提高檔案管理科學化水平的路徑探究

劉 軍

（大足石刻世界文化遺產旅游開發區管理委員會，重慶 400000）

新的時期，我國經濟不斷發展，檔案在各種經濟活動中發揮著巨大的作用，對于各個行業的發展都產生非常重要的影響。如，檔案在教育醫療事業中的重要作用，傳統的管理方式方法已經不能滿足人們的需求，信息化管理方式迫在眉睫。檔案是為企業服務的，為了做好服務，就必須提升檔案的準確程度，檔案保存的完整性以及檔案利用過程中的效率。在檔案管理中，還要摒棄傳統檔案管理的低效率以及繁瑣的流程，促進檔案管理更加科學化。

1 檔案管理科學化水平的必要性及意義

1）必要性。檔案在管理工作中，需要收集大量的信息和資料，通過對檔案信息的收集和管理，從而更好地為人們提供服務。因此，檔案管理可以有效的了解就業人員和應聘單位之間的聯系。在人員求職應聘過程中，企業管理者通過檔案資料，對人才的基本信息更好的掌握，熟悉應聘人員的經歷與能力，考察和評估應聘人員，從而做出更科學的評判，從而選擇更合適企業的人才，并將這些人才安排在合適的崗位上。我國人才市場中，由于檔案信息非常龐雜，對于檔案的要求也越來越重要，檔案管理水平的提升，檔案管理越科學化，可以為企業提供更好的服務。因此，有關部門應重視檔案管理工作，并不斷優化檔案管理，明確檔案管理的信息化、科學化的趨勢，從而制定合理的優化策略，提升檔案管理機構的科學化水平。

2）意義。首先，是信息技術發展的必然要求。時代在進步，科學在發展，在檔案管理中運用更多的技術，提升檔案管理的水平，在企業活動中發揮檔案的價值。因此，檔案管理也應該適應時代的發展，為了提升檔案管理的水平也需要向著科學化的方向發展，這樣才能適應企業快速發展，為企業的發展發揮更大的作用。其次，檔案管理科學化也是檔案管理發展的途徑。在各個行業都在發展和進步中，檔案信息越來越多，檔案資料通過日積月累也會為檔案管理造成非常大的困難，只有適應時代的發展，利用科學化的管理方式，提高檔案管理水平，改變傳統的管理方式，才能獲得進步。在檔案管理中引進更多新的技術，可以更好地收集檔案信息，對檔案進行電子化、數據化存儲和傳輸，實現檔案資源共享。因此，管理人員應不斷學習和提升檔案管理技術，為檔案管理的發展貢獻自己的力量。

2 提高檔案管理科學化水平的有效路徑

1）建立科學化的檔案管理體系。檔案管理工作中，需要改變傳統的管理理念，積極采用新的管理思想，建立網絡化的管理系統和平臺，構建和創新檔案管理體系。因此，檔案管理人員必須掌握科學的管理方法，提高信息化操作能力，使得檔案信息可以不斷更新。在檔案管理科學化發展過程中，還需要有更多資金和人力的投入。首先，應建立并完善檔案管理相關法律制度，為檔案的管理和利用提供可靠的保障。企業在檔案管理中，應制定相應的規章制度，使得檔案管理活動可以規范化，每個管理人員都可以按部就班、明確責任，促進檔案管理的水平。其次，企業內部應重視檔案管理，將檔案管理作為重要的工作提上日程，在檔案管理工作中，合理的規劃設計，明確員工責任，劃分工作職能，實現統一管理。再次，建立合理的管理獎懲制度和考評機制，鼓勵和表揚認真負責的，對在檔案管理中不夠認真負責的人員要進行懲處，防止造成不可挽回的損失。及時對檔案管理人員進行考核評估，促進檔案管理的規范化，制度化。最后，需要合理地制定檔案的管理格式，實行統一的格式，這樣可以有利于更好的存儲和利用，方便計算機的查找。在檔案管理工作中，由于管理人員也是會有所流動的，為了防止因為管理人員流動而造成的工作銜接問題，需要制定一套合理的制度，對檔案管理工作進行更合理的交接，以嚴謹管理機制保證檔案管理的科學化，深化檔案管理改革。

2）進行檔案信息管理整合資源。隨著互聯網技術的不斷成熟，為企業檔案管理提供了非常大的可能，網絡的便捷性，易操作性，資源共享以及傳輸和存儲方便等特點，有利于檔案信息管理資源的整合，為提升檔案管理水平和效率提供了新的契機。在實際發展過程中，大數據、計算機、數字技術等都成為非常有用的工具，檔案管理信息化逐漸成為發展趨勢。檔案在信息化管理過程中，應不斷完善信息化管理平臺，完善數據庫，不斷推動信息化發展，使用新的設備和軟件，從檔案的建立，最終到檔案的利用，整個過程中，各個環節中可以利用信息化技術進行管理。在單位中內部和外部的各種檔案信息，可以進行收集匯總，利用掃描儀、照片、攝像等轉化成為電子文檔、圖片以及視頻資料等，形成非常豐富電子檔案，方便存儲和借閱。檔案管理人員根據相關內容，通過對網絡資源信息的收集，對資料的整理，從而納入信息管理系統中，拓展了檔案的內容，也使得檔案的利用率可以得到提升，在實際利用過程中，方便檢索和查找，為企業提供更好的服務。

3）加大人才引進完善內部培訓。在檔案管理工作中，還需要大量高素質人才，這些人才不僅需要掌握專業的、現代化的檔案管理方法和專業知識，提高專業化程度。還要掌握更多新的技術和知識，如計算機技術、網絡技術、大數據技術等。人才對于企業檔案管理至關重要，只有更新觀念，構建專業、科學、高效的檔案管理團隊，才能更好地實現檔案科學化管理。因此，企業應重視對檔案管理人才的培訓，提升工作人員的職業素質，使其可以具備責任意識和風險意識，通過企業培訓、自學、網絡學習等方式，熟悉計算機平臺管理，掌握檔案的維護和數據的收集，從而利用科學的手段提升檔案管理的效率。不僅如此，單位還需要構建網絡平臺以及第三方招聘平臺，引進檔案管理的相關人才，在高校、職業院校中招聘，為檔案管理注入新鮮的血液，儲存更多人才，通過積累經驗、自我學習和提升，逐漸成長為檔案管理的中堅力量。

4）優化管理流程提升服務模式。建立檔案信息化管理平臺之后，利用平臺改變傳統的服務模式，優化服務效率，滿足企業對檔案的需求。比如，在利用檔案過程中，通過檔案管理系統可以實現自主服務和查詢，檔案管理人員的作用越來越少，只是扮演一些輔助的角色，指導的工作，這樣就不能體現出檔案管理人員的重要性，檔案管理人員會逐漸被取代。針對這種情況，為了更好地發揮檔案管理人員的價值，提升檔案管理科學化水平過程中，可以培養檔案管理人員，為企業提供更多個性化的服務，使其可以根據部門對資源的需求，可以實現提前定值，優化管理流程，為單位提供更好、整周到的服務。比如，某個部門需要圖紙資料，檔案管理人員就可以提前檢索出相關資源，或者在檢索界面，將資源直接發送到相關部門，使其在查找資源的過程中可以直接點擊進入，方便、高效，也體現出檔案管理人員工作的重要性和意義。

3 結束語

總之，檔案管理工作在企業中的作用越來越凸顯出來，企業應加強對檔案信息化管理進程發展的支持，通過引進先進的設備和觀念理念，培養優秀的管理人才，促進企業檔案管理工作可以與時俱進。檔案管理工作需要與時俱進，采用更多科學技術，改變更高效的工作模式，運用新思維，提高檔案管理的科學化水平。