淺談醫院人事檔案信息化管理的機遇與挑戰

劉祖群 吳玉洪

（重慶市中醫院，重慶 400021）

科教興國，人才強國，同理醫院的發展離不開人才的培養與發展。醫院人事檔案作為記載人才的基本憑證和重要依據，包含了人才的個人政治品質、學習工作經歷、工作實績等綜合情況，其管理與發展也越來越發揮著重要的作用。傳統的人事檔案管理逐漸不能滿足現代社會的多元化需求，醫院人事檔案管理需要朝著信息化、專業化、科學化方向深度發展。

1 醫院人事檔案信息化管理的機遇

1.1 信息技術的不斷發展

隨著信息技術的不斷發展，尤其是大數據時代的深入發展，醫院人事檔案信息化管理迎來了新的發展機遇。不僅可以在人事檔案的分析、審核、查閱、保存、掃描處理等方面深度發展，而且在人事檔案的收集、安全、保密上提出更高的要求。在信息技術的多維度應用中，帶來的不單是技術層面的革新，更是理念層面的進一步解放與發展，并對人事檔案管理人員在適應與創新上提出更高的要求。

1.2 日益增加的多元化需求

人事檔案信息化管理，能夠更好地解決傳統紙質檔案使用及保存過程中的磨損、污漬、遺失等問題，提高了對紙質檔案的有效管理；同時，通過快速的查找檔案信息，能夠有效的節約紙質檔案的翻閱、回裝時間，減少了管理人員進出檔案室的頻率，既節約了人力成本，又提高了檔案的工作效率。通過信息技術的加密保存，保證了人事檔案的安全性和保密性，信息化管理對于醫院人事檔案整體管理工作起到了極大的促進作用。

1.3 檔案管理人員綜合素質的提高

檔案管理人員的管理意識在不斷增強。一是由于人事檔案的突出地位與作用，醫院領導對于人事檔案管理的重視度也在逐漸增加，并反復強調做好人事檔案管理的重要性，讓醫院職工深刻認識到人事檔案的重要地位。二是醫院對于人事檔案的硬件軟件的投入在不斷增加。合理布局人事檔案室，包括鐵質檔案柜、防盜門窗、監控設備等設施設備的安裝完善，配備專兼職檔案管理人員，最大限度來提高人事檔案管理人員的工作自信心及工作效率。

檔案管理人員的隊伍不斷年輕化。在醫院檔案管理人員的更替中，年長的管理人員逐步退休；新進的管理人員，不僅年輕化、學歷高，集中在本科及以上學歷，而且學習能力強、頭腦靈活、理念先進，辦公軟件操作技術熟練，新儀器新設備上手很快，將個人能力與工作實際相結合，能夠快速的熟悉人事檔案相關工作。年輕化的管理隊伍，注入了新鮮活力與發展動力，為醫院檔案管理事業帶來新的思想碰撞與嘗試，將更完善、更便捷的管理方式用于檔案管理能力提升工作中。

2 醫院人事檔案信息化管理的挑戰

2.1 信息操作技術的挑戰

人事檔案信息化管理，很重要的一環是檔案數字化。人事檔案數字化有專業的軟件與硬件要求，從而保證了信息數字化的實現。就軟件操作技術方面，檔案管理人員要經過系統的培訓學習，不斷摸索實踐，來掌握軟件操作的核心技術，并在實際工作中總結經驗，優化操作流程，充分發揮管理員在操作技術中的積極作用，從而保障檔案信息化的整體質量。除了數字化技術外，還有電腦辦公軟件的操作，掃描儀器操作等，都應該逐一掌握技術要領。

2.2 信息安全及保密的挑戰

在信息網絡技術的不斷發展下，為我們的工作方式帶來了極大的便利，同時對于信息安全與保密也提出了更高的挑戰。首先，檔案管理人員要提高對人事檔案安全保密的意識。思想上引起重視，行動上才會去重視，并且要意識到紙質檔案與信息化檔案同等重要，都要嚴格遵守保密制度，做好安全管理措施，人事檔案室、電子儲存設備、操作軟件等要專人管理維護。其次是要結合科學的手段，對于檔案安全保密與便捷性要統一。人事檔案最終是為了更好地服務集體，體現其使用價值，在工作多個方面使用的同時，也要做好安全保密工作，不能為了方便使用，而泄露了檔案秘密。總而言之，人事檔案信息化為我們帶來的便捷，在使用好這種便捷性的同時，也要將安全保密工作抓緊抓實抓細。

2.3 紙質檔案管理的挑戰

醫院人事檔案信息化的基礎，取決于人事檔案紙質材料的質量。一是要求人事檔案在收集紙質材料時，做到材料的完整、準確、清晰等規范要求。檔案信息數字化的過程中，需要對紙質材料一張一張的掃描后，再對掃描材料進行加工儲存分析。因此紙質檔案的質量與檔案信息化是成正比的，紙質檔案的質量越高，檔案信息化也就越高，檔案管理人員在收集時要注意鑒別。二是要求人事檔案在整理紙質材料時，要對檔案材料逐張清點、整理，確保紙質材料的紙張平整、整潔，擦除多余的標記，做好材料的編號并歸檔，為信息化掃描做好基礎準備工作。

2.4 檔案管理人員綜合素質的挑戰

醫院人事檔案的管理需要建設一支高素質的人才隊伍。首先，應當配備穩定的檔案專兼職管理人員，以便開展人事檔案工作，在管理人員更替時，必須要做好工作的交接。其次，醫院需要根據人事檔案的崗位職能職責，對管理人員進行系統的培訓教育，提高人事檔案信息技術的相關操作能力和管理能力，在實際工作中能夠熟練掌握信息技術和管理流程。再次，要重視對管理人員的信息技術操作的繼續培養，加強職業道德素養的提升教育，通過有效的培訓教育，增強檔案信息化的安全與保密管理的重視程度，嚴格做好安全保密工作。最后，做好管理人員的職業生涯規劃。清晰、明確的職業生涯規劃，有助于幫助檔案管理人員做好長遠的工作規劃，有力于實現檔案管理隊伍的穩定，在實際工作中能夠更好地發揮主觀能動作用，提高檔案的工作興趣及熱忱，更加專注做檔案管理工作，將更多的精力用于研究如何提高檔案管理水平，將個人激情與創造性運用在檔案信息化的發展創新中。

3 結束語

隨著信息技術的不斷發展，檔案信息化管理在醫院人事檔案管理中將占據著越來越重要的地位與作用，并在多維度空間的利用價值中不斷展現出來。因此，檔案管理人員在做好紙質檔案的基礎上，掌握好核心信息技術，要創新思維，與時俱進，做好醫院人事檔案信息化管理工作，滿足現代社會多元化的需求，提升現代醫院人事檔案的綜合實用價值，加速醫療事業的發展。