新時代事業單位檔案管理的思考

李建華

（孝義市機構編制電子政務中心，山西 呂梁 032300）

隨著科技的發展，信息時代的來臨，事業單位的檔案管理工作勢必面臨著改革，如何在信息時代做好事業單位的檔案管理工作，是每個檔案管理工作者需要關注以及研究的問題。

1 在新時代事業單位的檔案管理工作面臨的挑戰

1）沒有建立標準的規范體系

在事業單位的檔案管理工作當中原有的標準規范已不能滿足新時代下對于檔案管理工作的要求。在各類高質量的數據資源與各地方館的數字資源庫進行互聯時使用的相關技術沒有統一的技術標準，需要規范館藏檔案信息化工作，進一步完善和規范檔案網站信息系統設計的標準和應用的標準。

2）沒有解決檔案安全的問題。隨著計算機技術應用于檔案管理工作當中，對于檔案的信息進行開發和利用的過程當中，會伴隨著信息泄露的問題，或者檔案信息的遺失亦或是篡改等弊端。為此，在進行檔案信息化的過程當中，需要對于伴隨而來的諸多對檔案資源造成威脅的潛在風險進行分析，并及時采取有效的方法來應對這些潛在的風險，保證檔案資源的完整以及真實性。

在檔案信息化的過程當中，對于信息化技術和計算機技術的依賴性很強，為此造成了檔案信息化的動態管理特性，需要相關的檔案管理工作人員以及技術監控人員能夠根據計算機網絡技術所需要應對的解決問題，而采取有效的措施，做到對檔案信息化工作質量的合理把控。同時很多的檔案信息所依賴的計算機網絡技術，還有賴于相關的法律法規給予支持。使得相關的技術人員能夠在檔案管理工作當中提高檔案信息化的計算機網絡技術，保證檔案信息的真實性和原始性。

目前，我國還未正式的確立電子文件的法律地位，為此，在對于電子文件的真實性和原始性進行認知上遇到了阻礙和瓶頸。與此同時，還需要進一步地規范電子文件的管理工作標準。

3）缺乏檔案信息化的檔案人才。在進行檔案信息化的管理過程當中，沒有重視對于相關的檔案管理人員的培訓工作，使得電子檔案的管理人員缺乏相應的崗位技能和崗位綜合素養；同時相關的事業單位也沒有重視給予電子檔案管理崗位招聘相應的人才，造成了在檔案信息化過程當中，缺乏相應的管理人才和技術人才，特別是缺乏復合型人才，同時由于檔案管理工作具有枯燥乏味的特點，致使很多的年輕人不愿意從事檔案管理工作，這也是檔案信息化過程當中檔案管理崗位人才緊缺的原因之一[1]。

2 新時代事業單位檔案管理工作的方法

1）豐富檔案數據庫。在進行檔案資源的信息化過程當中，需要豐富檔案數據庫，做好檔案信息化管理工作的基礎工作。將檔案的信息采集之后，利用現代化的技術手段，使得檔案資源進行信息化歸檔以及建設，使得檔案資源呈現數字化的管理方式，使得檔案管理方式呈現現代化的管理水平，能夠集中且有序地實現對檔案信息的最優化管理與配置，開發和利用電子檔案的價值，使得檔案信息化能夠發揮最大的經濟效益，使得檔案館的公共服務功能更加完善與高級，為后續建立完善的檔案信息化工作服務體系奠定基礎。

在此過程當中，相關的檔案管理人員還需要注重對檔案信息的電子備份，并且將檔案信息的電子備份工作作為檔案信息化過程當中檔案管理工作的重要內容，也是完善檔案安全體系的重要內容。在進行檔案電子備份的過程當中，需要對重要檔案和電子文件做好異地備份工作，同時還要異質備份重要的電子文件，使得電子文件在期望的時間內能夠做到電子信息的絕對安全和絕對可讀。為此需要相關的檔案管理工作人員在進行檔案資源信息化的過程當中，不僅需要豐富檔案數據庫，同時還要把控檔案資源信息化的工作質量，體現出事業單位對于檔案資源信息化管理工作的特點，使得存史資政的功能在事業單位的檔案管理工作當中有效地發揮出來[2]。

2）建立完善以及合理的檔案管理機制。在事業單位的檔案管理工作當中，需要建立完善的檔案管理制度，進行檔案管理制度的建立工作當中要秉持制度內容合理，簡明，實用和可操作性強的特點。并且所建立的檔案管理制度的約束范圍是全體員工，為此，需要事業單位的領導和員工共同遵守檔案管理制度，提高檔案管理制度的應用效率。同時在按照檔案管理制度進行檔案管理工作時，需要按照制度的要求依法辦事，對檔案信息做到及時以及真實的收集，保證檔案信息的真實性和完整性，并且，將收集到的檔案信息進行高效率的甄別與審查，并將審查過的有效檔案進行及時的歸類，并且在檔案管理工作當中不允許未經程序允許篡改或者調查檔案的行為出現，保證檔案的完整性以及保密性，防止檔案信息因為人為的原因而造成銷毀或者偽造的現象出現。在執行檔案管理制度時要做到公平對待，獎懲分明，使得檔案管理工作為提高事業單位的工作效率而服務，保證檔案信息能夠發揮最大的價值，使得檔案管理工作能夠符合信息化時代對檔案管理工作的要求[3]。

3）建設一支高素質的檔案管理人才隊伍。在信息時代下，在檔案資源的信息化過程當中，給予相關的檔案管理人員提出了更高的要求，需要相關的檔案管理人員掌握最先進的檔案管理信息技術。需要相關的檔案管理人員能夠對于檔案進行文書立卷，掌握檔案信息的整理，鑒定和開發等方面的基本操作技能，不斷地學習與檔案管理相關的現代化科技手段和先進的檔案管理理念。與此同時，檔案管理工作還考察檔案管理人員的綜合素養，需要檔案管理人員能夠在檔案管理工作當中做到統籌安排，對于檔案信息能夠做到細致的收集以及審查，在檔案信息化的過程當中，擁有吃苦耐勞的堅毅品質，在崗位當中擁有創新意識與理念，擁有公正廉明的工作作風，跟隨著時代發展的局勢，加強思想政治理論知識的學習，以及崗位技能的學習，利用完善的崗位基礎理論知識以及專業技能服務于檔案管理工作。

在進行檔案管理工作當中，相關的工作人員需要擁有全新的檔案管理工作觀念，要意識到檔案管理工作的重要性，并且在工作崗位當中有創新意識，提高檔案管理工作效率，不斷的總結經驗，優化檔案管理工作途徑與方法。為此需要事業單位注重對檔案管理人才的培養以及招聘工作，建立一支高素質的檔案管理人才隊伍，為提高事業單位的檔案管理科技化水平提供人才的保障。與此同時，還需要事業單位增加檔案管理工作崗位的吸引力，提高檔案管理工作人員的福利待遇，吸引更多的優秀檔案管理人才進入事業單位從事檔案管理工作。最后還需要事業單位的檔案管理部門對檔案管理工作做到嚴格管理，對于檔案管理工作的交接工作提供明確的制度保證，使得事業單位的檔案管理人員能夠按照規定做好檔案工作的交接工作和聯絡工作，保證檔案信息的保密性和完整性，以防在工作交接的過程當中造成檔案資源的遺失和遺漏，降低了檔案管理工作效率。

3 結束語

綜上所述，在信息化時代，事業單位的檔案管理工作科技化和信息化是時代發展的趨勢要求，為此首先需要事業單位的領導和檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，重視檔案管理工作，需要相關的檔案管理人員及時學習先進的檔案管理技術，需要事業單位建立一支高素質的檔案管理人才隊伍，并且重視對檔案管理人員的工作培訓，積極的引導檔案管理工作人員及時學習先進的基礎理論知識和崗位技能，做好事業單位的檔案信息化工作，并且建立與事業單位實際相符的檔案管理工作制度，推進檔案管理信息化的進程，提高事業單位的檔案管理工作效率，使得檔案管理工作為事業單位的管理工作服務。