提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探究

劉 軍

（大足石刻世界文化遺產(chǎn)旅游開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)，重慶 400000）

新的時(shí)期，我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，檔案在各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著巨大的作用，對(duì)于各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都產(chǎn)生非常重要的影響。如，檔案在教育醫(yī)療事業(yè)中的重要作用，傳統(tǒng)的管理方式方法已經(jīng)不能滿足人們的需求，信息化管理方式迫在眉睫。檔案是為企業(yè)服務(wù)的，為了做好服務(wù)，就必須提升檔案的準(zhǔn)確程度，檔案保存的完整性以及檔案利用過(guò)程中的效率。在檔案管理中，還要摒棄傳統(tǒng)檔案管理的低效率以及繁瑣的流程，促進(jìn)檔案管理更加科學(xué)化。

1 檔案管理科學(xué)化水平的必要性及意義

1）必要性。檔案在管理工作中，需要收集大量的信息和資料，通過(guò)對(duì)檔案信息的收集和管理，從而更好地為人們提供服務(wù)。因此，檔案管理可以有效的了解就業(yè)人員和應(yīng)聘單位之間的聯(lián)系。在人員求職應(yīng)聘過(guò)程中，企業(yè)管理者通過(guò)檔案資料，對(duì)人才的基本信息更好的掌握，熟悉應(yīng)聘人員的經(jīng)歷與能力，考察和評(píng)估應(yīng)聘人員，從而做出更科學(xué)的評(píng)判，從而選擇更合適企業(yè)的人才，并將這些人才安排在合適的崗位上。我國(guó)人才市場(chǎng)中，由于檔案信息非常龐雜，對(duì)于檔案的要求也越來(lái)越重要，檔案管理水平的提升，檔案管理越科學(xué)化，可以為企業(yè)提供更好的服務(wù)。因此，有關(guān)部門應(yīng)重視檔案管理工作，并不斷優(yōu)化檔案管理，明確檔案管理的信息化、科學(xué)化的趨勢(shì)，從而制定合理的優(yōu)化策略，提升檔案管理機(jī)構(gòu)的科學(xué)化水平。

2）意義。首先，是信息技術(shù)發(fā)展的必然要求。時(shí)代在進(jìn)步，科學(xué)在發(fā)展，在檔案管理中運(yùn)用更多的技術(shù)，提升檔案管理的水平，在企業(yè)活動(dòng)中發(fā)揮檔案的價(jià)值。因此，檔案管理也應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為了提升檔案管理的水平也需要向著科學(xué)化的方向發(fā)展，這樣才能適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。其次，檔案管理科學(xué)化也是檔案管理發(fā)展的途徑。在各個(gè)行業(yè)都在發(fā)展和進(jìn)步中，檔案信息越來(lái)越多，檔案資料通過(guò)日積月累也會(huì)為檔案管理造成非常大的困難，只有適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，利用科學(xué)化的管理方式，提高檔案管理水平，改變傳統(tǒng)的管理方式，才能獲得進(jìn)步。在檔案管理中引進(jìn)更多新的技術(shù)，可以更好地收集檔案信息，對(duì)檔案進(jìn)行電子化、數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。因此，管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和提升檔案管理技術(shù)，為檔案管理的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

1）建立科學(xué)化的檔案管理體系。檔案管理工作中，需要改變傳統(tǒng)的管理理念，積極采用新的管理思想，建立網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)和平臺(tái)，構(gòu)建和創(chuàng)新檔案管理體系。因此，檔案管理人員必須掌握科學(xué)的管理方法，提高信息化操作能力，使得檔案信息可以不斷更新。在檔案管理科學(xué)化發(fā)展過(guò)程中，還需要有更多資金和人力的投入。首先，應(yīng)建立并完善檔案管理相關(guān)法律制度，為檔案的管理和利用提供可靠的保障。企業(yè)在檔案管理中，應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，使得檔案管理活動(dòng)可以規(guī)范化，每個(gè)管理人員都可以按部就班、明確責(zé)任，促進(jìn)檔案管理的水平。其次，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)重視檔案管理，將檔案管理作為重要的工作提上日程，在檔案管理工作中，合理的規(guī)劃設(shè)計(jì)，明確員工責(zé)任，劃分工作職能，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。再次，建立合理的管理獎(jiǎng)懲制度和考評(píng)機(jī)制，鼓勵(lì)和表?yè)P(yáng)認(rèn)真負(fù)責(zé)的，對(duì)在檔案管理中不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員要進(jìn)行懲處，防止造成不可挽回的損失。及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核評(píng)估，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，制度化。最后，需要合理地制定檔案的管理格式，實(shí)行統(tǒng)一的格式，這樣可以有利于更好的存儲(chǔ)和利用，方便計(jì)算機(jī)的查找。在檔案管理工作中，由于管理人員也是會(huì)有所流動(dòng)的，為了防止因?yàn)楣芾砣藛T流動(dòng)而造成的工作銜接問題，需要制定一套合理的制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行更合理的交接，以嚴(yán)謹(jǐn)管理機(jī)制保證檔案管理的科學(xué)化，深化檔案管理改革。

2）進(jìn)行檔案信息管理整合資源。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷成熟，為企業(yè)檔案管理提供了非常大的可能，網(wǎng)絡(luò)的便捷性，易操作性，資源共享以及傳輸和存儲(chǔ)方便等特點(diǎn)，有利于檔案信息管理資源的整合，為提升檔案管理水平和效率提供了新的契機(jī)。在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)、數(shù)字技術(shù)等都成為非常有用的工具，檔案管理信息化逐漸成為發(fā)展趨勢(shì)。檔案在信息化管理過(guò)程中，應(yīng)不斷完善信息化管理平臺(tái)，完善數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷推動(dòng)信息化發(fā)展，使用新的設(shè)備和軟件，從檔案的建立，最終到檔案的利用，整個(gè)過(guò)程中，各個(gè)環(huán)節(jié)中可以利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理。在單位中內(nèi)部和外部的各種檔案信息，可以進(jìn)行收集匯總，利用掃描儀、照片、攝像等轉(zhuǎn)化成為電子文檔、圖片以及視頻資料等，形成非常豐富電子檔案，方便存儲(chǔ)和借閱。檔案管理人員根據(jù)相關(guān)內(nèi)容，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源信息的收集，對(duì)資料的整理，從而納入信息管理系統(tǒng)中，拓展了檔案的內(nèi)容，也使得檔案的利用率可以得到提升，在實(shí)際利用過(guò)程中，方便檢索和查找，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

3）加大人才引進(jìn)完善內(nèi)部培訓(xùn)。在檔案管理工作中，還需要大量高素質(zhì)人才，這些人才不僅需要掌握專業(yè)的、現(xiàn)代化的檔案管理方法和專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)化程度。還要掌握更多新的技術(shù)和知識(shí)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等。人才對(duì)于企業(yè)檔案管理至關(guān)重要，只有更新觀念，構(gòu)建專業(yè)、科學(xué)、高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理。因此，企業(yè)應(yīng)重視對(duì)檔案管理人才的培訓(xùn)，提升工作人員的職業(yè)素質(zhì)，使其可以具備責(zé)任意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，通過(guò)企業(yè)培訓(xùn)、自學(xué)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等方式，熟悉計(jì)算機(jī)平臺(tái)管理，掌握檔案的維護(hù)和數(shù)據(jù)的收集，從而利用科學(xué)的手段提升檔案管理的效率。不僅如此，單位還需要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以及第三方招聘平臺(tái)，引進(jìn)檔案管理的相關(guān)人才，在高校、職業(yè)院校中招聘，為檔案管理注入新鮮的血液，儲(chǔ)存更多人才，通過(guò)積累經(jīng)驗(yàn)、自我學(xué)習(xí)和提升，逐漸成長(zhǎng)為檔案管理的中堅(jiān)力量。

4）優(yōu)化管理流程提升服務(wù)模式。建立檔案信息化管理平臺(tái)之后，利用平臺(tái)改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，優(yōu)化服務(wù)效率，滿足企業(yè)對(duì)檔案的需求。比如，在利用檔案過(guò)程中，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)自主服務(wù)和查詢，檔案管理人員的作用越來(lái)越少，只是扮演一些輔助的角色，指導(dǎo)的工作，這樣就不能體現(xiàn)出檔案管理人員的重要性，檔案管理人員會(huì)逐漸被取代。針對(duì)這種情況，為了更好地發(fā)揮檔案管理人員的價(jià)值，提升檔案管理科學(xué)化水平過(guò)程中，可以培養(yǎng)檔案管理人員，為企業(yè)提供更多個(gè)性化的服務(wù)，使其可以根據(jù)部門對(duì)資源的需求，可以實(shí)現(xiàn)提前定值，優(yōu)化管理流程，為單位提供更好、整周到的服務(wù)。比如，某個(gè)部門需要圖紙資料，檔案管理人員就可以提前檢索出相關(guān)資源，或者在檢索界面，將資源直接發(fā)送到相關(guān)部門，使其在查找資源的過(guò)程中可以直接點(diǎn)擊進(jìn)入，方便、高效，也體現(xiàn)出檔案管理人員工作的重要性和意義。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案管理工作在企業(yè)中的作用越來(lái)越凸顯出來(lái)，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理進(jìn)程發(fā)展的支持，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和觀念理念，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作可以與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，采用更多科學(xué)技術(shù)，改變更高效的工作模式，運(yùn)用新思維，提高檔案管理的科學(xué)化水平。