行政事業單位檔案信息化建設與資源共享研究

劉文鉑

（安國市行政審批局，河北 安國 071200）

1 引言

信息技術的發展，為行政事業單位檔案信息化建設提供了保障，也積極地促進了檔案管理的現代化建設。打破了傳統紙質檔案的限制，開始朝著數字化檔案的方向發展，縮減了檔案管理的中間流程，工作人員的工作效率得到了明顯的提升，資源得以整合，為共享信息資源奠定了堅實基礎。所以，做好行政事業單位檔案的信息化建設顯得極為重要，需要積極的探尋檔案信息化建設和資源共享的有效 路徑。

2 行政事業單位信息化建設的主要內容

新時期，為了更好地促進行政事業單位加強檔案的信息化建設，就需要確認行政事業單位檔案信息化建設的具體內容，聯系目前檔案建設的實際情況，建立起科學的管理意識，提升檔案實時共享的功能，積極推進檔案的數據庫建設。

2.1 提升信息化管理意識

新時期，行政事業單位對檔案的信息化管理提出了較高的要求，不管是單位的負責人，亦或是直接進行檔案管理的工作人員都要建立起信息管理意識，尤其是領導需要對檔案的信息化建設加以重視，要在不同場合明確提出檔案信息化建設的重要性，要讓所有的工作人員都能夠積極地參與進來，為檔案信息化建設創設良好的環境氛圍。與此同時，行政事業單位的管理人員需要自主地建立起信息化管理意識，主動學習，提升能力，創新傳統的檔案管理手段，在檔案管理過程中運用信息化技術，提升管理水平，積極促進檔案管理工作健康有序地開展。

2.2 加強檔案資源共享功能

信息技術的發展，檔案信息資源已經突破了時間和空間的限制，行政事業單位直接通過網絡就能夠及時地獲取需要的資料，相關部門檔案信息收集的水平得到明顯的提升，有價值的信息也能夠在網絡上共享，實現了信息的高效利用。信息化建設一方面減少了工作人員的工作量，緩解了工作壓力，另一方面，信息化建設也增進了檔案管理部門和其他行政事業單位之間的聯系，及時有效的互動，收集檔案資料的效率明顯提升，資源內容得以豐富，這樣檔案的重要作用也就充分發揮出來。

2.3 推進檔案數據庫建設的步伐

檔案數據庫建設是推進檔案資源共享的前提保證，目前很多行政事業單位都將檔案數據庫建設作為檔案信息化建設的目標，數據庫建設是系統工程，在過程中務必夯實基礎，在其中增加人力、物力和財力的投入，盡可能地運用先進的儀器設備，對數據庫系統加以完善。檔案數據庫建設需要作為檔案建設的重要部分，要聯系單位的實際情況，對檔案數據庫的內容加以豐富，并在此基礎之上，靈活地運用大數據和云計算技術，形成能夠促進行政事業單位發展的信息，更好地推動行政事業單位的有序發展。

3 行政事業單位檔案信息化建設和資源共享

不管是行政事業單位檔案信息化建設，亦或是資源共享都是檔案管理的重要組成，在建設過程中，首先需要構建完善的檔案信息化管理系統，其次要加強軟件建設，最后需要提升工作人員的整體素養，從多個方面出發，提升檔案信息資源利用率，進而能夠更好地促進行政事業單位的發展。

3.1 完善的檔案信息化管理體系

伴隨著信息化進程的加快，為了促進檔案信息化建設工作的有序開展，作為領導需要對檔案信息管理體系的建設加以重視，要完善相關機制和內容，要將工作人員信息化建設的主動性和積極性最大限度地調動起來，要將檔案管理制度落實下去，確保明確到具體的責任人身上。單位領導要在信息化管理體系建設過程中發揮出重要的帶頭作用，聯系單位的實際情況，制定詳細的方案，要將信息化建設的流程和具體細節加以明確。同時，建立在信息化建設的基礎之上，實現資源的有效整合，將相關標準落實下去，實現信息共享，進一步提升行政事業單位的綜合管理水平。

3.2 加強檔案信息化軟件和硬件建設

是否具有健全完善的軟件和硬件設施，會對行政單位檔案信息化建設的效果產生較為直接的影響，所以需要對這項工作加以重視，為信息化建設的有序開展提供保障。單位需要給信息化建設提供充足的資金，要將其作為年度計劃中的重要部分，專門設立專項資金，要及時地向上級匯報建設的進展，要盡可能多地獲得上級部門的支持，此外，上級部門還需要系統論證行政單位信息化建設的實際情況，避免重復建設現象的出現，尤其是在新時期，對行政單位的信息化建設要求比較高，特別需要配置相應的軟件和硬件設備，確保檔案信息化建設能夠滿足時代發展的需要。

3.3 提升工作人員的整體水平

工作人員的整體水平會對檔案信息化建設和資源共享工作的開展產生直接影響，所以需要加強培訓，提升其整體素養，進而能夠更好地開展檔案信息化建設，具體可以從以下幾方面出發：第一，需要定期的組織培訓，針對業務能力進行培養，這樣才能更好地開展信息化建設；第二，需要提升管理人員的素養，不僅要加強職業素養和價值理念上的教育，而且還需要聯系單位發展的需要，將檔案管理系統維護等作為學習的重點，要讓管理人員能夠更加靈活地掌握先進的辦公設備，要將管理人員在檔案信息化建設和資源共享中的重要性最大限度地發揮出來，能夠更好地加強信息化建設，進一步的提升行政事業單位檔案信息化的整體水平。