公路建設項目檔案管理工作的困難與建議

古麗珍

（深圳高速建設發展有限公司，廣東 深圳 518000）

近十多年來，隨著我國社會經濟的不斷發展，借著大力發展基礎設施的東風，公路工程建設項目如雨后春筍般涌出來，快速發展的背后，導致公路工程建設項目的檔案管理工作存在一些現實的困難。本文結合自身項目的實際情況，對目前公路工程建設項目檔案工作普遍存在的一些困難提出幾點建議。

1 公路建設項目檔案的規范性

我國的公路工程建設項目檔案工作還是相當規范的，交通運輸部、廣東省交通運輸廳、廣東省檔案局發布了一系列具有指導性的相關規范和標準，比如交通運輸部《關于印發公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發〔2010〕382號）、《關于印發公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則的通知》（公路發〔2010〕65號）、廣東省交通運輸廳關于印發《廣東省交通運輸廳關于公路建設項目檔案的管理辦法》的通知（粵交辦〔2012〕406號）等等。

公路建設項目文件材料，是指自項目立項審批（核準）至竣工驗收全過程產生的，反映項目質量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。公路建設項目檔案管理工作實行項目法人（建設單位）負責制。項目法人（建設單位）應將檔案工作納入項目建設計劃和管理程序，納入合同管理及監理工作內容，根據項目實際情況，采取有效措施，與工程建設同步管理，確保公路建設項目檔案完整、準確和系統[1]。

公路建設單位負責整個項目檔案管理的統籌規劃、組織協調、監督指導工作，推行檔案工作相關規范及標準化建設，建立健全項目檔案管理制度，制定檔案工作計劃和建立檔案管理網絡，編制檔案管理辦法和竣工文件編制辦法實施細則，確立檔案管理目標，明確檔案分管領導，檔案工作責任具體落實到個人，配備檔案管理經驗豐富的專職檔案人員，設置檔案室等。

2 公路建設項目檔案工作的特點

2.1 周期性長

由于受城鎮征地拆遷難的影響，導致公路建設項目建設周期延長，相應的項目檔案工作期限延長。檔案工作貫穿于整個公路建設項目過程，項目立項、前期審批手續、工可、初步設計、施工圖設計、招投標、施工建設期、項目交工、缺陷修復期、項目竣工驗收，至此整個公路建設項目檔案工作才完成。在整個過程中需要不斷地投入人力、物力，并且不會直接產生經濟效益，也可以認為檔案工作具有公益性質。

2.2 專業性強

現如今公路建設項目檔案工作并不是一個簡單的、繁雜的收集、歸檔過程，要求檔案管理人員應當具備較高的綜合素質，不僅應具備較好的政策接受能力，還應具備豐富的公路檔案專業技術能力，并且要求熟練掌握辦公室軟件、電子檔案系統、BIM系統以及工程資料質量安全監督系統等系統的運用及操作。

2.3 “五性”

公路建設項目的建設單位、施工單位、監理單位、試驗檢測中心按照“誰形成誰負責”的原則，收集、整理在各個階段形成的資料，確保檔案的及時性、準確性、完整性、系統性、安全性。

3 公路建設項目檔案存在的困難

3.1 建設單位對檔案管理工作的不夠重視

重外業輕內業，幾乎所有的資源向外業傾斜，這幾乎是所有公路建設項目中普遍存在的現象。外業能實實在在地看到工程實體，并轉換成經濟效益，為公司和領導直接創造經濟利益，而檔案工作卻是一個長期的過程、系統的整理、不斷投入時間與金錢，無法用直接的經濟效益來衡量。

項目檔案主管時常會被安排一些與檔案工作無關的工作任務，造成檔案工主管花費大量的時間和精力完成領導交辦的其他工作任務，未能較好地實施項目檔案管理工作。

個別公路建設項目前期未能配備專職檔案人員，這直接導致公路建設項目實施后進場的檔案管理人員無法收集齊全項目的前期資料。

在公路項目建設期間，檔案工作是極易被忽視，往往在項目交（竣）工驗收時才開始重視歸檔工作，倉促的集中力量進行收集、整理的檔案質量堪憂。因為檔案歸檔工作是一個系統的長期的過程。

3.2 項目檔案主管專業能力不強、業務水平普遍偏低。

檔案管理工作作為一門專業技術工作，要求項目檔案主管具備檔案專業技術能力，清楚了解建設單位、施工單位、監理單位、設計單位及其他上級單位的資料各個階段產生的資料，能較好地指導各參建單位進行資料的形成、收集、歸檔，并且貫穿于整個建設項目不能懈怠。崗位技術要求高，但工資收入及工作地位與之不匹配，項目檔案主管已是天花板，升職加薪是神話。因此，項目檔案主管是一項不太受歡迎的工作。每一年參加檔案培訓的工作人員非常多，可是每一年總是涌現大量的新面孔，最終能沉淀下來的卻沒幾個。任何一個職業都不是一蹴而就的，而是需要長時間的積累工作經驗，頻繁的更換人員，造成整個檔案行業都顯示出檔案業務水平偏低的局面。

4 公路建設項目檔案解決問題的對策

4.1 建設單位轉變思想，增強檔案管理的主體意識

建設單位負責做好本單位形成的公路建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔各參建單位項目文件材料收集歸檔工作的組織、協調與監督、指導等管理職責；將項目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設管理程序、納入招投標制，與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔及時、準確、完整、系統和安全。決定了建設單位對檔案工作應有一定的重視程度。建設單位重視工程實體建設的同時抓緊檔案工作不放手，內外業兩手抓，兩手都要嚴。堅持貫徹工程實體與資料同步，工程完、資料完，堅決不以犧牲內業為代價來成全外業。領導層對檔案工作的重視與否，對于整個項目建設來說就是風向標。只有建設單位領導層重視了，建設單位各部門、各參建單位才能重視起來，會窮盡一切辦法、利用所有可以利用的資源，加大檔案工作的人員投入、設備投入。

萬事開頭難，建設單位還應在項目伊始聘任專職檔案主管對整個項目的檔案工作進行管理，檔案雖然不屬于工程技術類，但也是一門專業技術，專業的人才辦理專業的事情，越早建章立制、建立檔案管理體系、提要求、抓落實，對檔案后續的歸檔工作起事半功倍的作用。除此之外，還應配備足夠的專職檔案工作人員。建設單位建立一支專業的、能力強的檔案團隊，必然能成為建設項目強有力的后盾力量。檔案工作貫穿于整個項目建設周期，公路工程建設項目檔案是建成后的工程管理、運行、維護及改建和擴建具有保存、查考利用價值的歷史記錄。項目資料保管期限至少30年，部分資料為永久保存。檔案能否還原當年的建設情況以及能否為有需要的人提供重要的信息就取決于檔案歸檔的質量。雖然不能就檔案歸檔質量評論功與過，但是用于評論一個公路工程項目的管理水平還是有可取之處的。

4.2 提高項目檔案主管的業務水平

項目檔案主管不僅負責檔案統籌管理、還肩負著資料的收集、歸檔工作。一個建設項目的檔案工作做得好與壞，與項目檔案主管的管理水平和檔案業務能力具有直接的關系。為了滿足項目檔案管理的要求，項目檔案主管應做到以下幾點：第一、用知識武裝自己。積極參加檔案業務培訓，增強見識、更新知識，通過培訓學習理論知識、了解到當前中國檔案最新的發展趨勢，全面提升自身的檔案管理水平。第二、熟練地掌握國家檔案法、照片檔案規范、電子文件歸檔規范、紙質檔案數字化規范以及當地省、市檔案相關政策等，滿足相關規范要求是檔案工作第一要務。第三、積極參與檔案基層的實踐工作，實踐是檢驗真理的唯一標準，沒有調查就沒有發言權。建設單位的檔案主管作為制定項目檔案管理制度、檔案管理體系和一系列項目檔案管理辦法的主導者，要求具有非常的實踐經驗，才能確保制定的“游戲規則”具體落實到位。第四、善于總結經驗。善于總結是一種智慧。只有不斷地總結自己的工作經驗、吸收別人的工作經驗，才能使自己變得更專業、更強大。

5 結語

總而言之，公路工程項目檔案管理工作是整個建設項目的重要工作任務之一，是項目建設管理工作的重要組成部分。只有高度重視檔案管理工作，并且采取一系列行之有效的措施，扭轉檔案意識淡薄、不重視檔案工作的現狀，同時項目檔案主管不斷總結經驗、不斷學習，努力提高自身的檔案業務水平，公路工程項目建設的檔案管理工作才能有更好的明天。