醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用及價(jià)值

朱琛琛

（河北省皮膚病防治院，河北 保定 071000）

人們生活水平不斷提高，更加重視健康問(wèn)題，檔案是醫(yī)院管理中一項(xiàng)重要工作，是醫(yī)院各項(xiàng)工作順利進(jìn)行重要的途徑，因此做好檔案管理工作至關(guān)重要，在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，引入信息技術(shù)完善檔案管理系統(tǒng)，提升檔案信息化建設(shè)的價(jià)值，提高檔案信息管理的效率和服務(wù)水平。

1 醫(yī)院檔案信息化的核心內(nèi)容

醫(yī)院進(jìn)行檔案信息化管理的注意事項(xiàng)：1）全面做好紙質(zhì)記錄，為信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)依據(jù)；2）完善醫(yī)院內(nèi)部人員的人力資源管理，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有序進(jìn)行；3）整理醫(yī)院內(nèi)部化驗(yàn)、檢測(cè)等檔案，轉(zhuǎn)換成信息形式的文件儲(chǔ)存；4）整理醫(yī)院中的各種儀器、后勤及設(shè)備等檔案，使檔案信息更全面；5）整理好所有患者的病例、處方信息。6）整理醫(yī)院內(nèi)部各類型的反饋信息，均以信息化的形式儲(chǔ)存[1]。

2 檔案信息化建設(shè)的作用及價(jià)值

1）檔案信息化建設(shè)可促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。我國(guó)醫(yī)療體系不斷完善，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院每天都會(huì)有大量患者，產(chǎn)生大量患者信息，為了提高醫(yī)護(hù)人員的工作效率，醫(yī)院應(yīng)引入信息化檔案管理系統(tǒng)，方便醫(yī)護(hù)人員快速獲取患者信息。檔案信息化建設(shè)可提高醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，進(jìn)而完善醫(yī)院內(nèi)部管理體系。醫(yī)院服務(wù)于患者的重要基礎(chǔ)是信息化管理，進(jìn)而為社會(huì)作出更大的貢獻(xiàn)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息化管理較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段更方便，進(jìn)而提升醫(yī)院信息化管理水平。如，信息化管理可取代傳統(tǒng)手工記錄，如掛號(hào)、繳費(fèi)時(shí)，使用就診卡時(shí)，掃描條形碼即可獲取患者的化驗(yàn)、檢查等資料信息，信息化管理方式可有效地縮短患者就診時(shí)間，提高醫(yī)護(hù)人員的工作效率。

2）提高醫(yī)院管理水平。檔案信息化建設(shè)要以檔案資料為基礎(chǔ)。在醫(yī)院管理方面，應(yīng)根據(jù)檔案信息制定相應(yīng)策略，如在病房后藥品區(qū)域管理方面，應(yīng)根據(jù)檔案中的標(biāo)準(zhǔn)條框采用相應(yīng)的措施。傳統(tǒng)人工查詢和記錄方式會(huì)給醫(yī)院管理工作帶來(lái)更大的工作量及壓力。檔案信息化建設(shè)，可使患者在就醫(yī)時(shí)將個(gè)人信息、患病信息錄入就診卡內(nèi)，診治過(guò)程中，醫(yī)生可通過(guò)系統(tǒng)顯示的信息結(jié)合當(dāng)時(shí)的病情快速進(jìn)行診治。在住院病人管理方面，錄入病人的入院、藥物治療、治療過(guò)程各項(xiàng)指標(biāo)檢查記錄等，應(yīng)用相應(yīng)的診治方案，幫助病人快速恢復(fù)健康。在出現(xiàn)相似病情患者后，醫(yī)生可以調(diào)取相關(guān)資料，進(jìn)而提升治療效率。在醫(yī)院日常工作中，管理人員可隨時(shí)登錄系統(tǒng)，查看病例報(bào)表、工作會(huì)議記錄、人員流動(dòng)狀況等，通過(guò)降低檔案管理的難度系數(shù)，可促進(jìn)醫(yī)院管理工作的順利進(jìn)行。檔案信息化建設(shè)可以確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，進(jìn)而確保醫(yī)院管理工作的效果。在醫(yī)療行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境下，醫(yī)院除了加強(qiáng)醫(yī)療器械的配置外，還可通過(guò)建設(shè)檔案信息化來(lái)提升醫(yī)院的服務(wù)治療及管理水平，提高醫(yī)院的整體競(jìng)爭(zhēng)力[2]。

3）醫(yī)院檔案信息化可提升管理者的水平。將信息化技術(shù)引入檔案管理中，既能簡(jiǎn)化管理工作流程、提升管理效率，還可提升檔案管理者的管理水平。檔案信息化管理需要各種計(jì)算機(jī)技術(shù)支撐，使管理流程步入正規(guī)化、流程化，有利于管理者掌握更多先進(jìn)的管理方法及管理技術(shù)，在不斷的管理過(guò)程中，持續(xù)提高其管理水平。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的策略

1）提高醫(yī)院對(duì)檔案信息化建設(shè)重視度。檔案的信息化管理與各項(xiàng)工作是否能夠順利進(jìn)行有關(guān)，因此，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)人員皆應(yīng)重視檔案信息化建設(shè)工作，使此項(xiàng)工作更加完善。醫(yī)院管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)有高度的認(rèn)識(shí)，并全力支持信息化建設(shè)的力度，為檔案信息化建設(shè)提供所需的信念、物質(zhì)基礎(chǔ)。在醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)及時(shí)做好工作中的反饋，全面重視檔案信息化建設(shè)，加速其構(gòu)建完成。

2）確保錄入的檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)初期，需要檔案管理人員將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，該工作是信息化工作的重點(diǎn)，若管理人員在錄入時(shí)未能保證信息的真實(shí)性，會(huì)造成后續(xù)的檔案管理出現(xiàn)失誤情況。因此，要求檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)錄入的信息，確保信息的真實(shí)性，進(jìn)而保證后續(xù)工作順利進(jìn)行。

3）優(yōu)化醫(yī)院信息化檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的內(nèi)部實(shí)際情況，建立完善的管理系統(tǒng)，并進(jìn)行不斷地更新與優(yōu)化，達(dá)到不斷提高檔案管理效率的目的。充分利用管理系統(tǒng)，為醫(yī)院各部門的各項(xiàng)工作提供有利支持。在進(jìn)行管理系統(tǒng)優(yōu)化的過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行各部門間會(huì)議討論，進(jìn)行有效的溝通交流，互相合作。同時(shí)應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部建立檔案信息安全監(jiān)管部門，便于解決檔案信息化建設(shè)期間出現(xiàn)的狀況及系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理，及時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，確保信息化軟件的安全運(yùn)行。

4）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理安全工作。醫(yī)院檔案管理引入信息化技術(shù)，雖然能提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，但安全性方面仍存在弊端，在醫(yī)院信息化檔案管理過(guò)程中，管理系統(tǒng)若遇到黑客入侵，檔案信息可能會(huì)被盜取或被篡改，極大影響醫(yī)院檔案信息的真實(shí)性與完整性，因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)重視信息安全性問(wèn)題，將機(jī)密文件進(jìn)行加密處理，不斷提升檔案的安全等級(jí)，最大程度的確保醫(yī)院檔案信息的安全及完整。

5）嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化建設(shè)的基本原則。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守以下原則：（1）標(biāo)準(zhǔn)性原則。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需確保每個(gè)流程具備一定的標(biāo)注性及規(guī)范性。（2）實(shí)行歸檔雙軌制。為了提高檔案管理工作水平，檔案管理人員還應(yīng)實(shí)行歸檔雙軌制，通過(guò)雙重保證來(lái)提高檔案管理工作水平。（3）應(yīng)進(jìn)行長(zhǎng)期管理。因檔案信息具有非常重要的作用及價(jià)值，在檔案信息化管理工作中應(yīng)始終遵守長(zhǎng)期管理的原則，將管理工作貫穿始終，全面落實(shí)信息化管理工作，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值[3]。

6）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在檔案管理工作中，檔案管理人員是此項(xiàng)工作的主體，檔案管理人員的自身的工作能力及綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率，因此，在信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的措施來(lái)提升管理人員的綜合素質(zhì)，實(shí)踐中可從以下方面進(jìn)行：使檔案管理人員對(duì)信息化建立正確的認(rèn)知。若想使檔案信息化建設(shè)能順利實(shí)施，首先應(yīng)確保檔案管理人員樹立正確的信息化意識(shí)，進(jìn)而重視信息化管理工作，將管理職責(zé)落實(shí)到每個(gè)管理人員身上。其次，給予檔案管理人員相關(guān)的培訓(xùn)。可開設(shè)信息化管理的知識(shí)講座，培訓(xùn)檔案管理人員全面掌握信息化管理技術(shù)，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。最后，在培訓(xùn)中可提升檔案管理人員的道德修養(yǎng)，避免管理人員因個(gè)人利益而影響檔案管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中，引入信息化管理取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員應(yīng)樹立信息化管理的意識(shí)，培訓(xùn)檔案管理人員相關(guān)信息化知識(shí)，保證信息化管理系統(tǒng)的安全性，提升醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量，有利于促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。