檔案管理科學化水平的提高路徑探討

崔海新

（圍場滿族蒙古族自治縣城鄉居民社會養老保險中心，河北 承德 068450）

檔案是社會各組織群體的重要信息資源，客觀而真實的記錄著信息的發生，并對于整合過后的信息進行保護。隨著時代的進步，互聯網已經逐漸進入人們的生活，在社會不同的領域扮演著不同的角色，承擔著不同的責任。在網絡環境發展的推動下，檔案管理工作也做出了改革性的創舉，將檔案進行信息化的處理，用先進的科學手段加強檔案的管理，從而進一步提高檔案管理工作中的服務質量。但檔案管理的科學化轉型尚在成型階段，有著各方面的不足，整體流程上也存在短板，需要結合現狀找尋中提高檔案管理科學化水平的最佳路徑，進一步提高這項工作的力度與強度，最終實現全面服務于社會，推動檔案事業的全方位發展等目的[1]。

1 檔案管理現狀

1）檔案管理相對分散。檔案管理原則上具有統一化的標準，批量化的流程操作，但由于各地方及各單位實際情況不同，政策的扶持力度不同，導致檔案管理工作難以集中。不集中的管理讓各部門的檔案信息整合與同步呈現難度性，信息的對接無法保證及時性與流暢性，為檔案資料的搜集帶來了困難，工作中的效率無法得到保證。2）檔案管理工作不被重視。現今社會發展迅猛，社會群體對于檔案管理工作的重要性認識不深，認為和自身的工作與生活沒有太多的關系與影響。檔案管理工作與社會形成了一定的脫節現象，檔案管理機構逐漸變為一個脫離社會，被社會所逐漸遺忘與疏遠的尷尬存在，檔案工作的管理更是沒有系統的、科學的方式加以規劃，只是機械地操作基礎業務流程，完成檔案管理工作的基本屬性，對于信息進行收集及存儲，而沒有對于檔案信息進行歸類與劃分，讓后續的檔案處理工作出現空白[2]。3）業務水平有待提高。基層辦事人員在實際業務操作中，沒有意識到科學化檔案管理的重要性，由于認知不足，導致在工作中積極性不高，還在墨守陳規的進行檔案的表層管理工作，讓服務水平一直不能顯著提高。科學化的管理檔案需要一定的技術水平，對于個人的服務素質也有新時代的要求，目前檔案管理的業務水平在科學技術面前呈現出相對落后的趨勢，追逐現代科技與工作結合的腳步應該加強。4）檔案管理的效率不高。傳統的檔案管理是需要進行實體及實地操作的，檔案資料大多是紙質版，在資料的保存上有著很高的要求，操作人員要盡最大可能地保證資料的完整性，并定期對其加以清理及養護，避免脆弱的資料出現泛黃、丟失、磨損等問題。在歸檔前還有大量的人工分類及整理工作，這樣的檔案管理在現代化科技面前顯得十分笨重[3]。5）資源共享度不高。檔案資源是社會資源的一種，網絡時代信息十分發達，社會各界對于多種類的信息有著需求，渴望了解很多資源信息。傳統模式的檔案管理由于實地存儲量大，并不方便去搜索與查閱，更兼出于對紙質版檔案信息的保護，避免損壞資料，因此并不適宜對社會群體進行大批量的開放。這讓檔案管理沒有體現出社會作用。

2 檔案管理科學化水平提高的策略

1）標準化管理。檔案管理工作要在尊重地方政策特殊性的原則下，對于提高檔案管理的科學化水平進行統一的管理，全面推進信息化、數字化的檔案管理工作展開，讓分散的管理呈現統籌性。利用現代科學技術，改變陳舊的檔案管理模式，在數字化的檔案管理中建立起聯系，實行聯網制度，讓檔案管理有著統一的進程與工作效率，盡快與社會全面接軌[4]。2）提高對檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作在現代社會的重要性越發凸顯出來，越來越多的群體意識到便捷的檔案信息查詢會為生活提供更多的便利。于內部而言，檔案管理要進行全面的改革，從上到下的提高對于檔案管理工作的重視程度，領導發揮榜樣作用，熟知檔案管理工作的基本流程，及時對接檔案管理中隨時出現的新科技，并運用到實際的工作中，緊跟科學的步伐，感受科學的力量，從思想上認可科技所帶來的工作效率轉變，才能領導基層辦事人員將科學路徑下的檔案管理切實的落實下去，讓整體的檔案管理工作得到提升，在過程中，充分發揮出積極性與創造力。于外部而言，要加強正能量的宣傳，借助網絡的力量，以媒體為介質，讓社會群體感受到檔案管理工作的改變，將意識提高到新的層面。可以通過官方網站、微信公眾號、微博等多種方式，科學的對于檔案管理工作進行線上的操作，在與社會的互動中，發揮出檔案管理的特性，融入于社會，服務于社會[5]。3）培養一批高素質高水平的人員隊伍。檔案管理科學化水平的提高在很大程度上要依賴于人員的水平與素質。結合現在信息技術的檔案管理工作，不但要求人員要有明確的政治立場，清晰的意識認知，還需要一定的技術能力與個人素質。實操人員要了解涉及的科學技術，標準化操作，確保檔案信息的準確性與及時性，做好檔案管理的技術化保管工作，讓檔案信息的安全性得到保障。在對接受眾群體的同時，要貫徹服務于民的思想，將個人的素質與業務能力相結合，高效而專業地服務于受眾群體，及時接受來自社會的質疑與討論，反查自身的業務操作與服務狀態，總結原因，第一時間加以改正，通過科學化的檔案管理工作，得到社會群體對于工作的肯定，拉近彼此之間的距離。4）科學化提高檔案管理的效率。檔案管理最為科學化的實質轉變是對于檔案信息化的建設與管理，通過電子掃描技術，讓檔案資料信息得以通過圖片或文字的形式進行數字化展現，在計算機里組建成龐大的數據庫。這樣科學化的管理一方面有利于檔案資料的長久保存，規避了紙質版檔案資料的弊端，另一方面有利于檔案信息的聯網，讓部門之間的操作有著信息的連貫性，在實際的操作中可以對檔案信息在計算機里進行系統化的分類操作。后期的反查，復核與修改都可以通過線上進行操作，讓后續工作更為簡便，節省了大量的資源投入[6]。5）提高網絡資源的共享。信息化的檔案管理工作，在網絡開放的大環境中，與社會逐漸融合，科學化的檔案管理工作以更好的服務社會為最終目的。塑造健康的網絡環境，為網絡平臺創造出一片凈土，在更為公正、公開及公平的透明檔案管理工作中，提高自身的服務能力，與社會展開互動。傾聽來自社會群體不同的聲音，時刻接受來自社會各界的監督與指正。網絡不是不法之地，在工作中要注意防范不良及不法的行為，避免檔案資料信息被盜取。面對這樣的情況，檔案管理工作要及時處理與修復網絡環境，增強受眾群體對于信息化檔案管理的信心。

3 結語

檔案管理工作的水平緊跟著科學技術的步伐，吸收其精華，利用其能量，建設更為全面而系統的管理工作，在改革中展現科學龐大的影響力，重新定位了自身的社會價值，并得到社會群體的肯定。檔案管理科學化水平的提高，是社會主義建設發展的要求，符合和諧社會的價值觀，將檔案管理與科學結合，為社會主義社會的可持續發展提供能量。