提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平的策略研究

劉 娜

（滕州市職業(yè)技能鑒定中心，山東 滕州 277599）

信息技術(shù)的出現(xiàn)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的普及，讓事業(yè)單位的檔案管理工作者有了新的工作模式與挑戰(zhàn)。適應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，做好檔案管理工作的信息化改革與建設(shè)，積極推進(jìn)電子檔案體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享目標(biāo)，才能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。更換工作模式，提供信息化的檔案管理服務(wù)，還需要每一位一線工作者思想的轉(zhuǎn)變，行為的落實(shí)。

1 營造檔案管理信息化改革良好氛圍

對習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理工作模式的所有人來說，檔案的信息化建設(shè)以及后續(xù)的數(shù)字化工作手段，是極為復(fù)雜的工作。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，決策者與各位一線工作者對檔案信息化建設(shè)的態(tài)度，決定了實(shí)際改革工作的順暢度。

首先，事業(yè)單位的決策者要給予檔案管理工作的信息化改革充足的重視。決策者觀念的及時轉(zhuǎn)變，能夠提高檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，引起其他工作人員的重視。在日常會議與工作安排中，將檔案信息化建設(shè)納入其中。在會議中共同學(xué)習(xí)有關(guān)于檔案信息化的新思想、新方向，展望與前景。鼓勵每一個部門的參會人員，說出自己關(guān)于檔案管理工作的實(shí)際建議。在單位內(nèi)部的宣傳工作上，加大檔案信息化工作的宣傳力度，做到眾所周知。其次，檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變工作理念。對檔案信息化建設(shè)工作來講，檔案管理人員是最為直接的參與者。他們的個人觀念，直接影響了檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效率與最終結(jié)果。打破傳統(tǒng)工作模式的限制，共同學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的必要性與具體方法，了解新型工作模式與工作所需要的具體技能。通過自主學(xué)習(xí)，成為可以實(shí)施信息化檔案管理工作的新一代檔案工作者。另外，事業(yè)單位內(nèi)部其它部門也要順應(yīng)檔案信息化發(fā)展的變化。檔案是單位內(nèi)部的重要資源，用處諸多。每個人都可能成為檔案資源的使用者。當(dāng)檔案信息化后，使用者所持有的檔案信息形式也會發(fā)生變化。在檔案信息化過程中，各部門需要配合檔案管理部門完成信息的收集、歸納與電子化。讓檔案相關(guān)者了解信息化的便利，盡最大可能配合檔案管理部門，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的最終目的。

2 加強(qiáng)檔案管理人員工作素養(yǎng)水平提升

檔案的信息化管理，是一項(xiàng)復(fù)雜的革新工程，更是專業(yè)要求相當(dāng)高的實(shí)操工作。具有技術(shù)性與專業(yè)性的工作，需要專業(yè)性人才來完成。對于當(dāng)代檔案管理人員來講，只了解檔案管理的專業(yè)知識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。信息化過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)知識、相關(guān)設(shè)備的正確使用方式、故障應(yīng)對方法等，都成為必要工作知識與技能。面對新的工作挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要做好檔案管理人員的培訓(xùn)與再教育工作。

首先，加強(qiáng)定期專業(yè)知識培養(yǎng)。信息化背景下，檔案管理人員需要充實(shí)個人專業(yè)知識，不斷參與學(xué)習(xí)。定期的集體培訓(xùn)，選擇具有針對性的內(nèi)容開展快速再教育，有利于檔案信息化建設(shè)工作的快速落實(shí)。針對檔案管理人員的現(xiàn)有專業(yè)知識與計(jì)算機(jī)操作水平，做好計(jì)算機(jī)應(yīng)用教育，豐富他們的信息網(wǎng)絡(luò)知識。重點(diǎn)了解電子檔案制作方法，接收方式與保管、應(yīng)用過程中應(yīng)當(dāng)注意的問題。將這些培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際檔案管理工作結(jié)合在一起，一邊應(yīng)用一邊鍛煉，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題，主動參加培訓(xùn)。在檔案信息化建設(shè)的特殊時期，做好人員專業(yè)知識考核工作。每次培訓(xùn)之后，要通過項(xiàng)目實(shí)操或者筆試方式，了解其培訓(xùn)成果，不為之后的檔案管理工作留下任何隱患。其次，加大檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)。在當(dāng)前的檔案管理隊(duì)伍基礎(chǔ)上，積極引入一些更專業(yè)的信息技術(shù)人才，作為高級技術(shù)人員參與到檔案信息化建設(shè)工作中。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，就像一顆定心丸一樣，為大家提供設(shè)備維護(hù)服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)安全保障服務(wù)，讓檔案信息化改革順利進(jìn)行。

3 提供充足的檔案管理信息化建設(shè)資金

檔案信息化建設(shè)，不僅需要思想支持、專業(yè)知識，資金支持也是必不可少的。與傳統(tǒng)的人工管理模式相比，信息化管理工作需要使用更多且更為現(xiàn)代化的設(shè)備。

首先，做好硬件設(shè)備的更新。對于當(dāng)代檔案管理工作者來講，計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，都是必不可少的設(shè)備。利用現(xiàn)代化的方式實(shí)施檔案的高效管理，一定要有智能設(shè)備的支持。以硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，檔案管理者才能將各類紙質(zhì)檔案資源，轉(zhuǎn)變成為電子檔案，更好地收集、分類、保管、調(diào)用與共享。每一個環(huán)節(jié)，都離不開這些硬件設(shè)施。加大資金投入，在第一時間采購規(guī)格合理的設(shè)備，是完成檔案信息化管理目標(biāo)的第一步。其次，做好軟件的更新。檔案的信息化，不只是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成為電子資料那么簡單，之后的收集、歸檔、使用與共享，也都需要依托互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)設(shè)備完成。這種一體化的信息處理工作，需要得到文檔處理軟件的支持。在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程中，檔案管理者要根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)做好檔案信息的整理，并設(shè)計(jì)檢索標(biāo)簽，更好地單位提供檔案信息的調(diào)用與共享服務(wù)。除了基本的操作，還需要對檔案信息進(jìn)行加密處理，備份處理。在技術(shù)人員的建議下，購買適合單位檔案信息工作需求的相關(guān)軟件，并定期做好軟件的更新與維護(hù)工作，才能使檔案資料發(fā)揮其本身的作用。

4 改變檔案管理工作具體方法流程

有了信息技術(shù)依托，檔案管理工作方式會發(fā)生較大變化。當(dāng)代檔案管理工作者，要認(rèn)識到傳統(tǒng)管理方式的優(yōu)勢與不足，傳承人工檔案管理的優(yōu)勢，將其信息化管理手段的便利結(jié)合在一起。不得全盤否認(rèn)傳統(tǒng)的工人管理模式，也不得用信息手段代替所有。

首先，做好檔案信息的搜集工作。在以往的檔案信息搜集工作中，檔案管理者要綜合考慮人力檔案、工作檔案、單位歷史文化檔案等內(nèi)容，逐個尋找對應(yīng)負(fù)責(zé)人，盡可能搜集全部信息。有了網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案管理者可以尋得各部門負(fù)責(zé)人的協(xié)助。各部門內(nèi)部以星期為單位，整理好每時期新產(chǎn)生的、需要存檔的資料。將紙質(zhì)原件上交，電子版發(fā)到檔案管理部門郵箱，做好重要級別標(biāo)注。用了信息技術(shù)的幫助，檔案信息的收集工作變得簡單且便利。其次，做好檔案信息的分類與保存。在各部門的協(xié)調(diào)下，檔案信息得以初步分類。檔案管理者要再次從專業(yè)角度出發(fā)，對檔案信息進(jìn)行有效整理。按照檔案歸檔要求進(jìn)行二次處理，讓每一位紙質(zhì)資料都有對應(yīng)電子文件，每一份電子文件都有具體歸納日期與來源標(biāo)注。最后，做好檔案信息的調(diào)用與共享。利用檔案信息數(shù)據(jù)庫，幫助使用者在第一時間找到關(guān)鍵檔案文件，并按照單位內(nèi)部要求完成調(diào)用與共享。

5 結(jié)語

綜上所述，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境改變檔案管理工作方式與思想，做好事業(yè)單位內(nèi)部文件數(shù)字化轉(zhuǎn)變，對事業(yè)單位各項(xiàng)組織工作的落實(shí)有積極促進(jìn)作用。深化對檔案管理工作信息化的認(rèn)知，提供良好氛圍，支持檔案管理者的改革工作，讓現(xiàn)代化的檔案管理工作方法為整個單位服務(wù)。