淺談醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案的管理與利用

陳 穎

（海口市人民醫(yī)院 院辦公室，海南 海口 570208）

隨著我國社會及經濟的飛速發(fā)展，醫(yī)療條件也在不斷提高，從而推進了我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展。在這個背景下，醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性也在不斷提升，而檔案管理工作水平也在一定程度上體現(xiàn)了一家醫(yī)院的整體水平。因此，醫(yī)院工作人員一定要將文書檔案管理工作重視起來。在新醫(yī)改的背景下，社會各界都對醫(yī)院提出了更高的要求，這就意味著，原有的檔案管理模式已經無法滿足當前人民群眾的需要。因此，醫(yī)院工作人員要及時改進檔案管理模式，以推動醫(yī)院在新醫(yī)改政策的背景下大力發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)實意義

在醫(yī)院的發(fā)展進程中，檔案管理工作起著不可磨滅的作用。醫(yī)院的文書檔案不僅僅記錄著患者的過往病例以及醫(yī)生所作出的針對性治療方案，還有醫(yī)院發(fā)展歷程的溯源檔案。因此，醫(yī)院的文書檔案稱得上是一所醫(yī)院的核心。這就意味著，加強醫(yī)院文書檔案管理工作，能夠在一定程度上推動醫(yī)院向前發(fā)展。然而，在現(xiàn)階段的醫(yī)院文書檔案管理方面，仍然存在著一些問題，醫(yī)院工作者一定要將這些問題重視起來，并輔以解決方案，從而大力推進醫(yī)院自身的發(fā)展。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

2.1 科學管理理念較差

由于醫(yī)院文書檔案管理工作無法像其他工作一樣，為醫(yī)院帶來直接的經濟效益，從而導致部分醫(yī)院工作人員對于檔案管理工作有所忽視。并且，醫(yī)院管理層認為文書檔案管理工作沒有技術含量，從而派遣一些對此項工作不熟悉的人擔任檔案管理工作，這就導致檔案管理工作效率低。同時，由于檔案管理工作沒有受到足夠的重視，使得對檔案管理工作模式改進不及時，無法跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐，從而在一定程度上制約了醫(yī)院自身的發(fā)展。

2.2 專業(yè)素養(yǎng)不高

在現(xiàn)階段，醫(yī)院管理層只注重提升醫(yī)療技術人員的專業(yè)能力，定期組織其進行進修及培訓，卻對檔案管理工作人員有所忽視。這就導致現(xiàn)有的檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的管理知識，醫(yī)院管理層又不注重培養(yǎng)高素質的專業(yè)管理人員，從而嚴重制約了檔案管理工作的開展，使其無法滿足廣大人民群眾的要求。并且，由于檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的管理能力，使得當前醫(yī)院檔案管理工作無法達到高規(guī)范的標準，不利于醫(yī)院自身的發(fā)展。

2.3 管理機制不完善

由于檔案管理工作還沒有受到醫(yī)院管理層的重視，使其并不具有完善的管理機制。這就導致管理工作秩序混亂，許多關鍵文獻只是統(tǒng)一收集，卻并沒有對其進行有效分類，使得各種文獻難以尋找。并且，由于其管理機制的落后，使得有些關鍵文獻沒有得到保護，從而有所遺失，造成了不必要的損失，不利于醫(yī)院的發(fā)展。同時，不具備完善的管理機制，還會使得檔案管理工作者在收集各種檔案時毫無頭緒，覺得無從下手，不利于提升檔案管理效率。

2.4 投入資金不足

隨著互聯(lián)網的不斷發(fā)展，使得有不少現(xiàn)代化設備可以運用于檔案管理工作。然而，醫(yī)院管理層并沒有為檔案管理工作投入充足的資金，致使檔案管理工作人員無法及時更新計算機等現(xiàn)代化設備，嚴重制約了檔案管理效率的提高。并且，由于檔案管理部門缺乏充足的資金，致使其無法及時擴大檔案室的規(guī)模。同時，醫(yī)院管理層沒有意識到消防設施的重要性，從而給檔案管理工作埋下了隱患[1]。

3 醫(yī)改背景下改進檔案管理工作模式的策略

3.1 強化檔案管理信息化建設

隨著互聯(lián)網的飛速發(fā)展，網絡已經滲透進了人們生活中的方方面面。因此，醫(yī)院檔案管理人員要把握好這一時代特征，及時改進自身管理模式，加強檔案管理的信息化建設。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，多借助于人力，致使檔案管理工作效率低下，不利于其發(fā)展。因此，檔案管理工作人員可以將計算機等設備引入到管理工作中，利用計算機等設備對檔案進行分類及整理，從而大幅提升檔案管理工作效率。同時，醫(yī)院管理層可以下放適當資金，購入防磁柜以及計算機等必備設施，從而在加強檔案管理信息化建設的同時，完善其硬件設施，以此促進檔案管理工作的開展。

3.2 引入現(xiàn)代檔案管理技術并構建電子管理網絡

在傳統(tǒng)管理模式中，對于文書檔案多以紙質形式存在，這使得檔案在無形中侵占了大片空間資源。并且，由于紙質文本的特性，使得一份檔案在同一時間內只能被一個人翻閱，共享性較低。為了改變這一情況，就需要檔案管理工作人員及時引進現(xiàn)代檔案管理技術，將各種文獻資料錄入到計算機中，再利用互聯(lián)網這一平臺，構建出電子管理系統(tǒng)。通過這種管理模式，能夠有效提升文獻資料的共享性以及使用率。另外，在大力發(fā)展現(xiàn)代檔案管理技術的同時，檔案管理工作人員不能將傳統(tǒng)管理方法完全放棄，而是要根據具體情況，將兩者有機結合，從而推動檔案管理工作的開展[2]。

3.3 提升檔案管理人員專業(yè)水平

要先有效改進檔案管理模式，就要將提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平重視起來。因此，醫(yī)院管理層可以定期組織檔案管理人員進行培訓，從而使其專業(yè)技能得到增強。同時，醫(yī)院可以邀請領域內專家到醫(yī)院內舉辦座談會，并提出相應建議，幫助檔案管理工作人員解決在工作過程中遇到的問題，有利于促進檔案管理工作的開展。

3.4 貫徹落實檔案安全維護工作

因為在檔案管理中引入了互聯(lián)網這一平臺，所以需要檔案管理工作人員將檔案安全維護工作重視起來，避免發(fā)生信息泄露、文件丟失等情況。因此，檔案管理工作人員應該及時更新自身的網絡安全知識，并將檔案一一備份，在最大程度上保證各檔案的安全。同時，醫(yī)院管理層也要加強其安全意識，從而為檔案創(chuàng)造一個最為安全的保存環(huán)境。

3.5 適當加大宣傳力度

為了使檔案管理工作順利開展，醫(yī)院應該加強檔案管理工作的宣傳力度，從而加強醫(yī)院工作者的檔案管理意識，促使其將檔案管理工作重視起來。醫(yī)院可以定期開展宣講會，在會上為醫(yī)院工作者科普檔案管理的重要性。并且在聘任檔案管理工作者時，優(yōu)先錄用專業(yè)人才，從而促進檔案管理工作的開展[3]。

4 結語

綜上所述，在醫(yī)改背景下，醫(yī)院工作者要及時改進自身的檔案管理意識，并不斷提升自身對檔案管理工作的重視程度。同時，醫(yī)院可以通過加強檔案管理信息化建設、引入現(xiàn)代檔案管理技術、提升檔案管理人員專業(yè)水平、落實檔案安全維護工作以及加大宣傳力度等方法，努力促進檔案管理工作的開展，并以此推動醫(yī)院自身的發(fā)展。