探討信息化時代醫院檔案管理工作的方法及策略

王 穎

（北京市垂楊柳醫院，北京 100022）

在信息化時代，信息化建設已經成為醫院檔案管理工作的重要趨勢之一，既有利于醫院檔案管理水平的提升，也有助于增強醫院的綜合競爭能力。基于信息化時代，醫院檔案管理的現狀并不理想，醫院管理層應該在重視檔案信息化建設工作的基礎上，通過組建強大的信息化管理隊伍，加大對檔案信息化管理工作的經費投入等方法，有效支持醫院檔案信息化建設工作的順利開展。這樣才能為醫院其它工作的展開提供強大的數據支持，促進醫院的長遠穩定發展。

1 信息化時代醫院檔案管理現狀

1.1 檔案信息化管理意識淡薄

目前許多醫院受傳統落后的檔案管理理念影響，檔案信息化管理意識還較為淡薄。一方面，無論是醫院領導、管理層還是醫院檔案管理人員與普通職工都未真正認識到檔案就是一種資源，信息就是一種無形的資產。醫院的檔案由各科室相應分管，他們普遍對醫院檔案信息化管理不重視，有些科室人員認為檔案管理就是單純地收集紙質資料，而忽略了對電子信息的保管，造成了大量電子檔案流失，影響了醫院檔案的完整性。另一方面，有些醫院管理人員片面認為檔案管理就是將醫院信息輸入電腦，而后通過簡單的信息查詢功能，就實現醫院檔案信息化建設。所以一直滿足檔案管理現狀，對檔案信息化管理方面的資金投入不足，以致無法開發與購買相關的檔案管理軟件，嚴重阻礙了醫院檔案信息化建設的進程[1]。

1.2 檔案管理標準不統一，信息共享困難

醫院檔案信息共享可以使信息利用最大化，提高檔案價值，同時增加人們對檔案管理工作的認同感。但是由于案例醫院檔案缺乏標準化管理，檔案共享困難。檔案的記錄、歸檔、檢索的方式方法在不同科室不同人之間存在差異，給信息利用和共享造成嚴重阻礙。

1.3 檔案管理信息化設備缺乏

目前許多醫院的信息化檔案管理設備都極其簡單，部分醫院甚至沒有配置檔案信息化管理的專用硬件設備，也沒有安裝相應的檔案管理軟件。這顯然不利于醫院電子檔案的及時保存，加大了電子檔案的毀壞與流失風險。還有些基層醫院在電子檔案管理方面只配置了計算機設備，沒有購置配套的掃描儀與其它翻拍設備，這樣就很難實現電子檔案與紙質檔案的雙軌存檔，降低了醫院檔案保存的完整性。另一方面，有些醫院雖然配置了相關的檔案信息化管理設備，但是卻忽視了設備維護工作。沒有引進專業的設備維護人員，沒有依照維護標準，定期對檔案信息化管理設備進行檢修及維護。這些都十分不利于醫院檔案信息化管理水平的提升。

2 信息化時代提升醫院檔案管理工作的策略

2.1 增強全員檔案管理意識

需提高醫院全部工作人員的檔案管理意識，不可忽視檔案管理制度存在的問題，由于檔案所采集的數據由醫院各個科室的工作人員提供，因此只有提升全部工作人員的檔案管理意識，才可使采集的數據更為及時準確。檔案管理人員才能夠對采集的數據開展匯總、分類以及歸納。同時需提高管理人員對于檔案管理工作的重視度，只有有效提高領導者對于檔案管理的重視度，才能夠使檔案管理工作的開展得到更好的支持。醫院所具備的長期服務理念為醫療為本，在很長一段時間內，醫院對于檔案管理部門并不具備科學的考核項目，從而導致工作人員對于檔案管理工作的開展積極性不高，創新性不足，限制了檔案管理工作的開展。而提升整個醫院對于檔案管理工作的重視度，可使檔案管理工作得到更為全面的發展，也可促進檔案管理工作高效開展。

2.2 建立完善的醫院檔案管理制度

任何事物的推行都需要條文規則的約束，醫院檔案管理工作也需要健全的醫院檔案管理制度與規章。醫院要根據自身的實際情況，強化檔案管理工作，確保通過建立醫院檔案管理制度與規章，使醫院檔案管理工作的質量得到大幅提升。醫院建立完善的檔案管理制度與規章，能夠更加明確醫院的崗位職責，使醫院檔案管理可以正常有序地開展，始終保持高效的工作效率，約束與保護檔案管理人員，確保其不存在違法違紀的工作行為。要強化醫院檔案管理工作化，必須貫徹落實醫院檔案管理制度與規章，使醫院檔案管理工作的水平得到提升，為醫院文化建設提供大力支持。

2.3 提高醫院檔案管理的信息化

隨著信息化時代的來臨，以往應用的人工收集、整理與檢索檔案的模式已經無法對目前的檔案管理需求予以滿足，隨著醫院檔案內容的不斷增加，對電子檔案的需求也明顯提高。電子檔案不僅具備極大的容量，同時丟失風險低，保存時間長，也更容易檢索。因此醫院需要構建檔案信息化管理平臺，做好查詢權限管理，防止檔案泄露。對于以往的紙質檔案內容，可通過掃描的方式保存電子檔案。

3 結束語

綜上所述，在社會不斷發展和創新的背景下，醫院檔案管理工作也需要進一步完善，及時更新檔案管理理念，提升檔案管理人員綜合能力，完善檔案管理制度，積極引進先進的管理設備，提升檔案管理效率，聯合數據挖掘、計算機信息服務相關的高新技術企業，深入研究檔案管理的應用價值，才能將檔案管理的價值發揮出來，提升醫院檔案管理科學化水平，促進醫院穩定發展。