探討EXCEL在建筑工程資料管理中的實際運用

孟曉東

（哈爾濱市建筑工程研究設計院有限公司，黑龍江 哈爾濱 150080）

建筑工程資料是建筑施工過程中重要的文件資料的總稱，對于建筑工程施工的前期準備，過程施工以及后期維護具有非常重要的依據作用，因而做好工程資料的管理至關重要，能夠不斷提高建筑工程的效率，加強企業的競爭能力。在當前各行業信息化發展的背景之下，建筑工程資料管理也逐漸由紙質管理轉向電子化管理，計算機應用技術就顯得格外重要。EXCEL作為電子化辦公的重要工具，是一款功能強大的表格軟件，能夠在建筑工程資料管理中發揮重要的作用，借助EXCEL表格的各項功能，能夠有效地解決資料管理中存在的問題，促使資料管理逐漸走向全面完整化、規范化以及電子化。本文通過分析當前建筑資料管理中存在的問題以及EXCEL在資料管理中的運用，以期能夠為建筑工程資料管理工作提供一定的借鑒和參考。

1 建筑工程資料及其管理中存在的問題

1.1 建筑工程資料及其特點

建筑工程資料，簡單概括的來說就是建筑工程建設中形成的所有信息和文字的記錄的匯總，建筑工程資料對施工過程和后期回顧工程情況提供了很重要的參考。建筑工程資料種類繁多，可謂是囊括了建筑工程建設的方方面面，因而具有復雜性、綜合性、隨機性、真實性等特點。眾所周知，建筑工程建設是一個具有很長周期的綜合性系統工程，涉及多個專業和領域，綜合了不同的生產工藝和多種工種，因此產生的建筑資料可謂是綜合、繁多又復雜。另外，建筑資料是產生于整個建筑工程建設的全過程，而建設的不同環節并非一成不變的，經過反復不斷的討論研究，根據不同因素的變化和實際情況隨時發生變化，這也為檔案資料的復雜性增添了一筆，而且也在很大程度上造成資料的隨機性。建筑工程資料的重要性體現在它的真實性特點上，只有真實的記錄和反映建筑工程建設項目中的發生的一切，包括事故和隱患，檔案資料才具有價值，才能夠為建筑工程建設提供參考，規避風險。

1.2 建筑工程資料管理的必要性及存在的問題

1）必要性。建筑工程資料是工程管理施工、竣工驗收、評級認定的重要依據，也是建筑工程檔案的重要組成部分。加強資料管理工作，是認真貫徹和執行建筑工程檔案文件歸檔規范的要求，能夠規范檔案工程的管理，確保工程質量按照要求和標準實施，進一步提高整體工程的管理水平。此外，建筑工程資料管理工作還能夠全面客觀地反映建筑工程建設的實際情況，進而為檔案工程的質量管理和安全管理提供依據，在積累經驗的基礎上同時為未來的建設提供參考和指導。最后，根據國家建筑工程的管理要求，在建筑工程施工過程中是要隨時對工程質量和工程資料進行同步查驗的，因此，做好資料管理工作可以及時的督促工程企業和管理人員按照標準要求，規范管理，確保建筑工程施工安全順利進行。總之，建筑工程資料管理工作非常重要且必要，無論是哪種建筑工程建設，都要做好資料管理工作。

2）存在問題。通過近些年對建筑工程項目的檢查發現，建筑工程資料的管理普遍存在比較混亂的現象，尤其是在規范化和真實性方面存在比較大的問題，這在一定程度上必然影響建筑工程建設的檔案的質量和建筑工程項目順利實施。

首先，不重視建筑工程資料管理。在建筑工程行業領域內，國家目前應經出臺了很多管理辦法和管理條例等來加強和規范建筑工程資料管理工作。但是，仍然還有很多建筑施工單位的領導人和資料管理人員不重視對檔案資料的收集、歸檔和整理。在資料管理的過程中，沒有形成規范性的管理機制以及科學的整理保存機制，導致很多現場的資料丟失，再加上管理水平的缺陷，整體資料管理模式都存在很大的問題。

其次，資料管理缺乏真實性和實用性。在建筑工程資料管理過程中存在管理、收集、借閱等方面造成的資料丟失的問題，那么，為了應對檢查，對于丟失資料就會進行隨便編造，有的資料在復印或者抄件的過程中也存在弄虛作假的現象，這在很大程度上影響資料的真實性。另外，在資料最開始收集階段，對于浩如煙海的資料不知道如何選擇，往往選取的資料缺乏代表性和實用性，很難對今后的建筑工程具有借鑒和指導作用。

最后，資料管理人員缺乏專業性。很多建筑工程單位的資料管理人員往往是由其他部門人員或者現場施工的人員進行管理，這些人員本身具有本職工作，對于資料管理一是缺乏專業性，二是不重視，也就造成資料管理工作的混亂，影響建筑工程工作的開展。

2 EXCEL在建筑工程資料管理中的實際運用

EXCEL是我們日常辦公使用最頻繁的電子工具之一，它是Microsoft Office system 中的電子表格程序，具有非常強大的功能，尤其是在數據匯總和分析方面，能夠非常便捷的跟蹤數據、生成數據表格、利用公式對數據進行計算、利用圖表對數據進行建模等等，將EXCEL運用到建筑工程資料管理中能夠大大增加資料管理的便捷性、規范性和電子化、數據化。

2.1 利用EXCEL表格的匯總建立資料管理臺賬

建筑工程資料管理是隨著建筑工期逐漸形成的，建筑工期的時間往往都比較長，而且由于不同的工種類別產生的資料也是類型多樣，日常我們可以進行簡單的分類管理，但是當資料越來越多時，我們的分類查找就非常困難，形成一個非常便捷的資料電子臺賬是非常必要的，EXCEL表格就能夠很好地解決這個問題。例如，我們在EXCEL中建一張電子表格，標注序號、資料名稱、數量、日期、備注等我們需要了解的信息，形成一份簡單的匯總臺賬，也可以建立很多的SHEETS子目錄，對不同年份，月份的資料單獨成表。這樣形成的資料統計管理非常方便查找，因為EXCEL具備“查找”功能，通過數量的統計我們還可以了解整體資料的數量，這樣也不會造成資料的丟失。

2.2 EXCEL中的VBA函數公式運用

通常，我們對于收集的紙質資料都會用文件盒進行裝盒整理，在卷內目錄上寫上名稱，對每一個資料盒可以建一張電子表格臺賬等，這些都是便于我們查找。可是，當資料匯總的越來越多，盒子自然也就越堆越多，需要建立的電子表格也越來越多，很容易產生混亂，也很不方便。這時候我們就可以借助EXCEL兩一個非常強大的功能，就是VBA函數公式。VBA函數可以說是進一步開發EXCEL表格，解決建筑工程資料管理的“利器”。VBA函數的主要功能是對表格進行匯總，不同多個表格融合至一張工作表內，再通過“編輯”窗口對表格進行控制。

另外，EXCEL表格還有很多非常實用的函數，能夠解決建筑工程中的很多實際問題，因而只要完全掌握EXCEL強大的功能，就能夠在資料管理方面運用的得心應手，不斷促進資料管理工作的開展。