淺談檔案管理信息化建設

葛冬梅

（鄆城縣醫療保障局，山東 菏澤 274700）

檔案管理是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，其在社會和企業的資源管理中有著重要的作用。隨著時代的變化，信息技術以及科學技術的提高，傳統方式已經不能適應當前社會的發展趨勢。加強檔案管理的信息化建設具有重要的意義，可以提高檔案管理的效率，保證檔案管理的質量，使檔案管理工作得到更好的發展。

1 當前檔案管理存在的問題

檔案中紙質版檔案是檔案管理的主要方式，紙質版檔案在完善信息時具有其局限性，在檔案整理時比較繁瑣，并且在檔案信息查閱時，尋找較為困難，所以，傳統的管理方式存在著較多的問題，不利于信息資源的共享，影響檔案管理的工作效率，使得我國的檔案管理工作得不到發展[1]。

1）缺乏對檔案管理的重視，思想觀念陳舊。檔案管理在社會和企業中具有重要的意義，檔案是其單位查閱資料的關鍵點，但是人們對檔案的管理工作缺乏重視，沒有意識到檔案管理的重要性。現階段，多數的企業缺少對檔案管理的認識和意識，思想觀念沒有轉變，沒有真正意識到信息化建設的重要性[2]。檔案管理工作仍然處在效率較低的狀態，而檔案的利用價值也沒有真正發揮出來，從而導致資源浪費的現象。

2）對檔案建設投入資金不足。檔案管理是一項工作量比較大的工作，單位和企業都會有很多部門，所以檔案要進行分類管理，以便于后期檔案的查找。檔案的性質決定著檔案的整理工作需要投入人力和物力，需要有完善的電子設備和軟件設施，而現在對檔案的管理工作投入資金較少，影響檔案管理信息化建設的發展，阻礙信息資源開發和利用。

3）檔案管理人員的專業素質不高。檔案工作人員在檔案的管理中處于關鍵地位，和檔案管理信息化建設有著直接的關系。檔案的管理工作是需要由專業的檔案整理人員來進行的，專業人員的綜合素質較高，但是，在實際的檔案管理中，很多單位和企業的檔案管理工作是由非專業人員開展的，沒有經過系統的學習和培訓，靠自己的工作經驗開展檔案管理工作[3]。此外，很多的工作人員沒有積極的學習新的檔案整理規范，對于當前信息技術的發展難以適應，已經不能滿足需求，從而對檔案管理信息化建設產生一定的不良影響。

4）網絡安全問題存在隱患。信息技術的到來，互聯網的廣泛應用，為檔案管理工作提供了前提條件和有力支持。網絡信息化的發展帶來便利的同時也存在著隱患，例如，電腦黑客、電腦病毒對檔案的安全造成一定的威脅。檔案具有特殊性，檔案具有保密性，因此，檔案的管理工作要保證其嚴謹性，嚴格按照檔案管理的標準進行，注重檔案信息化管理的保密工作。

2 檔案信息化建設的重要作用

檔案管理的工作量和信息量非常大，改變傳統的檔案管理模式已經成為重中之重，紙質媒介進行錄入和存儲，工作效率得不到提升，在查詢信息時比較繁瑣。互聯網的利用使得檔案管理工作有了新的進展，整理的效率提升了，管理工作也比較方便，加快了其查詢的速度，有利于信息的及時更新[4]。檔案管理信息化建設，可以有效促進信息資源的共享，并且可以提高檔案管理工作的質量，提高管理工作的效率。此外，傳統的管理模式信息丟失的情況比較常見，容易造成損壞，不利于保存，檔案管理信息化建設可以降低檔案信息丟失率，減少檔案的損傷。互聯網的利用可以將檔案通過電子文件來存儲，檔案信息更加規律完整，保存更加長久。

3 促進檔案管理信息化建設的措施

1）完善檔案管理體系。檔案管理工作是要保證其能夠和市場經濟相吻合，檔案管理者要從市場的實際情況出發，建立完善的檔案管理信息化體系，要確保在利用信息時可以第一時間檢索出來。檔案管理工作從該角度出發，需要在具有專業能力和高層管理者的領導下開展，建立一套檔案管理信息化體系是極其重要的，保證信息的合理開發和利用。傳統的檔案管理是將檔案保存在固定的檔案庫中，需要查閱信息時才會將其尋找出來，這種方式具有局限性和封閉性[5]。信息化時代的到來，使得檔案管理的工作變得更加開放，并且檔案信息化體系的建立保證了信息的完整性、規律性以及數據性，同時方便了人們的查詢。

2）檔案管理信息化人才隊伍的建設。具有專業化、高素質的人才在檔案管理工作中發揮著重要的作用，其掌握著最新信息技術的應用，可以將信息技術合理地利用到檔案管理工作中，同時，專業的人才隊伍是檔案管理工作者的基本業務要求。定期給予檔案管理者培訓，到高校進修，及時進行交流，保證其掌握到最新的管理技術，提高檔案管理者對信息技術、有關的硬件設備、軟件開發利用的專業技能。建立具有檔案管理和現代信息技術較高的全能型人才隊伍，有利于提高檔案管理人員的能力和綜合素質。

3）形成檔案管理工作的前瞻性。檔案管理工作人員的工作范圍、每個人所負責的模塊要進行合理地分配，保證整個檔案管理工作的有序性，提高檔案管理的效率。在實際的工作期間，如果文件下發到檔案室要及時地進行處理，這樣可以在第一時間進行歸檔，保證檔案的完整性，避免存放時間過久出現損失的情況[6]。不管檔案是處在怎樣的狀態，管理人員有義務保證檔案的完整性，如果有借閱人員要及時地進行登記，督促借閱人的歸還，避免丟失造成不良后果。信息技術的利用，為借閱和查詢信息提供便利，將檔案信息錄入到檔案管理電子系統中，可以以最快的速度將所要查閱的資料尋找出來，很大程度上提高了人們的查閱效率。信息技術的利用可以使檔案管理人員充分掌握檔案室的檔案情況，同時提高檔案管理人員各方面的交流，為檔案管理工作積累有用的經驗。此外，檔案室工作人員要做好檔案的保密工作，對于借閱人員以及其他接觸檔案的人員問清原因和利用目的，要在檔案系統中設置登錄和查詢密碼，將具有保密性的檔案設置成不予公開的形式，防止檔案的泄露，造成嚴重的不良后果。

4 結語

加強對檔案管理工作的重視，提高檔案管理工作的效率具有重要的意義，檔案信息化建設促進檔案行業的快速發展，為檔案管理工作提供保障和有力的支持。在信息技術和互聯網的背景下，提高了檔案信息化、數字化的管理，順應時代的發展和進步，促進了檔案管理信息化的建設，提高檔案管理工作的有序性和完整性，從而提供優質的檔案管理服務。