新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究

劉海霞

（山東省青州市教體局，山東 青州 262500）

事業單位主要是為公眾的利益服務的單位，因此事業單位的檔案包含著很多在公共服務中的最真實的資料信息，也包含著與事業單位發展有關的檔案資料。這些信息和資料都是我國隱形的資產和財富，為事業單位的進一步改進和制度優化提供參考。然而當前在我國的事業單位檔案管理中還擁有著許多的不足之處，對檔案資料的安全性、真實性和完整性帶來了一定的威脅。隨著技術以及理念的持續改革和進步，對事業企業的檔案管理過程實施改革和創新不但是事業企業進步的需求，而且是技術發展推動的必然結果。通過不斷提高事業企業的管理質量推動事業企業的發展進步，從而為公眾帶來更加高質量的服務體驗。

1 我國事業企業檔案管理中存在的不足之處

1）管理者事業企業的檔案管理缺乏必要的重視。很長一段時間以來我國許多事業企業在檔案管理工作中缺乏必要的重視，而且許多事業單位由于平時的業務比較繁忙，在工作中更加關注與對相關業務的處理，沒有意識到檔案管理工作對單位發展的重大意義。在階段性的工作完成后并沒有對工作進行認真的反思和總結，對于相關的工作材料也就直接移交到檔案室進行存檔，并沒有根據工作的具體內容進行資料的完善和補充，這種情況下會嚴重影響資料的完整性[1]。另外還有專職員工對檔案管理過程不夠重視，缺少認真對資料的真實性和完整性進行核對，僅僅只是對移交的資料進行存檔，正因為工作人員的不重視檔案的管理工作隨意性很大，這就造成了存檔資料的完整性和規范性無法保障，檔案管理的作用也就沒有辦法真正發揮出來。嚴重阻礙了事業單位管理的發展。

2）檔案管理工作的技術比較落后。盡管計算機技術已經在我國普遍的推廣和使用，仍然有非常多的事業企業由于觀念比較落后沒有真正將計算機技術應用到檔案管理活動中，在實際的工作中還依舊利用落后的檔案管理方式，落后的管理方式下一方面對檔案資料的真實性和可靠性把關非常有限，全靠人進行操作和控制，出現疏漏的可能性也會變大，同時工作效率非常低下，無法滿足社會高速發展的形勢下人們對于公共服務質量的要求。這種情況會嚴重影響到事業企業不斷改進和發展。工作效率跟不上社會發展的步伐必然使得事業單位的整體工作效率下降，作為事業單位為公眾提供服務的質量也會受到很大的影響。

3）檔案管理人員的管理技能和素質比較低下。在我國很多事業單位中，檔案管理工作相比較其他崗位來說工作內容比較繁瑣，而且很多單位為了節省開支并沒有設立專門的檔案管理人員，大都是以兼職的身份進行管理的。這樣的情況其實會給檔案管理工作的順利進展埋下隱患，一方面兼職員工對缺乏檔案管理方面的專業知識，對檔案管理工作關鍵性的意識不足；另一方面在檔案管理過程中缺乏有效的管理制度，必然對管理的質量造成了很大的影響[2]。例如在查找相關資料時，由于缺乏系統的管理導致無法快速準確定位到要找尋的資料，在這個過程中再不斷翻閱查找，勢必會浪費大量的時間，造成人力成本和時間的嚴重浪費，大大影響了檔案管理工作的質量。

另外，檔案管理工作人員的專業技能的缺乏使其在檔案管理方面對制度落實不到位，在服務態度上缺乏激情和工作責任心，只是機械性地完成一些例行的檔案管理存檔工作，缺乏對工作的思考和優化，而且還容易由于責任感的缺失造成工作中的疏忽，大大影響了檔案管理工作的效率。

2 在新形勢下事業企業檔案管理改進的有效措施

1）加快檔案管理工作的數字化發展進程。計算機技術已經成為社會進步的巨大的推動了。對于我國事業企業的檔案管理的有效落實需要積極解放思想，將計算機技術的優勢充分融入到事業單位的檔案管理工作中。通過數字化進行檔案管理模式的改革從而改善檔案管理工作的質量。例如在檔案管理工作中可以利用數據庫技術、加密技術、認證技術加強對檔案安全的管理。在對檔案進行存檔時一定要確保紙質檔案和數字化檔案并行，這樣才能使檔案在存檔方面具有了雙重保險，確保檔案資料的安全和完整。還可以通過數字化信息技術對即將存檔的檔案資料的真偽以及完整性進行把關，各種檔案資料都要進行電子檔的上傳，每種檔案資料需要上傳的種類等都在系統中提前設置好，一旦有缺失的部分就能通過系統及時檢測出來，并記錄到系統中，提醒相關人員進行及時的補充完善[3]。這種管理方式有效降低了檔案管理過程中由于人為疏忽造成的資料缺失等問題，有效改善了檔案管理的服務質量。對事業單位整體服務水平的提高有很大的 幫助。

2）建設檔案自動化管理系統。信息技術的發展同樣也推動了我國自動化系統的發展，在進行檔案管理時為了提高檔案管理的自動化程度可以建立檔案管理的自動化系統。主要應用到的技術有二維碼識別技術、電子標簽、OCR以及指紋識別技術等，這些技術的應用能夠使檔案管理工作真正實現智能化，大大提高了檔案管理的安全性能。將這些技術應用于檔案管理工作中，管理人員在工作中能夠真正實現對檔案的信息化管理，包括檔案的自動檢索、整理、篩選以及提取等，相關人員能夠快速應用計算機技術搜索到需要的資料信息。將自動化的管理技術應用于事業企業的檔案管理中，能夠有效提升檔案管理的服務質量和效率，推動事業企業的不斷創新和進步。

3）加強對專職人員相關專業技能和素養的提升。檔案管理的具體工作雖然比較瑣碎，但是對企業的發展和服務質量的提升有非常大的意義。因此事業企業在運營中一方面要設立專門的檔案管理專職崗位，另一方面對檔案管理人員技能和素質的培訓[4]。對于在檔案管理中引進的新的科技，要對人員實施相應的培訓，讓他們能夠熟練掌握相關的系統操作技能，在檔案管理過程中能夠真正體現先進的管理技術的特點，有效改善檔案管理的質量。另外，對專職崗位人員的素質的提升也是相當關鍵的，通過培訓使崗位專職人員能夠真正意識到檔案管理工作的必要性，加強專職管理人員的工作責任心，并且在工作中不斷進行思考并進行工作方法的改進，不斷加強管理工作的制度化，提高服務質量。

3 結束語

在新的發展形勢下，落后的檔案管理方式顯然無法適應社會的發展和進步了。因此在事業單位中進行管理模式的創新是特別必要的，對于提高我國的公共服務質量有重大的意義。根據新形勢下的發展現狀，在檔案管理方面可以通過不斷加強檔案管理數字化的發展、建設檔案管理自動化系統以及提高專職人員相關技能的方式不斷加強事業企業的檔案管理工作效率。在促進事業單位檔案管理工作效率和服務質量不斷提升的同時也推動了我國事業單位的發展建設。