淺談醫改背景下醫院文書檔案的管理與利用

陳 穎

（海口市人民醫院 院辦公室，海南 海口 570208）

隨著我國社會及經濟的飛速發展，醫療條件也在不斷提高，從而推進了我國醫療事業的不斷發展。在這個背景下，醫院文書檔案管理工作的重要性也在不斷提升，而檔案管理工作水平也在一定程度上體現了一家醫院的整體水平。因此，醫院工作人員一定要將文書檔案管理工作重視起來。在新醫改的背景下，社會各界都對醫院提出了更高的要求，這就意味著，原有的檔案管理模式已經無法滿足當前人民群眾的需要。因此，醫院工作人員要及時改進檔案管理模式，以推動醫院在新醫改政策的背景下大力發展。

1 醫院檔案管理工作的現實意義

在醫院的發展進程中，檔案管理工作起著不可磨滅的作用。醫院的文書檔案不僅僅記錄著患者的過往病例以及醫生所作出的針對性治療方案，還有醫院發展歷程的溯源檔案。因此，醫院的文書檔案稱得上是一所醫院的核心。這就意味著，加強醫院文書檔案管理工作，能夠在一定程度上推動醫院向前發展。然而，在現階段的醫院文書檔案管理方面，仍然存在著一些問題，醫院工作者一定要將這些問題重視起來，并輔以解決方案，從而大力推進醫院自身的發展。

2 現階段檔案管理工作中存在的問題

2.1 科學管理理念較差

由于醫院文書檔案管理工作無法像其他工作一樣，為醫院帶來直接的經濟效益，從而導致部分醫院工作人員對于檔案管理工作有所忽視。并且，醫院管理層認為文書檔案管理工作沒有技術含量，從而派遣一些對此項工作不熟悉的人擔任檔案管理工作，這就導致檔案管理工作效率低。同時，由于檔案管理工作沒有受到足夠的重視，使得對檔案管理工作模式改進不及時，無法跟上醫院發展的步伐，從而在一定程度上制約了醫院自身的發展。

2.2 專業素養不高

在現階段，醫院管理層只注重提升醫療技術人員的專業能力，定期組織其進行進修及培訓，卻對檔案管理工作人員有所忽視。這就導致現有的檔案管理工作人員缺乏專業的管理知識，醫院管理層又不注重培養高素質的專業管理人員，從而嚴重制約了檔案管理工作的開展，使其無法滿足廣大人民群眾的要求。并且，由于檔案管理工作人員缺乏專業的管理能力，使得當前醫院檔案管理工作無法達到高規范的標準，不利于醫院自身的發展。

2.3 管理機制不完善

由于檔案管理工作還沒有受到醫院管理層的重視，使其并不具有完善的管理機制。這就導致管理工作秩序混亂，許多關鍵文獻只是統一收集，卻并沒有對其進行有效分類，使得各種文獻難以尋找。并且，由于其管理機制的落后，使得有些關鍵文獻沒有得到保護，從而有所遺失，造成了不必要的損失，不利于醫院的發展。同時，不具備完善的管理機制，還會使得檔案管理工作者在收集各種檔案時毫無頭緒，覺得無從下手，不利于提升檔案管理效率。

2.4 投入資金不足

隨著互聯網的不斷發展，使得有不少現代化設備可以運用于檔案管理工作。然而，醫院管理層并沒有為檔案管理工作投入充足的資金，致使檔案管理工作人員無法及時更新計算機等現代化設備，嚴重制約了檔案管理效率的提高。并且，由于檔案管理部門缺乏充足的資金，致使其無法及時擴大檔案室的規模。同時，醫院管理層沒有意識到消防設施的重要性，從而給檔案管理工作埋下了隱患[1]。

3 醫改背景下改進檔案管理工作模式的策略

3.1 強化檔案管理信息化建設

隨著互聯網的飛速發展，網絡已經滲透進了人們生活中的方方面面。因此，醫院檔案管理人員要把握好這一時代特征，及時改進自身管理模式，加強檔案管理的信息化建設。在傳統檔案管理模式中，多借助于人力，致使檔案管理工作效率低下，不利于其發展。因此，檔案管理工作人員可以將計算機等設備引入到管理工作中，利用計算機等設備對檔案進行分類及整理，從而大幅提升檔案管理工作效率。同時，醫院管理層可以下放適當資金，購入防磁柜以及計算機等必備設施，從而在加強檔案管理信息化建設的同時，完善其硬件設施，以此促進檔案管理工作的開展。

3.2 引入現代檔案管理技術并構建電子管理網絡

在傳統管理模式中，對于文書檔案多以紙質形式存在，這使得檔案在無形中侵占了大片空間資源。并且，由于紙質文本的特性，使得一份檔案在同一時間內只能被一個人翻閱，共享性較低。為了改變這一情況，就需要檔案管理工作人員及時引進現代檔案管理技術，將各種文獻資料錄入到計算機中，再利用互聯網這一平臺，構建出電子管理系統。通過這種管理模式，能夠有效提升文獻資料的共享性以及使用率。另外，在大力發展現代檔案管理技術的同時，檔案管理工作人員不能將傳統管理方法完全放棄，而是要根據具體情況，將兩者有機結合，從而推動檔案管理工作的開展[2]。

3.3 提升檔案管理人員專業水平

要先有效改進檔案管理模式，就要將提升檔案管理工作人員的專業水平重視起來。因此，醫院管理層可以定期組織檔案管理人員進行培訓，從而使其專業技能得到增強。同時，醫院可以邀請領域內專家到醫院內舉辦座談會，并提出相應建議，幫助檔案管理工作人員解決在工作過程中遇到的問題，有利于促進檔案管理工作的開展。

3.4 貫徹落實檔案安全維護工作

因為在檔案管理中引入了互聯網這一平臺，所以需要檔案管理工作人員將檔案安全維護工作重視起來，避免發生信息泄露、文件丟失等情況。因此，檔案管理工作人員應該及時更新自身的網絡安全知識，并將檔案一一備份，在最大程度上保證各檔案的安全。同時，醫院管理層也要加強其安全意識，從而為檔案創造一個最為安全的保存環境。

3.5 適當加大宣傳力度

為了使檔案管理工作順利開展，醫院應該加強檔案管理工作的宣傳力度，從而加強醫院工作者的檔案管理意識，促使其將檔案管理工作重視起來。醫院可以定期開展宣講會，在會上為醫院工作者科普檔案管理的重要性。并且在聘任檔案管理工作者時，優先錄用專業人才，從而促進檔案管理工作的開展[3]。

4 結語

綜上所述，在醫改背景下，醫院工作者要及時改進自身的檔案管理意識，并不斷提升自身對檔案管理工作的重視程度。同時，醫院可以通過加強檔案管理信息化建設、引入現代檔案管理技術、提升檔案管理人員專業水平、落實檔案安全維護工作以及加大宣傳力度等方法，努力促進檔案管理工作的開展，并以此推動醫院自身的發展。