新時期檔案數字化外包服務的風險分析

靳永新

（國家能源集團準能集團公司檔案館，內蒙古 鄂爾多斯 010300）

當前，檔案數字化已經是相關企業未來的發展趨勢之一，且其不僅具有容易復制、利用、隨時隨地檢索的功能，還能在一定程度上優化傳統檔案管理的不足，滿足新時代社會的需求。現如今我國大部分檔案管理部門在管理自身存量檔的過程中都會出現技術落后、工作人員不夠的情況，所以為了提升檔案的質量和工作時效性，其常常會選擇數字化外包服務，以此更好地滿足社會對信息化的需求。

1 檔案數字化外包服務的優勢

首先就是節省人力。將檔案信息數字化的業務進行外包，相關信息部門就不用再設立專人來處理此類業務，只需要安排解業務流程的人員定期的和外包公司進行交流、溝通、指導及檢查外包服務人員的工作即可，在一定程度上相關檔案信息部門就能緩解目前人力資源人手不夠的問題。其次就是能有效地完成檔案數字化的創新。現如今因人力物力等因素的影響，大多檔案部門在進行信息數字化處理時會遇到各類問題，如容易被其他工作打斷、完成工期較長等，將檔案信息數字化業務進行外包，可以借由專業的外包公司通過流程化作業、規模化技工與處理等步驟，加快工作的完成時間。

2 新時代下檔案數字化外包服務的風險種類

1）檔案數字化外包服務較差、質量評估較難。存量檔案朝著數字化發展雖然具有一定優勢，但其專業性較高，所以在簽訂外包合同后，大多是由對應的外包公司控制質量，相關檔案部門負責驗收，但目前來看因外包人員并非檔案管理領域的人才，技術水平較差，通常是用抽檢作為質量評定的標準，沒有實現全面的檢查，導致信息數據不準確，影響了數字化的質量，所以相關檔案管理部門要建立外包方企業信用評估制度，定期的調查其對于檔案的保密、安全行為等，并及時的根據外包服務企業的工作情況給出相應的意見和指導。此外相關外包企業也應該創建服務質量投訴體系，定期的收集各方的意見，在發生質量問題時要及時的和檔案部門進行溝通，以此提升自身的檔案管理水平。其次我國大部分外包企業為了達到目標都會忽視產品的質量，從而導致在驗收數字化成果時出現問題，和檔案數字化外包服務管理的條例出現背離，所以相關檔案部門在選擇外包時要接受國家部門的監督，同時外包企業在進行檔案數字化外包工作時也應該接受監督，確保資質證書的有效性。2）檔案數字化影響因素較多、風險較大。現如今，對包攬存量檔案的外包服務人員來說，因其自身的素質、技術水平及報名觀念都不一樣，導致檔案內容外泄的風險較大，加之有些人員對檔案管理的流程不了解，沒有掌握檔案信息化的內容，造成了二次返工，浪費大量的時間，影響檔案的應用。此外在存量檔案數字化外包過程中還存在監管較差的情況，且在開展業務的工作中相關檔案管理人員沒有明確外包服務的范圍，導致一些不能開放的檔案流入外包公司，增大泄密的風險，特別是在網絡信息化時代下，復制性被無限的放大，大多工作人員通過電腦、手機等方式就能輕松盜走檔案內容，加之外包服務完成后的總結工作較差，直接威脅到了檔案信息的安全。所以相關外包企業要加強對人員的管理，確保參與服務的人員都已經簽訂我國勞動法律法規合同及保密書；并在其上崗前進行了不少于五天的培訓、考取了合格證書；第二就是要確保檔案數字化操作計算機、掃描儀等已經使用物理設備或技術封閉了不必要的信息輸入裝置口，除了必要的軟件，沒有多余的軟件出現在電腦中，且對于人員的管理要重視，不能讓非工作人員進入，并禁止將水杯、手機、移動設備帶入到工作區域等，以此從根本上杜絕風險隱患的發生。

3 減少檔案數字化外包服務風險的方式

1）全面了解數字化外包公司，做好風險評定。對外包服務來說，想要有效地實現預定的目標，首先就是要對可能發生的風險進行評估，如在發包前要進行準確，明確工作內容，檔案管理部門要根據DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求確定檔案數字化服務外包的內容、技術、驗收質量及流程安全等，并轉變觀念，從承包的外包公司入手，掌握其以往的工作質量、財務狀況、員工水平及素質、資質證書等，提前了解可能出現的風險，并制定相應的管理方式。其次就是要從細節入手，對外包服務企業的股權結構、法定人、實際管理人員的身份進行考察和核實，掌握外包服務公司的背景，并進行實地考察，從而達到避免風險的目的，最后在確定外包服務公司是要及時和其簽訂合同，且合同的內容要符合DA/T68.1的要求。同時在評估檔案質量是要及時的找出可能出現的風險，并保證在任務完成的情況上盡可能地減少成本的支出。2）遵守法律規定、提升對外包服務的管理。首先對檔案數字化外包服務來說，想要有效地防止風險的出現，就應該以遵守法律規定為主。現如今我國檔案信息化建設逐漸提升，各類法律規定相繼出臺，其也能在一定程度上減少外包服務中的風險出現，所以相關檔案管理部門重視對數字化外包服務企業的調查，做好考察工作。其次相關外包服務企業也要重視問題的出現，將防止泄密、提升質量作為主要的工作目標，并加強對工作人員的管理，特別是對于檔案的整理、復卷等過程要防止內容篡改問題的出現，且在進行檔案數字化的工作中要根據內容的不同劃分不同類型的設備，避免因設備問題損壞檔案。最后相關檔案管理部門要提升對外包服務工作的檢查管理，一旦出現問題要及時的和其進行溝通，重視保密協議的簽訂，切實的落實安全責任制度，對于結果管理來說，外包服務企業要對沒有交的檔案數字化結果進行備份，確保檔案的安全和復原性。3）選擇質量、水平高的外包服務單位，制定科學標準的外包合同。想要提升檔案數字化結果的質量，首先對于外包服務單位的選擇是較為重要的內容之一，對檔案管理部門來說，在選擇外包服務單位時要將技術水平、運營成果及對檔案處理的經驗來作為參考，確保此單位能為自己提供較高的服務。通俗來說，檔案管理部門可以進行公開招標，選擇業務強、口碑好、經驗較多的外包服務單位，確保其具備良好的技術水平和好的服務，此外因檔案數字化內容較多、具有一定的復雜性，所以在確定外包服務單位后相關檔案管理部門要將數字化加工的所有內容及記錄進行轉交，并在檔案數字化結果出來后使用計算機自動檢驗的方式進行檢驗，百分之百即為合格，對于其他內容來說合格率應該不低于百分之九十五，只有驗收達到標準考慮才能進行驗收，否則必須要進行二次返工修改。此外合同才是確保承包方及發包方之間利益的保障方式，所以想要切實的做好檔案數字化外包服務，必須要重視溝通交流，并在合同制定的過程中確保合同的標準化、科學化及規范化，對于合作過程中出現的問題要進行協商解決，以此降低在新時代下檔案數字化外包服務的風險。

4 結束語

由此可見，檔案數字化管理是較為重要、內容較多的一個系統工程，需要各個部門企業之間的配合和努力。在新時代網絡技術快速發展的今天，檔案數字化不僅是一個發展趨勢，也是一個時代的挑戰，所以相關工作人員要嚴格保密檔案內容，從自我做起，以此更好的服務于社會。