檔案管理信息化建設問題思路構建

胡灶英

（江門市江誠實業有限公司，廣東 江門 529000）

檔案管理信息化嚴格來講是指有關單位要按照國家相關部門制定的檔案信息化相關的章程，同時運用網絡及計算機技術對檔案進行保存、整理和使用。最終來方便企業對檔案的管理與運用。檔案信息化不同于以往的紙質檔案，傳統的檔案管理已經在一定程度上滿足不了現在信息化時代的發展，并且不方便管理，現大多數單位已經取締了紙質的檔案管理，并且運用電子技術以網絡為載體進行的檔案信息管理服務。由此可見，檔案管理信息化在一定程度上能夠保證檔案的最大化運用，最終給廣大的企業及管理人員帶來最便捷的檔案管理 服務。

1 檔案信息化對于現代企業發展的意義

1）檔案信息查找效率提高。傳統意義上的檢索方式已經適應不了現在的信息化辦公社會，如果需要查詢某個檔案，是要經過檔案管理人員在目錄中對比進行查找，然后再根據索引的結果到檔案庫中尋找，整個查找過程要消耗一定的時間和人力[1]。而在檔案管理信息化建設以后，查找檔案可以根據自身的權限，在檔案信息管理中進行快速地查找，檔案管理的軟件系統可以在短時間內完成檔案信息的準確定位，查找人就可以在檔案庫中找到需要查閱到的信息，在一定程度上也提高了工作效率。

2）檔案信息安全得到重要保障。企業的檔案信息中記錄了企業的各種重要信息，如果被其他競爭對手獲悉，則在一定程度上會使企業遭受不同程度的損失。所以檔案的信息管理對于一個企業來說是至關重要的。在現代的檔案管理信息化建設中，通過對信息的多級密鑰管理，分級別對檔案信息進行利用，大大提高了檔案信息的共享知識面，也完成了檔案信息的保障工作。因此這種檔案管理信息化建設成功地解決了檔案共享與安全的共存問題，最終促進檔案管理部門全面的開發利用檔案信息，實現檔案信息共享最大化。

3）檔案信息實現永久保存。以往的檔案管理一般都是紙質的方式保存，需要保存檔案的環境要求較高。如果遇到潮濕及陰雨天氣，檔案很容易因此發霉，對于檔案中的信息不能起到保護的作用，因而丟失掉重要信息。在檔案管理信息化建設中，可以將檔案信息進行備份儲存，并且不受天氣等外在的環境影響，在保存時間上更永久，同時也減輕了管理人員在這方面的工作負擔。

4）加大企業檔案的信息共享面。通過對檔案管理信息化的建設，可以實現了員工在互聯網設備中查看一些具權限的信息材料，在合格的基礎上，實現將企業和個人的信息分析處理，形成了新的一個檔案信息共享內容。不但開拓了信息的服務共享面，而且在一定程度改善了企業檔案管理部門的工作職責，使其不只是檔案管理中心，更是其企業的內部信息共享中心。

2 檔案管理信息化的具體建設路徑

1）基礎的設施建設工作。檔案管理的信息化建設主要是依托一些硬件和軟件設施。這個將是檔案信息化的建設載體，也是信息化的最基本要求。目前在社會信息化發展的持續推動下，檔案信息化建設中的基本硬件和軟件的要求已經有了大幅度的提高和升級，應用的范圍也更加廣泛。另一方面，企業在引用信息資源系統以及檔案管理的應用系統時，對應的資金投入使用和專業程度不同，在結果上也是差異比較大的，這將是日后企業在檔案管理信息化建設中的重點建設 方向。

2）檔案管理信息化建設的規范性。在企業中，任何一項工作都有相關的規章和制度，這樣才能保證企業向著好的發向持續發展。在檔案管理建設方面也是同理，企業要遵循著正確的標準化信息建設，這樣才能保證完成檔案信息化建設的總體目標得以實現。對此國家也推出了一些相應的法律法規政策。企業在運用時也要根據企業的具體情況，來制定企業自身的檔案信息化建設標準，這也是企業在檔案信息化建設中的重要保障。所以，在相關的檔案管理法律法規中，涵蓋的信息化建設方面要全面，覆蓋各個流程的全過程和各項內容，使企業對于此工作也有全方位的標準可循。

3）專業的檔案信息管理人才建設。對于企業中的檔案管理人員，要具有一定的專業知識素養和技術能力，對于企業的檔案管理工作有較強的認知及保密觀念。檔案管理人員的隊伍建設也推動了一個企業檔案管理信息化建設的穩步發展[2]。所以，對于檔案管理人員的要求是要進行制定與企業相關的實施方案，在企業中要做好與各個部門的協調工作。在信息化建設中所需的硬件和軟件的采購及測試和維護，同時要肩負其他有關檔案管理信息化建設的工作。由此，企業檔案信息化建設人員的專業水平、協調溝通能力等等都影響著企業檔案管理的信息化建設，也需要檔案管理人員能時刻關注著社會的信息化發展動向，學習新的專業知識理念等等。

企業要適當的引進計算機管理以及信息管理相關的專業人才，這種學科具備專業的理論體系和技術，是要經過專業的學習與培訓才能進行完全精準地掌握[3]。所以企業要根據自身的實際情況管理需求，引進專業人才來負責檔案管理建設中具體硬件和軟件的技術評估以及系統搭建。同時要求專業人員實時更新自己的知識結構，不斷增加自己專業的信息技術知識。也為檔案的信息化建設投入更多的技術元素，不斷更好地適應當前信息社會的檔案建設要求，用最專業的方法和態度來管理企業的檔案信息化建設工作[4]。

4）檔案管理體系的安全保障建設。信息化的檔案管理中，電子檔案是目前企業在辦公生產中使用頻率最高的一種檔案存在形態。在企業逐漸發展的過程中，電子檔案隨著時間增加數量上也更為龐大。所以，電子檔案在此方面相對于傳統的紙質檔案有著很好的優勢，在一定程度上也提高了檔案的使用效率[5]。但是電子檔案有著對系統的強烈依賴，這在檔案管理信息化的發展中是具有很大的隱患及風險的，在此過程中，檔案信息的安全問題要特殊的關注，并且作為建設中的重中之重，需要企業的管理人員建筑起強大的安全體系，以此來保障檔案信息化建設成果。

3 結語

綜上所述，企業的檔案作為企業發展的重要依據，是企業生產經營管理等方面的寶貴信息資源。同時檔案也是見證了一個企業從發展到崛起的重要過程，也是國家檔案資源不可缺少的重要組成[6]。企業的信息化檔案管理也受到了越來越多的關注和重視，借助現代信息及網絡技術更好地整理企業檔案信息資源，從而提升企業檔案管理水平，同時為檔案管理的信息化建設注入新的活力，協助企業走向現代化可持續發展的道路。