淺析大數(shù)據(jù)背景下科技檔案管理的改革與發(fā)展

王海堅(jiān)

（湖南省湘潭市中心醫(yī)院，湖南 湘潭 411100）

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步使得信息資料的數(shù)據(jù)量相較以往有了大幅度的提升，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，無論何種行業(yè)都繞不開大數(shù)據(jù)的沖擊，這也使得較多行業(yè)面臨著數(shù)據(jù)分析與處理的困境。科技檔案簡(jiǎn)單來說就是科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件數(shù)據(jù)資料，大數(shù)據(jù)時(shí)代下科技檔案的數(shù)量也有了極大的增長(zhǎng)，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字化檔案資料數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多的特征更為突出，這就需要相關(guān)部門人員應(yīng)提高對(duì)科技檔案管理工作的重視，準(zhǔn)確定位管理過程中所存在的問題并需要提出與之相對(duì)應(yīng)的改革措施，以充分發(fā)揮科技檔案管理的工作優(yōu)勢(shì)。

1 大數(shù)據(jù)背景下科技檔案管理過程中所存在的主要問題

1）科技檔案信息與數(shù)據(jù)安全存在一定的安全隱患。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，由于信息數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)的共享程度提高，使得想要保證信息安全較為困難，許多原本就會(huì)對(duì)信息安全造成威脅的因素更會(huì)在此種條件下被無限放大，繼而威脅到檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用安全性。作為包含了科技生產(chǎn)活動(dòng)信息的檔案資料，科技檔案在科技發(fā)展進(jìn)步過程中的重要性無需置疑的，使得其對(duì)于信息數(shù)據(jù)的保密要求也更高。因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代，保證科技檔案管理工作中的數(shù)據(jù)信息安全應(yīng)作為檔案管理人員首要關(guān)注的工作內(nèi)容。

2）有價(jià)值的核心信息長(zhǎng)期處于缺乏狀態(tài)。科技活動(dòng)過程中核心信息的記錄是科技檔案工作的重點(diǎn)，在產(chǎn)生科研成果的同時(shí)也為成果轉(zhuǎn)化進(jìn)程的推進(jìn)以及科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展提供了必要的條件，無論是社會(huì)效益還是經(jīng)濟(jì)效益均獲得了極大地提升。但從實(shí)際情況來看，現(xiàn)階段的科技檔案資料重復(fù)信息數(shù)量較多，核心內(nèi)容與成果長(zhǎng)期處于缺乏狀態(tài)，雖然信息數(shù)據(jù)體量較大但使用頻率卻較低。再加上檔案建立過程中管理部門與科技活動(dòng)組織部門的工作人員之間溝通不順暢，這使得檔案管理部門在日常工作中往往處于封閉狀態(tài)，各部門工作聯(lián)絡(luò)較少，使得在檔案管理工作中部分工作極容易出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，以至于影響到檔案信息內(nèi)容的完整性，從而無法發(fā)揮科技檔案的應(yīng)有價(jià)值。

3）科技檔案管理效率較低且應(yīng)用技術(shù)較為落后。現(xiàn)階段，大多數(shù)組織的檔案管理依舊以紙質(zhì)檔案為主要形式，電子檔案往往只是一種輔助形式幫助進(jìn)行紙質(zhì)檔案的目標(biāo)索引。由于紙質(zhì)檔案的特殊性使得其無論是查詢還是管理均有較高的工作難度，再加上一些部門的檔案管理人員缺乏專業(yè)性，部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于此類型的工作不夠重視，這使得科技檔案管理工作長(zhǎng)期處于低效率與低水準(zhǔn)的工作狀態(tài)。再加上現(xiàn)階段我國(guó)很多組織單位的信息化技術(shù)在檔案管理工作中的落實(shí)程度不足，無論是應(yīng)用的技術(shù)還是配備的設(shè)施均較為落后，這一點(diǎn)與現(xiàn)代化的辦公水平形成了明顯的對(duì)比，目前對(duì)于檔案管理工作來說，其技術(shù)與設(shè)施均處于亟待更新的狀態(tài)，這也是決定科技檔案管理工作效果的關(guān)鍵因素。

4）科技檔案信息能量與價(jià)值挖掘不足。信息資源作為一類重要的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)資源類型，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下更是凸顯了信息數(shù)據(jù)的巨大應(yīng)用價(jià)值。我國(guó)當(dāng)前正處于科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展與社會(huì)高度進(jìn)步的關(guān)鍵階段，在科技發(fā)展過程中，很多的研究數(shù)據(jù)成果資料均有著極高的社會(huì)意義與經(jīng)濟(jì)價(jià)值。但從實(shí)際情況來看，無論是大學(xué)的科學(xué)技術(shù)研究成果還是研發(fā)活動(dòng)過程中所設(shè)計(jì)的項(xiàng)目報(bào)告書均存在著較為嚴(yán)重的重藏輕用問題。大體量的檔案信息資源被存放于檔案系統(tǒng)中，所起到的主要作用也僅僅是信息查詢，資源利用率長(zhǎng)期處于嚴(yán)重不足的狀態(tài)，對(duì)于該類型資源的認(rèn)識(shí)更是嚴(yán)重缺失，繼而無法保證科技檔案后續(xù)開發(fā)與利用質(zhì)量的持續(xù)提升。導(dǎo)致出現(xiàn)此類問題的主要原因有企業(yè)與高校在挑選檔案管理人員時(shí)沒有一套完整的管理培訓(xùn)體系，在其專業(yè)化程度較低以及信息化意識(shí)較差的情況下，無論是數(shù)據(jù)資源的挖掘還是科技檔案經(jīng)濟(jì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)均無法達(dá)到令人滿意的程度。該種現(xiàn)象不僅會(huì)對(duì)科技檔案數(shù)據(jù)能量釋放產(chǎn)生不良影響，科技的進(jìn)步與研究的可持續(xù)發(fā)展也會(huì)受到影響。

2 大數(shù)據(jù)背景下科技檔案管理工作的改革措施

1）明確科學(xué)管理與價(jià)值導(dǎo)向?qū)τ诖髷?shù)據(jù)時(shí)代新檔案的重要意義。檔案管理工作效率與質(zhì)量提升的前提是科學(xué)管理檔案意識(shí)的強(qiáng)化，作為科技檔案的管理人員應(yīng)明確該類型檔案的重要應(yīng)用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，科技檔案被賦予了數(shù)字資源的特殊價(jià)值，使得其具有明顯的數(shù)據(jù)時(shí)代特征，在該種條件下，使得科技檔案形式不被僅僅局限于固定模式，紙質(zhì)檔案到數(shù)據(jù)資源的轉(zhuǎn)化模式使得原本復(fù)雜的檔案類型能夠按照數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一歸類要求實(shí)現(xiàn)其既定的管理目標(biāo)，在先進(jìn)的數(shù)據(jù)技術(shù)與科學(xué)管理理念的指導(dǎo)下，從根本上提升了大數(shù)據(jù)時(shí)代下的大檔案觀的構(gòu)建積極性。通過提高對(duì)科技數(shù)字化檔案資料的關(guān)注程度能夠充分發(fā)揮科技檔案的應(yīng)用效果，使該類型的檔案資料對(duì)科技的發(fā)展進(jìn)步起到重要的推動(dòng)作用。

2）完善檔案管理技術(shù)與設(shè)施以提升信息數(shù)據(jù)安全性。軟件系統(tǒng)與共享平臺(tái)的檔案數(shù)據(jù)資料儲(chǔ)存已經(jīng)成為數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展下的主要特征，但也正是由于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大規(guī)模應(yīng)用與普及使得其威脅到了檔案的數(shù)據(jù)安全。這就要求科技檔案管理工作者應(yīng)選擇具有先進(jìn)性與安全性的大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)以幫助實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理目標(biāo)，在提升管理效率的同時(shí)也為數(shù)據(jù)資料的安全性奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。更新設(shè)備與技術(shù)是保證科技檔案管理效果的前提條件，這就需要為其提供足夠的資金，檔案管理部門應(yīng)申請(qǐng)資金對(duì)設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一更新，從硬件層面為數(shù)據(jù)信息安全的保障提供完備條件。另外檔案部門還應(yīng)與信息技術(shù)相關(guān)的各類企業(yè)開展積極的合作，應(yīng)用更先進(jìn)的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，做好大數(shù)據(jù)技術(shù)升級(jí)工作，以達(dá)到工作管理效率與信息安全性全面提升的根本目的。

3）組建專業(yè)的人才隊(duì)伍并配備專業(yè)化的科技檔案管理人員。由于檔案業(yè)務(wù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的特殊性使其對(duì)于工作人員的知識(shí)技術(shù)水平有著較高的要求，但從實(shí)際情況來看現(xiàn)階段的檔案管理人員和信息技術(shù)人員與科技檔案信息數(shù)據(jù)管理的要求并不相符，尤其是在數(shù)據(jù)挖掘與深入分析技術(shù)上更是處于落后狀態(tài)。因此應(yīng)加大管理人員的培訓(xùn)力度，并需要在夯實(shí)其管理基礎(chǔ)的同時(shí)針對(duì)性地提高其信息技術(shù)水平，根據(jù)部門的實(shí)際應(yīng)用要求培養(yǎng)具有綜合能力的專業(yè)性人才，并盡快組建專業(yè)的人才隊(duì)伍以保證科技檔案的管理效果。

4）加大科技檔案信息化與規(guī)范化建設(shè)力度以提升管理工作效率。科技檔案管理人員必須加強(qiáng)與各部門工作人員之間的聯(lián)絡(luò)，這樣才能保證科技檔案管理的有效性以確保管理工作展開的科學(xué)性與規(guī)范性。大數(shù)據(jù)技術(shù)需要融入至實(shí)際的檔案管理過程中，并需要從管理人員角度出發(fā)持續(xù)提升其專業(yè)化建設(shè)程度，并構(gòu)建出一套具有信息化與系統(tǒng)化應(yīng)用優(yōu)勢(shì)的科技檔案管理系統(tǒng)，以從根本上提升科技檔案管理工作效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，科技檔案管理工作對(duì)于各個(gè)行業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展有著極為重要的作用和意義。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下更需要將先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)融入實(shí)際的科技檔案管理過程中，加大管理力度的同時(shí)需要提升管理人員的知識(shí)技能水平，從而為科技檔案管理工作的不斷完善與各行各業(yè)的未來良性發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。