探討大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設

李 欣

（吉林省地礦勘察設計研究院，吉林 長春 130000）

近年來，伴隨著我國科學信息技術的發展與進步，大數據概念逐漸形成，并且在我國各大領域得到廣泛運用，對于行業的發展發揮了重要的推動作用，目前，我國諸多事業單位依然采用傳統的管理手段，已經無法滿足時代的發展對文書檔案的利用要求，所以，大數據時代背景下的事業單位必須基于大數據視野下開展文書檔案信息化建設工作，發揮其應有的服務價值。

1 信息化文書檔案管理概念分析

隨著大數據時代的到來，大數據當中蘊藏著大量的信息。近年來，網絡信息技術的發展與完善，數據量逐年上升，通過對海量數據的整理分析，檔案的利用效率也得到了提升，能夠使檔案的利用價值得到最大化地發揮。文書檔案以錄像、文字以及圖片等豐富的載體形式存在，文書檔案是事業單位發展過程中積累的各種文檔資源，文書檔案記錄了單位的經濟、管理活動，將信息技術應用到事業單位的文書檔案管理工作中，能夠有效實現其查找利用、整理存儲等工作的信息化操作，能夠在一定程度上保證檔案數據信息的整體性、準確性以及安全性，能夠為事業單位發展提供更加便利、全面的檔案服務。

2 存在的問題分析

1）管理理念落后。目前，在我國事業單位文書檔案管理工作開展過程中，仍然使用傳統的管理方式以及管理模式，在檔案管理中紙質檔案依然占據著文書檔案管理的主要地位，同時在檔案管理中存在著重收藏的想法，而對于檔案信息的利用卻沒有得到重視，對于信息化技術在文書檔案管理工作中的使用缺乏深層次的研究，檔案管理工作者缺乏有效的管理方式創新，以至于文書檔案的利用價值沒有有效發揮出來。

2）事業單位文書檔案存在嚴重的損壞現象。長期以來，隨著事業單位的發展，形成了大量的紙質文書檔案資源，以至于庫房的負荷逐年上升，其檔案管理工作者的任務也急劇上升，加之紙質檔案人為損壞或者自然老化現象也逐年增多，對于檔案信息的完成性、準確性帶來諸多影響。與此同時，事業單位對于檔案管理工作的重視程度不足，文書檔案信息化建設管理工作沒有落實到實際工作當中，文件損壞現象遲遲沒有得到有效地改善與解決。

3）檔案管理人員工作能力不足。目前，在我國事業單位文書檔案管理工作開展過程中，普遍存在著一本賬、一套卡的傳統管理手段和管理方式，由于長期受傳統工作觀念的影響，其工作人員也逐漸形成了固化的思維模式，對于檔案管理工作缺乏有效地改革與創新，對于現代化信息技術的認知方面存在著不足，對于現代信息化建設對其專業素養以及信息技術操作能力水平的要求嚴重不符，另外，我國部分事業單位對于文書檔案管理工作人員缺乏行之有效的培訓，使得檔案管理人員的工作能力以及管理理論知識無法得到及時有效地更新。

3 策略分析

1）及時轉變文書檔案信息化建設理念。就目前的社會發展形勢來講，理念已經成為指導行為的基礎，大數據時代背景下的事業單位主要負責人以及檔案管理工作者要及時轉變傳統的文書檔案管理工作的固化思維以及傳統理念，及時轉變、更新現代化、信息化的文書檔案管理理念，對于現代化信息技術對于文書檔案管理工作的重要意義以及其價值要給予高度重視，在工作開展中要積極配合文書檔案信息化建設工作，有效促進并保障檔案管理工作的穩定有序開展。

2）進一步強化數字化開發與建設工作。傳統的紙質文書檔案不僅對其儲存環境有較高的要求，同時在檔案信息的查閱以及檔案使用的過程中也比較繁瑣復雜，還會在一定程度上造成紙質檔案的損壞、丟失等情況，所以，大數據時代背景下的事業單位要充分利用現代化網絡信息技術以及計算機技術等，以大數據作為其管理環境，對單位文書檔案及時進行數字信息化加工和處理，及時將紙質的文書檔案升級為數字化的信息格式，利用先進的數字檔案的形式為相關使用人員提供更優質的服務。

3）進一步提升網絡化開發與建設工作。大數據時代背景下的網絡信息具有一定的開放性和共享性，新時期大數據視野下的事業單位文書檔案管理工作，必須充分借助并高效發揮網絡信息技術的共享優勢，及時構建、科學完善立體化的文書檔案網絡管理工作，對單位所有的文書檔案進行信息化管理及共享工作，借助先進的網絡信息技術高效完成文書檔案的收集、整理、歸檔工作，進而有效提升文書檔案的利用效率，推進事業單位文書檔案事業的發展。

4）進一步加強文書檔案安全管理工作。近年來，伴隨著科學技術的進步與發展，形式多樣的病毒、木馬程序以及黑客的攻擊手段更加高超，且隱蔽性較好，文書檔案是新時期事業單位改革發展工作當中積累的核心檔案資源，相關管理工作者必須對其做好安全保護工作。第一，事業單位相關領導以及檔案管理工作者必須樹立起安全防范意識，對于文書檔案在歸檔、儲存及使用過程中的安全問題要引起足夠地重視，同時在文書檔案管理工作中還要設置信息化檔案管理工作系統的訪問權限，禁止外網對檔案信息的訪問；第二，相關管理工作者還應當對以文書檔案信息化管理系統進行科學升級以及系統優化，借助現代化先進的網絡加密安全技術手段，對事業單位文書檔案進行安全化管理工作；第三，檔案管理工作人員在日常的文書檔案管理工作中要定期更新殺毒軟件，定期進行木馬掃描等殺毒工作，及時發現并刪除計算機中存在的木馬程序，有效保證檔案信息資源的安全。

5）進一步加強文書檔案管理工作者的綜合能力。在事業單位文書檔案管理工作開展過程中，檔案管理工作者是有效開展文書檔案各項管理行為的主體，檔案管理工作者的綜合素質及業務能力對于檔案信息化建設的發展起到了重要的決定作用。所以，大數據時代背景下的事業單位要通過豐富多樣的教育培訓活動來增強檔案管理工作人員業務能力，使檔案工作者的實踐操作能力及其職業素養得到有效提升。第一，在事業單位發展過程中要定期組織檔案管理工作者開展職業素養教育培訓活動，端正檔案工作者對信息化文書檔案管理建設的工作態度，同時以積極熱情的態度投入到文書檔案管理工作當中。第二，單位還應當定期組織檔案管理工作者參加信息化技術實踐操作培訓活動，保證文書檔案所有管理工作者都能夠靈活掌握各種信息化管理設備的操作技能，同時高效地運用到檔案管理工作當中，有效提升信息化管理設備的使用效率。第三，在文書檔案培訓活動開展過程中要涉及信息核心素養、信息技術實踐操作、網絡安全防范相關知識以及檔案管理理論知識等多項內容，進而使每一位文書檔案管理工作者都能夠成為集多種知識于一身的綜合型、現代化人才，使其成為事業單位文書檔案管理信息化建設工作開展的主力軍。

4 結語

綜上所述，伴隨著我國社會經濟以及網絡技術的進步與發展，大數據技術已經在各大領域得到廣泛的運用，文書檔案作為我國事業單位改革發展的重要資源，在事業單位的改革與發展過程中具有重大的指導意義，所以，大數據時代背景下的事業單位必須迎合新時代發展的特征，在大數據視野下有效開展檔案信息化建設工作，借助先進的網絡信息技術提升文書檔案利用深度與廣度，同時提升檔案檢索、檔案查詢、檔案傳輸、檔案收集、以及檔案歸檔工作的效率，高效建立數字、網絡、安全化文書檔案管理體系，為事業單位的改革與發展提供更加優質的檔案資源管理與服務，促進單位的更加健康穩定的發展。