大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略

宋山三

（重慶市急救醫療中心（重慶大學附屬中心醫院、重慶市第四人民醫院），重慶 400014）

對于企業而言，檔案資料記錄著過去的發展歷史與珍貴史料，為企業當下決策與未來發展起到參考的作用。在大數據時代之下，檔案信息化管理工作需要克服當下存在的問題，利用時代與技術的便利，從而找到檔案信息化管理的有效策略。

1 檔案信息化管理的實際作用

1）提升工作效率，實現資源共享。伴隨著互聯網時代的到來，網絡技術與信息技術得到極大的發展空間，這對于各行各業而言，為其工作開展提供了極大的便利，檔案管理工作也不例外。在實際的檔案管理工作當中，管理人員可以通過先進的網絡技術實現檔案信息的采集、歸納、整理以及最終歸檔儲存，使檔案實現信息化管理。這不但能夠節省管理成本，同時也能夠更好的實現資源共享，提升檔案管理的工作效率[1]。

2）備份重要信息，避免信息遺失。傳統檔案大多采用紙質、磁盤等有形介質，而且管理辦法相對落后，因此容易受到不可抗力因素以及人為因素影響，導致信息受到破壞以及損害，甚至導致信息遺失。進入到信息時代，如果采用傳統的管理模式，很容易導致企業檔案的安全性受到威脅，同時也容易出現信息儲存不全面的問題。因此將信息技術與檔案管理充分融合，利用云空間等技術進行檔案保存，在解決存儲安全性的問題之余，還能夠極大的節省物理空間，是信息備份與存儲更加安全，避免重要信息遺失。

3）提高檔案價值與使用效率。對于檔案管理工作而言，檔案管理部門的主要工作內容之一，就是為其他業務部門提供信息檢索以及查閱的相關服務。傳統管理辦法當中檔案管理每一項工作都依賴紙質文件，工作效率低、管理成本高但準確性差。檔案管理信息化、數字化之后，檔案信息檢索更加快捷和精準，在降低管理成本的同時也提高了檔案的使用效率，發揮檔案應有的價值[2]。

2 檔案管理信息化存在的問題分析

1）檔案數據結構不統一，整體性差。就我國當下大多數企業而言，在檔案管理方面存在數據結構不統一，整體性差的問題。首先不同類型的檔案在數據格式的使用上存在很大的差異，需要檔案管理人員投入大量的精力與時間將其格式重新調整統一進行歸檔。如果管理人員不調整直接進行歸檔，那么很容易造成文件損壞或者丟失，從而造成不可挽回的損失，因此工作效率較低[3]。其次，在部分企業的檔案信息化過程中，很多檔案是由紙質資料轉化錄入而來的，因此難免存在信息不完整的情況，其中一部分是檔案管理人員錄入遺漏造成的，另一部分則是企業各個部門之間沒有建立有效聯系，在檔案資料記錄方面沒有做到互通有無，從而造成大量重復與遺漏檔案存在，最終導致檔案信息準確性與整體性較差。

2）檔案信息化水平低，安全性差。就我國企業檔案管理的實際而言，不少企業目前仍然采用傳統方式進行檔案管理工作，沒有相關信息庫。造成這種問題出現的原因主要有：企業在檔案管理方面投入不夠、相關管理人員沒有做到與時俱進，導致無法適應管理方式的改變、企業檔案管理相關的制度缺失，對于檔案管理的重視程度不夠，這些都成為檔案信息化管理的阻礙因素。另外，部分企業在檔案實現信息化管理，其工作便利性大大提高，但信息平臺的安全性沒有做到位，導致企業內部重要資料安全性沒有保障，容易受到來自網絡的攻擊與篡改，對于企業而言十分不利[4]。

3）信息化管理平臺缺失，專業性差。要實現檔案信息化管理，不僅僅需要將檔案數字化與信息化，同時也需要搭建信息化的管理平臺，其中包括人機交互、遠程監控、云存儲等方面的功能。但當下很多企業的檔案信息化管理還處于初始階段，信息管理平臺缺失，制約了檔案管理的發展。另外管理人員的信息化素質與相關知識儲備不足，面對行業改革以及日新月異的技術發展，不少管理人員并沒有做好相關準備，因此很難提高檔案管理效率。

3 大數據時代做好檔案管理信息化的有效策略

1）統一檔案管理數據結構，提升管理手段。身處大數據時代，要做好檔案信息化管理，首先要做的就是統一檔案管理數據結構，降低檔案管理人員實際工作的難度。這就需要企業優化和完善檔案管理相關的工作機制，在檔案電子化的過程當中制定統一的文件錄入格式，避免檔案管理者二次加工。另外在收集與整理檔案資料時，也注意采用統一的文件格式進行填寫，為后續檔案存儲工作等提供便利。其次，企業還需要加大檔案管理工作的相關投入，合理利用互聯網以及相關的大數據技術對檔案管理進行優化，在信息化之初可以采用傳統管理模式與信息化管理模式雙軌并行的辦法，逐步過渡，避免出現重大工作失誤，保證企業檔案信息有效管理[5]。

2）優化檔案信息化水平，提高信息安全性。要做好檔案信息化管理，單純依靠統一數據結構是遠遠不夠的，同時還需要優化檔案信息化水平。一方面，企業要明確各業務部門之間的職責，檔案管理人員主要依據規定將各類文件整理歸檔，對不同部門的檔案進行分別保存，定期巡視保證檔案完整。另一方面，需要制定嚴格的檔案管理制度，減少檔案使用過程當中的隨意性與盲目性，對于輸入、下載以及檔案使用的每一個環節都有嚴格的監督，避免損毀檔案的意外發生，提升檔案管理信息化水平。另外，大數據時代的特點就是信息開放性更高，檔案資料使用與調取更加方便，但與此同時在網絡環境之下，檔案信息的安全性也有潛在威脅，因此在檔案管理方面應當充分利用防火墻、病毒防御系統等等，保證檔案信息的安全，同時還要合理利用云存儲空間，做好信息備份，避免檔案信息因外在原因造成遺失和損毀。

3）完善信息化管理平臺，提高管理者素質。對于檔案信息化管理而言，最重要的就是搭建信息化平臺，這是檔案信息化管理的基礎。信息化平臺的搭建要從檔案管理工作的需求出發，不但能夠實現對答案資料的實時監控，同時也能夠滿足檔案管理一系列工作在平臺上完成的需求。除此而外，信息化管理平臺的完善還能夠使不同業務部門之間實現檔案信息共享，使得檔案管理工作更加簡潔、高效和安全，將檔案價值最大化[6]。最后，需要注意的是，做好檔案信息化管理不能忽略對管理者素質的提高，這需要企業為檔案管理相關工作人員提供更多的學習與進修機會，定期舉辦相關培訓，提升管理人員業務能力與信息技術水平，從而更好的做好檔案管理工作。

4 結語

總而言之，身處大數據時代，檔案信息數字化、信息化管理并非朝夕之功，而是一項繁瑣且繁重的任務，因此各企業單位在實施之前需做好整體的規劃。在有明確目標的前提之下，結合時代特點融合當下最先進的信息技術手段，優化檔案管理的相關手段與措施，從而建立較為完善的信息管理平臺與制度，從而提高檔案管理的質量與效率，以期為企業發展作出應有的貢獻。