我國企業檔案信息集成的路徑研究

崔艷紅

（大慶油田檔案館，黑龍江 大慶 163000）

1 企業檔案信息集成的必要性

隨著信息技術的發展，傳統的檔案利用方式越來越難以滿足企業利用需求，迫切需要通過對龐雜零散的檔案信息進行綜合加工、深度開發，形成具有專業化、知識化、集成化特點的檔案信息產品替代原件提供利用，更好地滿足利用需求。

1）檔案信息集成化是解決檔案利用短板的客觀要求。隨著時代的發展，企業現代化、國際化程度提升，企業檔案的地位隨之提升，對檔案信息的管理與服務水平提出了更高要求，使傳統的檔案服務短板日趨凸顯。一是檔案開發利用時效性差，傳統的翻閱實體資料搜集信息的方式耗時費力，準確性難以保證；二是檔案服務覆蓋面窄，原有靠來館查借閱提供利用的方式，服務范圍較小；三是長期的分級管理體制，造成館藏檔案的重復存儲嚴重，且數量龐大，構成復雜，靠人工無法短時間內完成高質量的比對篩選、查重補缺，迫切需要從大量的數據中抽取有用的信息和知識，滿足檔案利用者對檔案信息產品和服務日益提高的需求。

2）檔案信息集成化是服務現代企業發展的現實需要。檔案信息作為企業信息資源和知識資源的重要組成部分，是企業發展的核心信息資源，是企業參與競爭不可或缺的戰略資源。一方面，利用者對于檔案信息利用的需求呈現多元化，隨著企業的發展，其科研、生產、經營過程中對檔案信息資源的依賴程度更高；另一方面，隨著專業化程度不斷提高，檔案信息資源更加豐富，數量越來越多，“活字典”越來越少，而利用也越來越頻繁，這種變化迫切要求檔案部門為企業提供更加系統、更加全面、更加權威的集成化的檔案信息服務。

3）檔案集成化是檔案工作自身發展的必然選擇。檔案信息化程度不斷提升，數字檔案館建設進程逐步加快，檔案工作已經由過去的實體管理變為了內容管理、知識管理，檔案的收集、整理、保管等基礎工作成了檔案工作的一小部分，而大部分的更為重要的核心任務是檔案信息資源的整合，也就是檔案信息集成。檔案行業前沿也逐步探索著更新檔案管理模式、轉變檔案利用方式的先進路徑。檔案集約化管理、集成化服務是檔案工作的開展方向，是解決檔案工作低水平重復建設、提高管控能力與效率、整合檔案資源的必然要求。實現檔案信息集成化，用集成化的檔案信息產品替代原件提供利用，在對檔案原件起到很好保護作用的同時，也是擴大檔案工作影響力、提升檔案信息利用價值、促進檔案工作提檔升級的重要內容，對檔案工作的可持續發展具有重要的現實意義。

2 企業檔案信息集成的基本內涵

檔案信息集成化是指以全部館藏檔案為對象，以編研和信息技術為主要手段，將龐雜零散的檔案信息進行整合，形成具有專題性系統性的有序的方法構成的檔案信息集成產品提供給用戶利用。檔案信息集成化是檔案事業發展的生命與活力所在。原有的來館查借閱的利用方式也不能滿足需要，迫切要求檔案部門將館藏檔案信息，通過專業化、數字化、集成化、平臺化、配套化的一系列措施，為檔案信息利用者提供更加系統、更加集成化的檔案信息服務。

3 開展企業檔案信息集成的有效手段

1）檔案信息數字化轉換，奠定系統構建基礎。數據的支持是開展館藏比對、進行信息集成及實現平臺展示的基礎，其中將紙質館藏檔案資料進行數字化轉換后，提供系統利用成為信息集成系統構建的一項重要工作。一是，進行數字化加工，對于館藏未進行電子化的紙質檔案，在保護好原件的基礎上，通過掃描與圖像處理的方式，將其轉換為雙層的.pdf文件；二是，文件的識別校對，由于較早期形成檔案的OCR識別率非常低，為滿足系統定位、檢索及摘錄的需要，通過計算機自動識別輔助人工校對的方式將.pdf文件轉化為.doc文件，最大程度地滿足了系統對于數據利用的需求。

2）檔案信息集成化服務，打造精品集成產品。打造信息集成服務理念，依托海量館藏檔案信息的優化利用，針對全部檔案資源進行信息集成，變檔案實體管理為內容管理。一是實現自助采編，通過非結構化文本自動提取技術，實現人工輔助下的計算機自動采編方法，主要研究年鑒相關敏感信息監測以及信息挖掘的設計與實現，以半結構化的年鑒數據為對象， 研究從紛繁復雜的原始數據中實現智能辨識、分類、提取、歸并以及信息深度挖掘的設計實現；二是實現自動糾錯，使用正則表達式進行數據過濾及文字自動糾錯技術，在編纂過程中的初審-復審-終審的技術方法，實現不同級別審核未通過時的系統應激反應，并智能分析在材料搜集、整理以及材料補充過程中是否符合相關規范，及時篩選并給出提示；三是形成信息集成產品，根據企業發展形勢，充分預判檔案信息利用者需求，結合信息集成系統的集成產品設計思路，為利用者提供優質、主動、高效的集成產品 服務。

3）管理體系配套化建設，優化完善管理制度。在我國企業檔案信息集成系統構建背景下，開展檔案信息專業化、數字化、集成化、平臺化建設的同時，配套化的管理體系建設與完善是必不可少的。一是，優化管理流程，針對管理模式與管理內容上的革新，進一步優化理順管理流程，為檔案信息集成系統的建設和實際運行提供有力支持；二是，合理調整組織機構，目前的組織機構和崗位設置主要是基于傳統的檔案管理模式建立的，在推行檔案信息集成管理與服務的過程中，對于現有的組織機構和崗位設置也提出了更高的要求，在進行組織機構優化的過程中，不但要考慮到新的管理流程的變化和需求，更要兼顧在相關工作過渡過程中崗位轉變的適應性問題；三是，完善管理制度，將檔案信息管理的新模式、新要求、新變化融入到制度建設中去，推動檔案管理相關制度建設進一步優化完善。

4 企業檔案信息集成的實踐效果

1）優化完善工作流程，大幅提高檔案編纂效率。利用計算機輔助編纂，將編研項目中供稿單位、編輯人員、審核人員的各項工作融入計算機流程設計，通過系統測試，較大程度地縮短了工作時間，優化了工作流程，提升了工作效率。

2）研發信息集成產品，有效創新檔案服務方式。當豐富的檔案信息處于龐雜靜止狀態的時候，人們既無法詳知其真實的存在，更不能建立依賴利用其信息的心理，改變和提升檔案工作的地位和聲望，必須構建主動的、開放式的集成化檔案信息服務體系。檔案信息集成系統的設計研發與應用，建立了企業檔案信息集成框架模型，為轉變被動利用為主動服務奠定了基礎。一是豐富了檔案信息檢索方式，集成系統的信息檢索功能為用戶提供了按類別檢索、按集成框架檢索、按編研成果檢索、按業務板塊檢索、隨機檢索等多種檢索方式，以滿足用戶的不同需求。二是建立主動服務模式，通過檔案信息集成系統可根據用戶查詢主題進行信息集成，也可基于系統職能框架設計集成結構化的信息集成產品。

3）搭建“一站式”服務系統，珍藏企業發展記憶。珍藏企業記憶、服務企業發展是檔案工作的基本理念，檔案部門服務企業發展的最佳模式莫過于再現企業歷史。通過檔案信息管理與服務平臺，實現了檔案信息優秀成果的集中展示，為檔案利用者提供了高效優質的集成化檔案信息服務。