縣級國家綜合檔案館規范管理與創新服務探析

鄭 敏

（湖南省桃江縣檔案館，湖南 益陽 413400）

針對檔案公共服務，縣級綜合檔案館是前沿陣地，但是就目前的實際情況來看，縣級綜合檔案館的基礎設施建設相對薄弱，信息化建設相對滯后，并且檔案資源的實際利用度偏低，這樣難免會影響檔案的規范管理和創新服務。所以，以問題為導向研究檔案管理能夠匹配縣級國家綜合檔案館改革的實際需求，要通過各個方面有效措施推動縣級綜合檔案館的建設，在豐富檔案服務內容的同時進一步完善公共服務。

1 縣級國家綜合檔案館服務能力分析

就目前的實際情況分析來看，縣級國家綜合檔案館本身的服務能力有所欠缺，對應的服務水平也是參差不齊，無法匹配時代發展需求，也不能匹配當地的經濟社會發展需要。存在的主要問題在于：第一，檔案結構不夠合理。很多縣級國家綜合檔案館的檔案都是以文書檔案為主，對民生檔案的重視度不足，這樣就導致館藏檔案結構相對單一，合理性不足，容易影響檔案資源的利用與開發。第二，檔案接收欠及時。一方面由于受經濟條件的制約，有的縣級國家綜合檔案館基礎設施建設依然滯后，檔案庫房少、裝具不足、保管保護條件差，根本滿足不了本行政區域內各機關各門類檔案移交進館的需要；另一方面，檔案移交單位的檔案不符合移交進館的要求，有的未對檔案開展移交前涉密審查，有的檔案整理不符合業務規范，有的未對檔案進行數字化處理。以上種種，導致縣級國家綜合檔案無法及時將已到期應移交進館的檔案接收入館、館藏數量有限。第三，檔案管理手段相對落后。針對檔案的查閱與保管依舊停留在以手工為主的階段，檔案查閱費時費力，查閱速度較慢。更令人擔憂的是部分縣級國家綜合檔案館的信息化建設相對艱難，還沒有配套的數字化檔案館建設。第四，檔案服務功能有所欠缺。縣級國家綜合檔案館沒有全面啟動檔案信息資源利用中心、電子文件備份中心以及政府信息查閱中心等服務功能，檔案服務工作依舊停留在傳統的保管與查閱的范疇，和信息化、現代化發展相去甚遠[1]。

2 縣級國家綜合檔案館規范管理與創新服務途徑分析

2.1 縣級國家綜合檔案館規范管理

1）注重工作激勵機制。針對縣級國家綜合檔案館，日常工作想要看得過去并不難，但要真正做到卻很不容易。基于目前的情況，需要注重工作激勵機制的融入。第一，自覺落實上級精神，積極借鑒好的經驗與做法。落實對應的人員激勵規定，激勵工作人員干事創業、擔當作為；第二，落實思想政治工作，有效實施正面的引導。結合談心談話的活動，真正給予工作人員鼓勵與關懷；第三，在人員流動相對匱乏的時候要開展人性化的管理，能夠基于人性化的制度設計來保障人員的輪崗交流、學習培訓，從而營造一種會干事、干成事的 氛圍。

2）改進微觀管理模式。為實現微觀管理模式的改進，需要落實：第一，注重工作重心的轉移，積極改變工作思維和工作方法。作為縣級國家綜合檔案館，要基于公益事業的發展，不斷滿足人民群眾的公益服務需求。各檔案館之間也要懂得彼此之間的溝通和交流，真正借鑒其他檔案館的實用性建議。第二，落實“三定”方案，真正落實崗責到人機制，促使工作人員充分理解工作要求和任務目標，跟隨形勢的發展需求力求取得新的業績，承擔新的使命。第三，進一步落實檔案館內部的流程完善工作。結合檔案館改革的實際需求認真研究，制定合理的內部管理流程，促使檔案管理與服務都能有章可循，讓各項工作順利開展下去。第四，強調局館之間的交流，將與檔案局之間的關系進一步理順[2]。

2.2 縣級國家綜合檔案館創新服務

1）注重檔案的集中統一保管。為了滿足社會發展的實際需求，增強實踐，檔案館需要樹立“大檔案”的基本理念，將分散的檔案資源直接綜合到國家綜合檔案館進行統一的保管，這樣才能實現征集接收工作的有序強化，滿足檔案資源的系統整合和對應的科學類聚要求。與此同時，激活檔案資源的合理配置，促使各種門類與載體的檔案直接集中到國家綜合檔案館之中進行規范化的管理，確保合理配置社會物質文化和檔案信息資源。

2）創新檔案服務方式。作為縣級國家綜合檔案館，需要圍繞黨委政府、企事業單位、人民群眾的實際需求全面落實檔案資源的科學整合工作，實現對檔案價值的充分挖掘，真正將檔案活化，讓檔案庫轉變成思想庫。將國家綜合檔案館的基本公共服務功能發揮出來，通過檔案資源來服務社會與群眾。基于這一基礎，實現檔案資源的主動開發，并且利用推介、報送的方式，提供對應的信息服務，再搭配上檔案展覽、網絡視頻發布以及檔案信息進農村等諸多方式，實現檔案信息服務模式的改進與創新，真正服務社會大眾。

3）優化綜合檔案館館藏資源。館藏資源是否豐富直接關系到縣級綜合檔案館的能力與水平。所以，在創新服務方面需要做好館藏資源的優化與豐富，為公共服務功能的提升提供保障條件。第一，面向社會開展檔案征集活動，通過網絡平臺的利用實現檔案征集渠道的拓展，對于本地區具有重要價值卻散失、散存的檔案都要將其集中到檔案館，實現檔案的保存與利用。在征集檔案的過程中，檔案館需要按照自愿的原則，對于上交珍貴檔案的人給予一定的補償，并且將檔案的使用權直接從社會主體轉移到縣級綜合檔案館中。另外，要懂得對檔案公共服務內容與項目的大力拓展，除開基本的檔案借閱咨詢和宣傳服務之外，還要將原本的被動服務轉變為主動服務，招募檔案服務志愿者，并且與當地的實際檔案需求結合起來，創新檔案宣傳展覽活動，將縣級檔案館的社會影響力提上去[3]。

4）切實加強學習培訓。為了進一步實現縣級國家綜合檔案館的創新服務，還需要從人員隊伍建設方面入手：第一，培養檔案館工作人員的理想和信念。作為檔案館工作人員要牢記初心、使命，能夠堅持“檔案工作姓黨”的前提條件，能夠堅持四個自信、四個意識，真正落實習近平總書記新時代中國特色社會主義思想的精神，能夠做到入腦入心、融會貫通，將其滲透到創新服務中去。第二，做好技能培訓方式的創新。首先，可以引導館工作人員自學成才，利用指尖課堂的方式建立示范操作視頻庫、知識技能試題庫、知識競賽比賽等，以此來提高檔案工作人員的學習積極性和實效性，讓他們深刻理檔案服務的根本意義。其次，注重科學化的培訓，引入前沿的思想，運用“互聯網+”的思維模式激活本館人才，促使培訓學習提質增效。最后，從學習制度入手，強調學習管理與培訓匯報制度的建立、完善、執行，及時構建全面的長效機制，增強業務培訓與業務交流，最終為創新檔案服務奠定良好的基礎。

3 結語

隨著時代的發展，當前的縣級國家綜合檔案館需要落實規范化的管理要求，切實做好檔案管理工作，再搭配對應的創新服務措施，確保迎合檔案館的現代化發展需求，同時社會大眾的基本需求，推動檔案館實現可持續發展。