“最多跑一次”改革背景下行政機關單位的檔案管理路徑探析

郭學華

（內蒙古赤峰市喀喇沁旗市場監督管理局，內蒙古 赤峰 024400）

為建設服務型政府，近年來我國各地行政機關單位在“最多跑一次”改革中投入了大量資源和精力。但結合實際調研可以發現，檔案管理工作無法較好服務于“最多跑一次”改革的情況較為常見，很多問題因此出現。為更好滿足“最多跑一次”改革需要，正是本文圍繞行政機關單位檔案管理開展具體研究的原因所在。

1 “最多跑一次”改革概述

作為現階段重要的政務服務改革目標，“最多跑一次”改革實質上屬于“集成服務、一窗受理、一次辦結”的創新服務模式，行政機關單位可由此更好為群眾和企業提供服務。以筆者所在的內蒙古赤峰市喀喇沁旗市場監督管理局為例，“最多跑一次”改革主要圍繞受理一窗式、辦事標準化、全面電子化、證照免費寄、主動“零上門”五方面開展，政務服務“只進一扇門，最多跑一次”由此得以順利實現。但在具體實踐中，由于“最多跑一次”改革對檔案管理工作提出的更高要求，檔案管理無法適應改革的情況得以暴露，為更好推進“最多跑一次”改革，行政機關單位的檔案管理必須設法優化[1]。

2 基于“最多跑一次”改革的行政機關單位檔案管理路徑

2.1 簡化檔案利用手續

為更好服務于“最多跑一次”改革，行政機關單位檔案管理需設法簡化檔案利用手續，以此取消無謂證明，避免“跑冤枉路”問題的出現。“最多跑一次”改革目的在于解決“循環證明”、“奇葩證明”、“辦事跑斷腿”等問題，因此檔案管理工作必須設法簡化行政機關單位的繁瑣的辦事手續、繁雜的無謂證明。基于“最多跑一次”改革，檔案利用各環節的細化可通過目錄指南編制實現，以此明確各個領域的所需材料、咨詢方式、示范文本、負責部門，同時需要關注行為規范性。行政機關單位檔案管理需結合“最多跑一次”改革中的“減證便民”措施，以“書面承諾”制度為例，該制度可將部分難以提供的證明材料由“承諾書”的針對性簽訂而替代，檔案利用手續簡化自然可由此實現。

2.2 強化公共服務職責

為推進“最多跑一次”改革，行政機關單位檔案管理人員需要在相應規范下做到各盡其職。但結合相關調研可以發現，“最多跑一次”改革更多關注國家綜合檔案館，行政機關單位檔案管理工作的受關注程度不足，結合現行檔案法規可以了解到，行政機關單位檔案不屬于開放對象，只有檔案形成單位的同意后方可開放相關檔案。結合《機關檔案管理規定》可以發現，本單位負責人的批注直接關系著行政機關單位檔案能否對外提供利用。在現行法制框架下，行政機關單位具備較高的獨自操作伸縮余地，這對“最多跑一次”改革能否順利開展帶來的影響較為深遠，民眾檔案利用需求很可能無法得到滿足。為推進“最多跑一次”改革，行政機關單位檔案管理部門必須明確自身的公共服務職責，以此規避缺位問題。行政機關單位檔案管理部門需要被納入政府信息公開條例，基于現行制度，檔案的歸檔移交需強化時效性的控制，并通過“內外兼修”探索逐步取代以往的“重內輕外”，以此明確行政機關單位檔案管理部門的公共服務職責，更好滿足民眾的檔案公共服務需求，“最多跑一次”改革自然可由此獲得有力保障[2]。

2.3 保證電子檔案的法律效力

“最多跑一次”改革涉及大量的電子檔案利用，這是由于“互聯網+電子檔案”在提供相關憑證方式具備顯著優勢，屬于改革的主要實現途徑。但對于民眾檔案利用需求滿足來說，民眾的需求雖然能夠通過電子檔案較好滿足，但受限于發展緩慢的法律憑證價值，電子檔案法律效力問題對行政機關單位檔案管理和“最多跑一次”改革推進帶來的影響必須得到重視。為保證電子檔案的法律效力，需從觀念革新、技術進步、法治保障等方面入手，同時強化法律體系建構。在行政機關單位，需保證數字檔案與其他證據平等，建立健全電子證據的收集、審查、保全、運用、判斷標準，以此保證其證明力，逐步與證人證言、書證、物證等傳統證據實現“平等”。通過開展“創制性立法”探索，逐步健全電子檔案法律體系，“最多跑一次”改革即可獲得更為有力支持。結合現行《會計檔案管理辦法》可以發現，“單套制”歸檔為會計檔案奠定了法律基礎，而近年來各地出臺的“最多跑一次”改革相關規定也明確了電子檔案法律效力等同于紙質檔案，但需要保證行政機關單位按規范形成電子檔案。在電子檔案支持下，確認固化的“最多跑一次”改革成果能夠為電子檔案法律效力探索提供支持。結合《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》可以發現，該《草案》規定電子形式的電子檔案如具備法律效力可作為憑證使用。綜合分析可以發現，電子檔案法律效力近年來逐漸得到法律認可，逐步獲得社會認同，因此基于“最多跑一次”改革的行政機關單位檔案管理需設法更好保證電子檔案的法律效力。

2.4 建設數字檔案共享利用平臺

為進一步推進“最多跑一次”改革，行政機關單位檔案管理還需要關注數字檔案共享利用平臺的建設，單位的辦事效率可進一步提升。結合實際調研可以發現，“最多跑一次”改革離不開網絡平臺和電子數據的支持，但對于具備機密性、政治性等特點的檔案管理工作來說，檔案信息共享可能受到的制約必須得到重視，“中看不中用”的檔案利用網絡平臺對改革也會帶來一定限制。為強化數字檔案共享利用，我國必須設法建設專門的《數字檔案共享利用管理辦法》，以此明確檔案信息的保密、共享、公開標準，統一建立數據標準，相應獎懲機制的建設也需要得到重視。考慮到檔案信息的特殊性，需細化和明確檔案信息共享的適用情形、例外情形、法律責任、救濟程序、操作指南，數字檔案的數據交換標準、數據著錄標準、元數據標準、文件格式也需要設法統一，以此保證“最多跑一次”改革中“一個數據用到底”的順利實現。在獎懲機制的建設中，需設法消除地區、行業限制，獎懲機制需結合法規從頂層進行設計，獎懲機制需同時融入考核體系，如將職員和領導升遷與政務數據共享利用、“最多跑一次”改革掛鉤。

3 結論

綜上所述，“最多跑一次”改革離不開檔案管理工作的支持。在此基礎上，本文涉及的保證電子檔案的法律效力、建設數字檔案共享利用平臺等內容，則提供了可行性較高的檔案管理優化路徑。為更好服務于“最多跑一次”改革，具體改革還需要關注相關人才的培養、軟硬件的針對性建設。