淺析精細化管理在醫院檔案管理中的運用

田新贊 周廣軍

（1.山東省泰安市中心醫院，山東 泰安 271000；2.山東省泰安榮軍醫院，山東 泰安 271200）

精細化管理隨著工業生產逐漸發展，主要是為了企業在生產過程中能夠充分地將生產和服務將客戶需求結合起來，同時將公司內部結構和崗位進行合理分配提高工作與服務的效率。

1 我國醫院檔案管理實際情況

1）檔案管理模式和方法過于傳統。我國目前的很大一部分醫院仍然采用著傳統的檔案管理模式，尤其是在經濟文化發展比較落后的區域，醫院的檔案管理系統較為落后，不能很好地與我國的經濟文化實際發展相適應。檔案管理人員依舊采用比較落后的方式進行檔案管理例如手動分類和管理記錄檔案，這樣的管理手段會使檔案在查詢借出管理過程中非常容易丟失和損壞，并且工作人員因為自身精力問題也難以及時地對檔案進行管理維護，檔案管理的實際效率非常地低下。同時由于傳統的檔案管理對于管理理念和方式不夠規范經常會造成檔案的水平參差不齊，檔案格式不規范，檔案組卷混亂等現象，這些現象也會使醫療工作受到影響，對于醫院與病人的溝通合作和科研工作展開十分不利。另外醫院檔案管理領導人員思想的落后也為檔案管理發展提供了阻礙。

2）檔案收集和檢索效率低下。醫院在醫療服務的過程中往往需要及時的記錄和歸類檔案，這時候低效率的檔案管理和檢索就會給醫院日常醫療服務帶來困難和失誤。目前大部分醫院檔案檢索效率并不高，檔案管理人員有時不能熟練掌握網絡計算機對檔案的管理和檢索方法。管理人員沒有與工作匹配的素質，不能很好地進行檔案管理，檔案也不能夠很好地發揮應有的作用，反而阻礙了醫院發展。

3）檔案管理制度不健全。目前我國有相當一部分的醫院沒有形成先進完善的檔案管理制度，檔案的分類查詢和移交返還等環節登記手續缺失，管理人員有時會消極工作，給檔案管理帶來了一定難度。管理制度對于專業人員的獎懲和選拔也不夠規范，會造成在其位不謀其職和一些管理人才不被重用的現象。由于醫院對管理檔案不夠重視也阻礙了檔案管理制度進一步發揮，這種理念無疑會使熱衷于研究檔案科學管理和分類的人才減少。因此我們必須對檔案管理工作重視起來，提高管理檔案的意識，緊跟時代發展需要，重視檔案的精細化管理。而且有時候醫院內部檔案管理部門對于檔案管理本身的編輯和整理方法也不夠科學，沒有形成行之有效的一套標準，檔案文件管理不夠全面，質量不達標等現象時有發生，這也給醫院工作造成了很多 困擾。

2 完善醫院檔案管理的重要意義

醫院檔案管理是醫院工作進行記錄歸納的一種方式，是行政管理工作的重要組成部分，有利于推進醫護人員展開日常工作并能夠查漏補缺為科研提供依據，因此醫院檔案管理對于醫護人員的日常工作展開有著一定的影響。檔案管理通過文字視頻等方式對醫院醫療工作進行記錄和歸納，并對醫院的研究項目管理制度標準等進行記錄，這樣的方式可以使醫院運用數據與患者、與市場、與其他醫院和研究機構進行快速有效率的交流。同時檔案真實的記錄了醫院的治療數據和信息，具有重要的憑證作用，醫院不僅僅可以憑此理清管理和服務存在的問題，還可以憑此改進醫院的運營規劃，提高醫院的管理水平。同時由于檔案管理與醫院文化不可分割，良好的檔案管理也能夠增加醫務人員對于治病救人工作的歸屬感和信心。因此醫院采用精細化的網絡管理無疑可以更好地發揮檔案管理的重要意義，使醫院的檔案管理在數量和質量上的問題都能夠有效地改善，使醫院的檔案錄入分類和運用更加的合理規范，醫療服務質量得到顯著提升。在信息技術不斷發展的今天我們更要在醫院中運用精細化的檔案管理，提高對于檔案數據利用的能力和效率，促進醫院合理發展。精細化管理的辦法就可以運用多種管理手段和方法科學有效組織醫院檔案管理工作，達到提高管理效果的目的。

3 檔案管理精細化的方法

1）利用先進檔案管理手段。由于當今社會信息技術發展十分迅速，信息技術的進步也為檔案管理的手段更新提供了基礎，很多關于管理數據的新方法逐漸發展起來。先進的軟件為快速有效的管理檔案創造了很多可能，因此醫院要注意對于一些功能全面強大的辦公管理軟件的引入學習和利用。同時還需要積極組織檔案管理人員對新軟件新知識進行系統性的學習，以求檔案管理人員能夠對軟件進行有效利用，提高工作效率和工作質量。醫院可以致力于對檔案管理人才的引進和培養，形成在檔案管理方面的獨特經驗和優勢，還可以將本醫院的檔案管理人員帶到檔案管理手段先進的醫院進行友好的交流與學習，并在此過程中結合本醫院已有經驗進行有針對性的吸收和采用，形成適合自己醫院的檔案管理辦法。只有將檔案管理本身的方法精細化和標準化，才能夠為整個檔案管理制度精細化實施提供基礎，因此醫院一定要重視基礎決定上層的世界觀，制定正確的方法論。

2）在檔案歸類時運用精細化管理。運用精細化的管理手段要求檔案管理人員對于檔案的分類和整理要利用精細化化檔案管理的管理理念。主要要求檔案管理工作人員對檔案歸類整理過程進行改進和精進化。因此在不同類型檔案的管理規劃中可以具體的采用不同的形式和方法，建立一整套關于不同級別和類型的醫療檔案保存和調用的規范制度。將精細化推動到檔案管理的每一個環節，確保檔案在歸類調用過程中都能夠有效地進行，達到醫院的管理標準。精細化運用在醫院的檔案管理中要充分體現它的準確性和及時性，要保持檔案管理的信息化和與時俱進對于管理樹立量化的標準。

3）精細化醫院檔案管理制度。要實現精細化的檔案管理。就要以先進的思想去帶動精細化管理理念發展成熟。醫院要重視檔案管理制度建設，把檔案管理制度同醫院管理水平有機結合。醫院的領導層要加強對檔案管理工作的認知。在思想和實際行動上都要支持檔案管理現代化進程，積極促進對檔案管理工作人員的管理，提高整體管理水平與管理標準，改進醫院的檔案管理制度。把精細化管理和制度建設融合在一起，明確每一個環節的管理標準，制定詳細并且符合醫院實際需要的管理制度。同時要完善工作的獎懲制度，對工作人員的工作進行定期的抽查和評價，以此保證檔案工作的長期質量。還可以通過對工作人員專業知識組織考核和抽查來保持員工工作積極性。一定要在對于檔案管理工作人員的教育培訓中加強管理人員的服務意識，并根據考核逐漸培養出真正適合這一職業的專業化人才和團隊。

4 結語

總而言之精細化的管理手段無論是對醫院檔案管理本身還是對于完善和發展醫院的檔案管理領導制度都有十分有效的作用，醫院的領導人員一定要及時革新管理觀念形成對醫院的檔案精細化管理的正確認知。工作人員提高自身管理檔案的水平和能力，積極學習新方法，探索新能力，為醫院的檔案管理規范化和精細化出一份力量。在醫院管理工作中融入精細化管理可以有效地提高醫院的服務管理水平，有效地促進我國醫療事業發展。在未來我國醫院檔案管理精細化進程將越來越快速，給我國檔案管理規劃樹立新的榜樣。