關于水利檔案管理工作的思考

柳 華

（廣西南寧水利電力設計院有限公司，廣西 南寧 530001）

1 水利檔案的內涵

水利檔案是水利規劃、建設、管理、防汛、抗旱等從事水利建設管理活動中形成各種文字、圖表、照片、聲像……不同形式歷史記錄。它蘊含著非常之豐富的內容，其中不僅包括極其豐富的知識和信息，而且也包括了齊全詳細的水利工程檔案。它是黨和國家寶貴的財富，它既是以后水利工作考察的重要依據，也是真實反映出水利工程最真實的歷史面貌的憑證，利用和開發檔案信息資源還能為化解社會矛盾、提供領導服務決策的重要依據。水利檔案影響著水利工作和城市化的進程。

2 做好水利檔案工作的重要性

2.1 有利于水利事業的可持續發展

水利檔案資源具有前瞻性的作用，做好水利檔案工作有利于科學合理地解決水資源問題促進社會經濟的發展。水利檔案根據不同地質情況類型的水利建設提供指導，它是一個活動的能夠為水利資源建設提供技術支撐的大數據庫。水利工程完成以后，留下來的檔案資料為若干年后的整改、除險加固等工作提供利用。水利檔案的信息積累，為水資源的再開發再利用和水利事業的長遠規劃提供了極其重要的可靠依據。

2.2 有利于為領導決策的制定提供參考

在作出任何科學的決策之前，都必須要對歷史的真實情況去進行研究與分析。要總結過去的經驗和教訓，取其精華去其糟粕，才能制定出科學合理的政策和正確的發展戰略，避免盲目隨意。充分利用水利檔案的信息資源，可以更好地充當領導的參謀，為政策決策的制定提供參考和借鑒。

2.3 有利于為社會提供服務

一般情況下水利檔案信息資源不會直接對外公開，但也不是單純只為本系統進行服務，一些相似的行業也可以得到一定的利用服務，從中獲取到一些有用的數據或信息；甚至水利檔案中的一張圖表甚至是一個數據就有可能幫助人們快速脫離問題困境。有時候水利檔案在協調各方利益、化解社會矛盾方面也做出巨大的貢獻，充分發揮它最真實、最原始、最具說服力的優勢。

3 水利檔案管理工作存在的問題

3.1 檔案意識不足

水利檔案工作是一項具有很強專業性、服務性、管理性的工作，必須要高度引起重視，但現在仍然普遍存在一些單位領導或員工認為檔案工作只是檔案管理人員的事，從而嚴重影響水利檔案工作的開展。同時，很大部分檔案管理人員并不是專業技術人員缺乏檔案業務知識，對檔案工作很多都不了解更提不起興趣。有的甚至不清楚檔案整理規范標準，對檔案工作缺乏正確有效的指導，從而導致了工作的被動性和盲目性一定程度上影響著水利檔案管理工作的規范性。

3.2 檔案管理制度不健全

由于資金、人員各方面條件的影響，還存在一部分水利單位沒有健全或完善檔案管理規章制度，仍缺乏一套完整的檔收集歸檔、保管利用制度。檔案在收集、整理、歸檔、借閱、保管等的過程中都存在很大的問題，在一定程度上造成了檔案工作的不連續性這給今后的水利檔案的服務、利用埋下了隱患。當上級下來檢查和指導檔案工作的時候也大都是做表面功夫過后卻是隨便應付了事并沒有真正按照規定做好檔案工作。檔案的整理存在很多的不合理性，不管性質如何，重不重要，把檔案材料胡亂堆疊，嚴重影響以后的查閱；或是歸檔不全面，水利檔案材料殘缺不全還有的檔案個別部門自行管理。也有的單位雖形式上是建立了相關規章制度，但卻是應付檢查而已實際工作沒有落到實處。這就導致了案管理工作隨意性較大，部分檔案還散存在個人手中沒有得到及時存檔，也影響著檔案管理工作質量的進一步 提高。

3.3 水利檔案基礎設施差

檔案保管條件差，檔案保護措施如防火、防蟲、防潮等安全管理措施還做不到位，導致在整理檔案材料時發現有變老變黃霉變的紙張，還有的文件材料遭到蟲害蛀蝕。由于受經濟、技術條件的限制，大多數水利單位所建立的檔案庫房都達不到相關規定標準要求，缺乏必要的設備和安全設施，這將不利于檔案的安全保管，直接影響水利檔案的存放時間。

3.4 水利檔案信息化管理落后

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以多種形式的數字化檔案管理轉變的過程是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重視思考檔案管理新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。我市水利檔案電子信息數字化還有待實現。檔案管理軟件還沒普及導致檔案管理信息化得不到實現單憑紙質檔案的查找費時費力，甚至有時候查無所獲。

4 做好水利檔案工作的措施

4.1 提高檔案人員素質，加強檔案意識宣傳

配備專業的檔案管理人員，加強檔案管理人員的素質能力。一個檔案管理人員的素質能力對檔案的高效管理起到非常重要的作用。所以在進行水利檔案管理工作的過程中適當地開展具有針對性的教育培訓工作，有利于全面提高檔案人員的管理工作能力。定期不定期地對檔案管理人員進行業務的知識和能力培訓，可以更好地為水利檔案的管理工作和檔案的服務工作作出貢獻。對水利檔案的開發與利用進行宣傳。首先可建立起宣傳水利檔案的平臺，例如運用網站以及廣播等媒介進行宣傳。其次，可將檔案宣傳納入目標管理中，對單位員工應當培養檔案意識，普及檔案知識，樹立檔案觀念，形成人人參與檔案工作的氛圍。運用與時俱進的思想開展水利科技檔案工作，以宣傳水利檔案的重要性為中心，創造人人參與的氣氛，將水利檔案的利用擺在重要的位置中，發揮水利檔案的積極作用。

4.2 完善水利檔案管理制度

4.2.1 收集歸檔制度

筆者認為收集和歸檔具有很大的相似性，故放在一起來談。首先水利單位要做的就是收集齊全那些凡是可以反映出水利建設活動并且具有保存利用價值的各種類別和形式載體的文件材料，除此還有黨、政各組織部門形成的各種文件均應收集歸檔。并按照相應的保管期限規定表對歸檔文件、圖紙等進行界定。而一些無利用價值的文件例如短暫性、普發性已經“過期”無任何利用價值的文件或重份文件，則無需再保存歸檔。在工作中發現有些單位擔心檔案遺失的問題存兩份甚至多份的情況，這其實也只是“治標不治本”且這在一定程度占用了很大的空間。我們應該在制度上進行完善，進行“源頭上”的遏制。在收集過程中要注重標準化，朝著質量、系統、現代化的方向邁進。要保持水利檔案的完整性，特別是項目檔案更加注重完整性，因為它是成套性的、有關聯性的缺一不可。

4.2.2 水利檔案的利用制度

保管水利檔案的最根本的目的就是為了提供利用。檔案室的工作人員在提供水利檔案利用的過程中必須要做好登記手續才能查閱和外借，遵守規章制度辦事。提醒水利檔案利用人員需愛護好檔案，不得隨意更改，標注、偷換等。造成嚴重后果的要追究其法律責任。檔案管理工作人員要清楚知道水利檔案的去向，確保水利檔案的完好。

4.2.3 檔案庫房的管理制度

檔案保管庫房，務必要保證干凈整潔。不可與其他雜物混在一起。檔案要排列有序的放好。檔案庫房務必要做到“十防”即：防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體。南寧地處較為濕熱的地理位置，三四月常伴有回南天氣。這種時候檔案要特別注意防潮、防濕氣過重。若不做好防潮措施，檔案圖紙等可能字跡模糊，紙張易破等。防蟲也是需要特別重視的，濕熱的環境容易滋生細菌和蟲害。除此，還要嚴格把控檔案庫房的安全保密工作，定期對檔案進行清點核查。門窗保證完好，出現問題及時修理。檔案工作人員出去的時候要鎖好門窗，防止檔案遺失、破壞等。

4.3 加強水利檔案基礎設施建設

加強對水利檔案的保護，采取可行的安全管理措施。堅持做好檔案的日常管理和檔案的清潔工作，做好檔案庫房的防火、防蟲、防紫外線、防潮、防霉等保護措施。加大資金投入，配備專門的檔案密集架、地圖柜。以及一些輔助管理設備如：防磁柜、溫濕度計、掃描儀等也是十分亟待解決的。

4.4 加強水利檔案信息化建設

水利檔案具有很強的專業性質，涉及的范圍也非常廣泛，因此水利檔案電子信息化應該從源頭上注重。第一，要做好水利檔案信息化建設就必須制定與之相關的工作計劃，總體上要有相關的指導思路和發展進程上的創新。第二，要加強檔案部門的專業指導與監督，健全檔案信息管理制度，使整個檔案信息管理流程得以清晰明確，在網上建立水文數據等電子信息的錄入……實現水利的檔案收集、管理工作的規范化、標準化。第三，加強對檔案管理軟件的使用，進一步提高水利檔案目錄數據庫的建設與更新，實現案卷級、文件級的電子檢索。最后，加強電子文件歸檔管理工作。就必須要有良好的軟、硬件條件和完善的管理制度為基礎。檔案室作為歸檔文件的信息接收和保存管理的職能機構，要努力積極地創造條件，建立相關的信息管理制度，保證本單位的電子文件的完整、真實、可靠、安全地保存。

5 結語

水利檔案的管理工作能夠真實的反映水利工程建設、日?；顒拥倪^程，它具有憑證性和資料性，對水利事業的發展有著十分重大的作用，但是水利檔案管理工作又是一項復雜、系統、瑣碎、細致的工作，因此，檔案工作人員必須有高度的工作責任感和使命感，在默默的崗位上兢兢業業，樹立為人民服務的意識，同時也要具備一定的業務能力，才能將檔案管理工作做好。 除了人員的要求，相關的制度、基礎設施等基本因素的完善，以保證水利檔案管理工作的質量，提高水利檔案的利用效率，創造出更大的經濟效益和社會效益。