫來歸納、整理相關檔案。

1 數據庫在檔案管理中應用的現狀

在時代快速發展背景下，我國各個單位的業務在不斷壯大，傳統的人工管理檔案的方式已經無法適應現階段具有巨大數量的檔案整理工作。在社會對檔案庫大的利用需求下，檔案管理工作的創新與改革逐漸成為行業發展主流，利用檔案管理軟件進行計算機管理成為提高各個單位檔案管理水平的主要途徑。在信息化時代下，以往傳統紙質的檔案逐漸轉換為網絡中的數字信息，也就是說以往實態的檔案信息逐漸向虛擬化轉變。從某種角度上將，在網絡中所傳遞的檔案信息，往往是檔案復制品，在一定程度上保證了檔案信息的安全性與隱秘性。與以往傳統方式整理檔案信息不同，數據庫在管理檔案的過程中，通過計算機的輔助，可以很快地進行相關檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，在一定程度上講，數據庫的應用比以往整理紙質文檔有著更高的要求。因此，管理人員不僅需要擁有較強的檔案管理業務素質，還需要對計算機與數據庫具有一定的認知與了解。在現階段的檔案館工作中，存在大量的管理工作人員知識結構老化的情況，對于計算機技術知識以及數據庫等方面缺少相關的知識，導致在錄入基本信息時，無法確保基本信息錄入的準確性與規范性。另外，在建立部分檔案管理軟件的過程中，相關人員僅僅考慮了當時的數據量以及用戶需求，忽視了為了發展的需求，導致數據庫結構中僅僅擁有少量的數據字段，數據庫容量較小，無法導出通用格式的數據。一旦數據量成倍增長，數據庫的運行速度便會大幅降低，工作效率也因此大幅下降。

2 數據庫在檔案管理中的應用建議

2.1 采用科學的數據庫開發方式

早期開發檔案管理軟件時一般采用的是機構化的方式，由于其穩定性、可修改性以及可重復使用的程度都不太理想，一旦用戶需求產生變化，往往會導致整個系統結構產生變化，而這種變化的實現則需要較高的代價來實現。因此，檔案管理部門對開發檔案管理軟件進行了一定的研究與創新，并擁有了一定的成效。新型的檔案管理軟件采用的是面向用戶的程序設計方法，通過商定一種或多種數據轉換方式，實現數據在不同軟件之間的信息共享。同時為了滿足時代信息網絡化的需求，檔案管理軟件具有了借助網頁進行數據信息查詢、交換的功能。為了實現日后對數據庫進行實時的升級與更新，軟件在設計過程中還需考慮數據量增長速度以及數據庫技術發展的整體趨勢，以此確保檔案管理軟件的科學性。

2.2 確保檔案的保密性和安全性

在整個檔案管理工作中，人們對于單位檔案的保密性與安全性有著極高的重視。一旦檔案進入計算機網絡系統中，網絡系統正義的安全性是決定檔案保密性的重要因素。作為計算機網絡的使用者，相關電子文件的保管者與擁有者都需要對相關信息技術的發展進行實時的關注，在管理過程中，相關人員有責任采用防火墻、密碼技術等先進的信息保密技術確保檔案的保密性。同時，為了確保檔案的安全性，相關管理部門需要建立符合科研檔案技術發展規律的各種工作規范來保障電子文件的安全。

2.3 加強網絡監控，及時備份數據

在整個檔案管理系統中，對于檔案安全性的偉大威脅便是網絡中的威脅。為了避免網絡中存在不安全性因素，在對電子檔案進行管理的過程中，相關管理人員需要采用多種網絡安全策略，通過各種安全策略之間的相互配合，有效保證檔案的安全性。在網絡完全策略中，網絡的訪問控制是保證網絡安全的重要核心策略。在整個網安全管理中，其主要的工作人物便是確保網絡資源不會被非法使用或訪問。可以說，網絡的訪問控制是保證網絡系統以及網絡資源安全的主要手段。除此之外，檔案管理工作中還需建立計算機檢索查詢和提供檔案信息的主要服務方式，通過對使用者提供網狀的信息組織結構，確保使用者在瀏覽相關信息的過程中，可以根據自身的意愿對相關信息進行查閱。

2.4 關注計算機病毒的新變化

在計算機互聯網技術快速發展的推動下，檔案信息系統逐漸向局域網、互聯網的方向拓展，雖然在一定程度上增加了檔案信息管理效率，但隨之而來的是計算機病毒的危害。網絡時代下，新型病毒擁有著較多的新特征，例如病毒會通過網絡途徑進行擴散，在擴散過程中，病毒與計算機之間呈現密切的入侵關系。在Windows操作系統中，其自身的網絡功能是病毒常見的攻擊點。為了有效避免上述問題的出現，檔案工作者應當時刻注意新的技術變化，通過制定針對性的策略，對檔案管理的相關制度、技術監督、后備保護、應急措施等多方面進行綜合的防范，確保檔案信息的安全。

2.5 加強法制建設

保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的，還需要有相關法律、規章制度的約束。因此，檔案信息安全與其它社會問題一樣，是一個復雜的綜合性較強的問題，各個環節必須緊密銜接才能發揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的，缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國早已將信息安全列入國家信息化發展戰略在檔案信息安全保障中相關法律規章制度的建設有著極為重要的作用。為了確保在新問題形成后，檔案信息的安全性，我國需要更加完善、專業的法律、法規出臺。

3 結束語

在社會發展，時代所趨的要求下，為了提高檔案管理效率，進行檔案管理的人員需要全面掌握相關大數據庫的相關技能知識，通過運用數據庫，提高檔案管理的相關性，實現全網互聯。同時，管理者要積極發現具有計算機高科技技術型人才，不斷的培養具有高科技人才。做好傳統與新時代相關技術的銜接，使得新時代、新技術、新方法成功的做好檔案管理工作。