醫院文書檔案收集與歸檔工作的管理

李 冰

（濟南市第一人民醫院，山東 濟南 250011）

文書檔案收集是醫院開展管理工作的基礎，對提升醫院管理質量與效率具有直接作用。文書檔案主要記錄醫院發展、疾病治療等，對未來醫院發展決策起到參考作用，需要相關部門對文書進行準確收集并歸檔處理，切記保證文書完整性，并做好保存工作。

1 文書檔案收集與歸檔工作的重要性

醫院檔案類型比較多，具體包括人事類檔案、設備類檔案、制度類檔案以及財務檔案等，此些檔案主要為文書類，在醫院管理中發揮至關重要作用，為醫院管理有序進行奠定基礎。不同檔案類型所記錄的檔案內容不同，如病歷檔案主要包括醫院患者治療過程、案例分析等，為后續疾病治療可以提供參考性建議。不過，目前醫院文書檔案收集存在較多問題，如檔案收集內容不全面、工作人員管理意識不足等，嚴重影響了文書歸檔質量，需要醫院加強文書檔案收集與管理。

2 文書檔案收集與歸檔中存在的不足之處

2.1 檔案文件材料的收集力度不足

目前，多數醫院檔案文件材料收集人員年齡比較大，在實際工作中未將檔案收集工作重視起來，材料收集量少，加上文件資料管理不當引發的缺失與缺損，整體管理質量低下。造成檔案文件材料收集力度不足的原因主要有：1）醫院未對檔案管理流程進行規范，重要文件未合理擺放，導致不能在有效時間歸檔，久而久之造成文件丟失[1]。2）文件收集與歸檔方式缺乏科學性，沒有將電子文書檔案收集、歸檔利用起來。3）工作人員在進行文件收集與歸檔時，若是遇見文件少頁、中斷、缺時間以及缺公章落款情況會直接略過，不會及時與相關部門聯系，說明文件管理缺乏連續性。

2.2 檔案目錄編制與歸檔方面問題

檔案在收集、歸檔處理后，需要依據檔案內容制定卷內目錄，該卷內目錄制定對工作人員專業能力要求比較高，必須保證編制目錄的準確性。檔案目錄編制與歸檔存在問題，具體分析如下：1）文件的簽發日期與發文日期存在一定差異，主要是醫院對收集的文件會運用計算機完成底稿，隨后需要領導審核簽字，該中間會存在一定的時間差，部分文件管理人員會因不細心、工作疏忽等因素，搞錯該兩個日期，對目錄編制造成不良影響[2]。2）文件主體內容缺乏、缺少附件。醫院文件相較于公司類文件復雜，主要是更新速度比較快，自行查找時需要打印附件。若文件管理人員在收集資料過程中，附件漏整理，會嚴重影響該檔案的完整性。此外，文件頁碼需要合理裝訂，避免出現裝訂混亂情況。

2.3 文書檔案管理意識的匱乏

多數醫院文書管理人員專業知識缺乏，未明確文書檔案管理的重要性，對文書檔案管理的重視度也會隨之降低，最終導致資料收集內容不足，歸檔不合理等情況。此外，部分工作人員管理意識比較差，過于重視文書的收集與歸檔，忽視了文件的編號問題，對文件整體管理造成不利影響，嚴重會造成檔案失真、缺失以及歸檔時間不連續等情況，加上工作人員文書管理態度不端正，對自身工作缺乏責任，在一定程度上增加了文書收集與歸檔難度，檔案無法有效體現自身的參考價值。

3 加強文書檔案的收集與歸檔的措施

3.1 加強對文書檔案管理體系的完善

為進一步提升文書檔案的收集與歸檔質量，需要對文件檔案管理體系進行完善，該檔案管理體系需要對檔案管理原則、工作人員責任等進行規范，從而保證文書檔案收集與歸檔有序進行。此外，在完善文件檔案管理體系過程中還需要對各個部門工作內容進行劃分，明確部門之間的工作關系，為管理制度落實奠定基礎。為了提升工作人員效率，可以將文件管理體系與工作人員工資、獎金相掛鉤，在強化工作質量的同時，可以促進工作規范性的提升，對文件管理工作發揮積極作用。

3.2 注重強化檔案管理人員的素質培訓

對檔案管理人員定期實施素質培訓，通過培訓提高工作人員的管理意識、責任意識，對文件收集、歸檔具有積極作用。以此，需要相關部門將檔案管理人員培訓重視起來，具體從以下幾方面進行：1）在開展重要疾病診療會議時，結合當前具體情況對檔案管理人員進行合理安排，檔案管理人員在參加會議時可以負責記錄、整理工作，保證檔案內容的完整性[3]。此外，檔案管理人員的培訓，需要添加檔案收集與歸檔等內容，從而促進檔案管理質量的提升。2）醫院需要提升文書檔案管理人員的聘用門檻，要求錄用人員為專門的文書管理專業，并對錄用人員設置3個月的錄用時間，并對其實施相關培訓。此外，還需要對兼職的文書檔案管理人員進行培訓，促進管理能力提升。3）規定文書檔案收集內容的范圍與歸檔要求等，促進文書管理質量的提升。

3.3 注重強化文書檔案宣傳工作

醫院加強文書檔案宣傳工作，讓工作人員明確文書收集、歸檔的重要性，對檔案管理質量提升具有積極作用。強化文書檔案宣傳工作需要從以下幾方面開展：1）在文書檔案宣傳過程中，需要對簡報編制與檔案編研形式合理運用，促進宣傳效果提高。此外，文書檔案的宣傳需要注重文書管理人員引導，通過引導提高工作人員的管理意識，使其積極投入到文書收集與歸檔中。2）不斷拓寬文書檔案的宣傳范圍，需要醫院領導部門參與到文書檔案的管理中，并且在文件收集與歸檔中融入現代化技術，不斷轉變管理手段，促進管理效率提高。此外，需要定期對文書檔案進行抽查，若是出現檔案不完整、錯誤等問題需要落實到個人，并予以相應的懲罰。還需對抽檢中存在的問題進行分析，通過探討研究提出改善措施。3）對文書檔案管理的優點進行宣傳，如提升醫院管理質量、促進醫院發展等，提高醫院各部門人員對文件管理的認識，促進管理意識的提高。

3.4 注重文書檔案收集歸檔方式的創新

在社會經濟快速發展背景下，科學技術不斷進步，醫院辦公形式也隨之發生轉變，逐漸轉變為辦公自動化、信息化。而文件檔案收集與歸檔方式也需要與時俱進，可以借助OA辦公系統進行，一方面可以促進檔案完整性提升，另一方面可以提高檔案管理效率。此外，檔案管理人員需要積極參與到公文運作，發揮自身的督辦與催辦作用，檔案工作不能長時間等待，容易造成時間差異，對于該種情況檔案管理人員需要主動出擊。在實施文件傳閱、審批時，需要提示領導需要及時審閱，從而提升文件管理效率。

4 結束語

根據上文所述可知，文書管理包括文件收集與歸檔，其管理質量直接影響文件真實性、參考價值。因此，需要不斷創新文書檔案收集、歸檔方式，強化文書檔案宣傳，促進文書管理質量提升。