數字化信息在醫院人事檔案管理中的運用研究

何鈺印

（十堰市鄖陽區婦幼保健院，湖北 十堰 442500）

醫院人事檔案記載職工的學習、工作經歷、有無違規違法等方面的信息，能夠客觀、真實地反映出某一職工的能力水平、工作經歷以及思想態度、組織性、紀律性等情況。醫院人事檔案管理工作在醫院干部任免、人事調動，人才選拔等工作中均有著重要的作用，是醫院人事決策的重要參考資料和依據。

1 醫院人事檔案管理現狀分析

隨著我國醫療衛生體制改革的不斷深化，醫院的管理和發展也正面臨著許多新的挑戰，醫院的發展對于人才的需求進一步增長，對于高素質人才隊伍建設有著迫切需要。在這一背景下，人事檔案管理作為醫院人才建設的重要一環受到了越來越多的關注和重視，不少醫院科室投入了一定的人力、物力，積極探索現代檔案高效、科學管理方法和技術，引進相關管理人才，以希望提高人事檔案管理效率，促進醫院更好進行人事管理，推動人力資源合理配置、職工熱情有效激勵等目標的實現。在當前醫院不斷強化人事檔案管理工作的當下，數字化信息技術的應用得到了廣泛的關注，并為人事檔案價值更好的開發和利用提供了一個切實可行的發展方向。

2 醫院人事檔案管理中數字化信息應用的重要性

數字化信息技術在醫院人事檔案管理中應用的重要性主要體現在相關技術所帶來的檔案形式以及檔案管理方式發生變化這些方面。

2.1 電子檔案形式相較于紙質檔案有著巨大優勢

以往醫院人事檔案工作主要以紙質檔案作為主要的載體，信息內容僅局限于文字和圖片，檔案查詢不夠便捷，同時紙質檔案對于儲存空間、保存環境等也有著一定的要求。醫院在實際檔案工作開展中往往需要消耗大量的人力、物力，檔案管理工作成本高、效率低。而電子檔案除文字、圖像外還可以儲存音頻、視頻等多種文件；電子檔案載體為儲存硬件，一塊硬盤中即可儲存大量的文件，大大節省了儲存空間，在做好硬件安保、維護以及信息備份工作后，檔案的安全性、完整性也能獲得良好的保障，檔案儲存條件容易滿足；電子檔案形式可以在相關數據管理系統中進行應用，從而大大方便檔案信息查詢。

2.2 數字化檔案管理方法更加科學、高效

在管理方式上，以往醫院人事檔案管理主要以檔案的收集、歸檔、保管為主要內容，由于受到紙質檔案形式以及其他因素的限制，在檔案的分析編制和價值挖掘等方面相對較少。而在數字化信息技術的支持下，醫院可以借助現代大數據、云計算技術以及相關硬件設施、電子檔案形式實現對大量人事檔案資料的高效管理并且能夠對檔案信息內容進行深入挖掘，能夠使醫院將以往消耗在檔案保管方面的人力、物力轉移到檔案價值體現和應用上。

由此可見，數字化信息技術帶來的檔案形式和管理方式的改變，在醫院人事檔案管理中的應用對于提高工作效率，降低管理成本，發揮檔案價值等方面有著重要的意義。

3 數字化信息在醫院人事檔案管理中的具體運用

3.1 構建數字化信息人事檔案管理系統，推動檔案科學化管理

醫院通過各種數字化信息技術的應用可以在傳統人事檔案管理工作的基礎上增加更多新的管理方法，對于醫院轉變和完善傳統人事檔案管理工作方法、實現檔案高效、便捷、科學管理有著良好的推動 作用。

第一，通過數字信息技術下的網絡通信技術可以建立起醫院檔案人員與人力資源管理之間的良好溝通聯系，進而更加高效、便捷的獲取相關人員信息資料；也可以通過建立人事檔案信息平臺，建立起完整的職工檔案數據庫和個人簡歷系統，由醫院職工自行上傳信息來提高檔案信息獲取效率。

第二，通過加強對電子檔案的運用可以實現對多種形式文件的儲存，使人事檔案內容變得更加豐富、生動，提高檔案信息價值，同時電子檔案還能夠為優化檔案數據的收集、整理、歸檔流程，實現檔案管理自動化以及醫院人力資源管理數據分析等的實現奠定良好基礎。

第三，醫院通過建立人事檔案管理信息平臺可以為人事管理人員以及其他需要進行檔案查詢的人員提供更加便利、快捷的服務，其可以通過該平臺快速進行人事檔案資料的檢索與查看，從而為醫院相關管理、決策、績效考核等的高效進行提供良好支持。

3.2 數字化信息發掘人事檔案價值，強化醫院人才建設

通過數字化信息技術整理、分析人事檔案資料可以使其信息價值的發揮最大化體現。

一方面，醫院在建立數字化人事檔案管理體系的基礎上，通過借助現代大數據、云計算等技術加強對人事檔案資料的分析和利用，能夠幫助醫院管理者更好地了解當前醫院人力資源、人才建設整體情況，如醫院招聘、人員分配調度以及醫院急需人才和易流失人才類型等信息。然后將相關分析結果在醫院人才建設發展規劃及相關決策中進行有效利用，使醫院在進行人事管理時既可以進行良好的宏觀統籌，并進一步制定科學的人才招聘計劃、人力資源儲備規劃等。

另一方面，通過發掘職工個人的人事檔案信息，可以對其專業方向與工作崗位之間的契合度進行分析，并反映其實際工作水平、工作狀態、發展需求等，進而幫助醫院在人資資源配置以及績效考核、激勵機制等方面可以針對職工個人進行精準的調整，提高相關工作時效性，更好的發掘職工潛力，增強其主觀能動性。

4 醫院人事檔案管理體會

當前醫院十分重視人事檔案管理工作的開展，并投入了一定的人力、物力推動人事檔案數字化信息化建設，獲得了一定的成果。其主要表現為醫院人事檔案信息化管理平臺建設并有效運行，使檔案管理工作質效得到良好提升；加強對人事檔案資料的分析和發掘，相關分析結果在醫院人事管理、決策中的參考價值獲得了廣泛認可，人事檔案工作對于醫院人力資源管理、人才建設的推動作用得到了良好的體現。

不過，在當前醫院人事檔案管理以及數字化信息化建設的過程中，還存著一些問題和不足，對相關工作的效率、質量造成了一定的影響。例如，醫院現有人事檔案管理機制與數字化管理方法之間匹配度不佳，傳統的管理方法不能滿足檔案數字化管理需要；以往留存的大量紙質檔案數字化進程緩慢以及電子檔案在部分工作中的證據效力不足，紙質檔案與電子檔案并行的制度反而增加了檔案管理成本；針對這些問題，醫院要積極采取有效措施，加快完善數字化信息背景下的醫院人事檔案管理制度、機制建設；加快紙質檔案電子化進程，并對電子檔案證據效力提升方法進行研究探討；加強檔案管理人員信息技術培訓教育等。

5 結語

綜上所述，新時期醫院的管理運行和發展對于人事檔案管理提出了更多的要求和需要，而數字化信息的應用能夠大大增強檔案工作效率和質量。醫院要積極采取有效措施，充分發揮數字化信息在醫院人事檔案管理中的作用和優勢，為醫院發展提供更加有力的保障。