電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義及注意事項分析

張利鋒

（華潤電力投資有限公司西南分公司，四川 成都 610000）

進入21世紀，互聯(lián)網和信息技術在社會中的運用越來越廣泛，數(shù)字化和智能化的建設越來越普遍，通過互聯(lián)網和大數(shù)據(jù)的管理手段可以提高企業(yè)的管理水平，因此，在電力企業(yè)中，檔案管理作為信息儲備管理的一個重要環(huán)節(jié)，由于檔案的內容較多且繁雜，在進行管理的過程中難度較大，這時采用數(shù)字化的管理方式可以改變以往紙質檔案管理的弊端，避免由于惡略天氣以及意外事故導致的檔案丟失、破損，通過數(shù)字化檔案利用，提升檔案效率，更好地發(fā)揮檔案價值，從而加快電力企業(yè)信息化的建設步伐，并強有力的完成時代賦予的責任，助力企業(yè)的快速發(fā)展。

1 電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義

在電力企業(yè)中，一般檔案管理都是紙質化，但是隨著我國信息技術和互聯(lián)網的發(fā)展，數(shù)字化的管理逐漸成為社會的發(fā)展趨勢，所謂的數(shù)字化管理方式就是擺脫以往紙質化和人工的管理方式，借助信息化管理系統(tǒng)或者是大數(shù)據(jù)的管理方式，將電力企業(yè)中的數(shù)據(jù)和文件通過掃描、轉化等方式進行數(shù)字化，然后利用信息化的技術對其進行智能化管理，進一步提高檔案價值。因此在電力企業(yè)的檔案管理中采用數(shù)字化的管理方式一方面可以減少檔案的丟失，眾所周知，以往的檔案在管理的過程中都是采用紙質的檔案管理方式，但是一旦遇到公司火災以及其他情況，會導致公司檔案出現(xiàn)遺失，這樣會影響檔案的安全性，但是采用數(shù)字化的管理方式可以借助先進的數(shù)字化技術將檔案的數(shù)據(jù)和資料存入電腦中，這種儲藏的方式可以減少數(shù)據(jù)的丟失，保障數(shù)據(jù)和資料的安全。另一方面數(shù)字化的管理方式可以提高檔案的管理水平，提升檔案利用效率，在電力企業(yè)中，數(shù)字化的檔案管理方式可以儲存大量的信息，并占用的空間小，同時數(shù)字化的檔案管理方式可以借助數(shù)字化的技術將圖片、文字以及影像等資料轉化為相應的數(shù)據(jù)，這樣可以借助自動化的管理方式，對儲存的檔案信息進行科學化的管理。在電力企業(yè)中，隨著信息化建設的不斷完善，借助信息化的管理為企業(yè)生產經營、領導決策提供依據(jù)，為企業(yè)員工能夠快速準確的獲得相應的信息和資料，從而更好地發(fā)揮檔案價值，提高檔案部門的服務水平。

2 電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的注意事項分析

2.1 健全數(shù)字化管理制度

在電力企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，健全數(shù)字化管理制度是其中的重要內容。數(shù)字化的管理與傳統(tǒng)的紙質人工管理方式不同，就需要對檔案的管理制度進行調整和創(chuàng)新，才能符合電力企業(yè)的管理，因此，在數(shù)字化的管理中，首先要建立相應的規(guī)章制度，根據(jù)電力企業(yè)的檔案管理情況建立相應的制度，將數(shù)字化管理的各個流程環(huán)節(jié)落實到每個管理人員的身上，可以將管理的工作落到實處，提高管理人員的責任感和積極性，其次在數(shù)字化的管理中，要做好對檔案的備份并進行異地保存。雖然數(shù)字化的管理不像紙質檔案那么容易受火災、水災、地震等破壞，但是如果不做好備份容易丟失，我們需要將電力企業(yè)的各類數(shù)字化檔案資料進行分類整理，做好安全備份并進行異地保存，保障數(shù)據(jù)和資料的安全。此外，在數(shù)字化的管理中要加強監(jiān)督，建立相應的責任制，一旦數(shù)字化管理出現(xiàn)問題可以及時找到相應的負責人，可以提高數(shù)字化管理水平。除此之外，還要做好應急預警機制，對數(shù)字化信息做好保護預警，一旦出現(xiàn)可能丟失的傾向可以及時預警，避免網絡攻擊、設備損壞、誤操作等各種情況造成數(shù)據(jù)泄露、丟失。

2.2 提高管理人員的綜合素質

加強對管理人員進行相關的培訓，提高管理人員的信息化素質也是數(shù)字化管理中需要注意的事項。在電力企業(yè)中，一般檔案從業(yè)人員年齡較大、非檔案專業(yè)或信息化專業(yè)畢業(yè)，采用傳統(tǒng)的管理方式較多，但是數(shù)字化的管理理念和方式卻與傳統(tǒng)管理方式有很大的不同，這時就需要對管理人員進行培訓，故此，在電力企業(yè)中要針對性地加強檔案管理人員專業(yè)知識和技能培訓，針對一些年齡較大的管理人員，可以聘請專業(yè)數(shù)字化管理人員對其進行培訓，樹立數(shù)字化管理的理念。針對年輕員工加強技能方面數(shù)字化實操培訓，這樣可以針對性提高檔案管理人員的數(shù)字化管理水平，同時要引進先進的數(shù)字化管理人才，并健全電力企業(yè)的薪酬制度和福利制度、晉升通道，用福利制度留住人才，這樣也可以讓新老人員之間進行溝通和交流，進而提高整個管理團隊的質量，此外，在電力企業(yè)中，管理人員要樹立活到老學到老的思想，管理人員要不斷地學習數(shù)字化的管理知識，這樣才能不斷更新自己的知識和技能，進而提高管理人員的數(shù)字化管理水平，因此建立一支高素質的數(shù)字化管理團隊也是其中的重點。

2.3 做好數(shù)字化管理的安全系統(tǒng)

在電力企業(yè)的數(shù)字化管理中，做好數(shù)字化管理的安全防護也是其中的重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化的管理方式會用到互聯(lián)網和計算機系統(tǒng)，如果企業(yè)的系統(tǒng)受到黑客的攻擊或者系統(tǒng)遇到病毒會導致企業(yè)的數(shù)據(jù)和資料丟失，這時保障數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全就變得至關重要，因此，在數(shù)字化的管理中，要做好殺毒和病毒防范工作，提升員工安全防護意識。企業(yè)可以借助一些殺毒軟件對企業(yè)的管理系統(tǒng)進行殺毒，并做好對病毒的防控工作，定期對系統(tǒng)的病毒進行掃描，如果有病毒要及時處理，這樣可以保障數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全，同時做好全員信息安全宣貫、培訓。在安全防護中，要做好檔案的數(shù)據(jù)資料的追蹤體系，建立相應的信息反饋系統(tǒng)，如果數(shù)字化管理系統(tǒng)受到黑客的非法攻擊，這時系統(tǒng)就可以及時預警，并啟動相應的安全防護機制，這樣可以保障電力企業(yè)的數(shù)據(jù)和資料安全，避免黑客對企業(yè)數(shù)據(jù)資料的竊取，進而保障檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的良性運行。

3 結語

總而言之，在電力企業(yè)的管理中，檔案管理作為其中的重要組成部分，在進行管理的過程中需要更加嚴謹，而數(shù)字化的管理作為時代發(fā)展的需要，在進行電力企業(yè)的檔案管理中，要健全數(shù)字化管理的制度，加強對數(shù)字化管理人員的培訓，并做好數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全工作，這樣在進行實踐的過程中可以不斷解決其中的問題，提高電力企業(yè)的數(shù)字化管理水平和質量，并促進電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。