基于互聯網背景下的檔案電子化管理探究

劉 暢

（中海油能源發展股份有限公司采油服務分公司，天津 300452）

“互聯網+”概念的出現為新時代發展帶來了新的機遇和生命力，“互聯網+”在2015年正式成為我國的國家發展戰略。通俗來說，“互聯網+”就是“互聯網+各個傳統行業”，但這并不是簡單的兩者相加，而是利用信息通信技術以及互聯網平臺，讓互聯網與傳統行業進行深度融合，創造新的發展生態。在這種大的發展形勢下，檔案管理事業也應該跟隨時代發展目標，結合自身情況并緊緊抓住時代發展機遇來實現變革。

1 檔案管理工作現狀

1.1 管理人員信息化推進力度不足

首先，一些單位管理者在思想上仍然比較偏重經濟建設，而檔案管理工作本身對企業的影響是潛移默化的，檔案是需要通過利用才會產生效益。在實踐中，很多檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認識不夠，在檔案文化的宣傳和監督方面也比較缺失，導致檔案管理缺乏規范化，缺乏有效檔案管理隊伍建設，導致部分管理人員綜合水平相對偏低，影響了檔案管理效率和檔案的利用率。在檔案管理信息化的發展過程中，國家并未針對信息化時代下檔案管理工作形成統一的規范和標準，相關系統軟件開發不徹底，軟件更新缺乏時效性，導致檔案管理數據平臺共享受到影響[1]。

1.2 檔案工作人員信息化素養有待提升

檔案業務具有很強的專業性、技術性、連續性，如果將網絡信息技術進入到檔案管理工作中，就必然要求其工作人員了解相關操作知識，掌握相關操作技能。但由于在信息時代發展前期，檔案管理通常采用人工管理的模式，由于信息化程度較低，大部分管理人員是在崗數十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現代化的信息素質，有些甚至無法熟練使用計算機進行辦公[2]，不能適應信息化的新要求，使得“互聯網+”時代下檔案管理的作用不能得到充分發揮。

1.3 企業檔案管理信息化缺乏動力

很多企業管理人員認為檔案信息化管理并不能給單位直接創造經濟效益，對企業的檔案管理工作沒有給予足夠的重視。各行各業檔案管理部門多數情況下都缺乏足夠的財政支撐，在專職檔案管理人員培訓以及信息化軟件采購方面不能獲得有效經濟支持，然而軟硬件建設是檔案信息化建設的重要基礎，它們為檔案信息化建設提供了重要的前提條件。這就導致很多單位檔案管理信息化建設舉步維艱。

1.4 公共檔案意識的關注度較低

根據相關調查發現，大部分社會公眾及企業員工對檔案的利用方式和途徑理解存在較大誤區，對于檔案信息的特征、利用途徑及保密范圍缺乏基本了解，覺得檔案很“神秘”，對檔案利用熱情不高，嚴重缺乏基本的檔案意識。而且很多檔案工作人員常常服務“缺位”，這也直接影響了檔案的利用率。

檔案工作沒有走向社會、融入大眾，讓人們充分認識檔案、了解檔案，檔案價值以及檔案的社會關注度自然不會提高。

2 “互聯網+”時代檔案管理發展

2.1 強化宣傳,推動檔案管理網絡思維化

“互聯網+”時代給各行各業發展帶來挑戰的同時也帶來了巨大的發展機遇,“互聯網+”時代傳統檔案管理模式已經不能滿足新時代檔案管理工作實際需求,“互聯網+”時代下檔案管理工作必將在深度和廣度內涵上更加深刻，也需要符合網絡時代的發展要求，檔案管理水平和管理效率也將得到全面提升。而要想喚醒廣大社會公眾的檔案網絡意識就需要不斷加大宣傳力度，這將是一個長期和循序漸進的過程，必須要保證宣傳工作長期切實落實到位[3]。加快建設檔案網絡交流平臺，讓更多人提升檔案意識，強化檔案思維，這樣才能在“互聯網+”時代下全面推動檔案管理工作實現網絡化發展，這也是高效開展“互聯網+”時代在管理工作的必要環節。

2.2 構建統一檔案網絡平臺

“互聯網+”時代下檔案管理信息化的基礎是具備檔案管理軟件，政府相關主管部門需要從全局角度對于檔案管理軟件研發行業給予大力支持，并從國家層面制定出檔案管理軟件的統一研發標準，促進檔案管理軟件實現多層次、多類型、多管理要求的發展，這樣才能對我國檔案網絡化、協同化、專業化發展形成有力推動作用。同時也要在充分保證檔案管理安全性的前提下，構建起全國范圍內的公共檔案信息的共享平臺，以此來實現檔案信息資源的高度共享，為檔案信息資源實現其價值提供便利。

2.3 新時代檔案管理體制改革

管理體制的靈活性及科學性是檔案管理事業實現科學化發展的基本前提。“互聯網+”時代下，在全面提升檔案管理網絡化、平臺化的過程中也要不斷強化檔案服務職能。傳統檔案管理模式存在很多局限性，導致人們對檔案管理不夠重視，檔案管理效率不高。隨著我國當前政府體制不斷轉型發展，以及政府部門政務公開在全面推動，檔案管理單位也開始逐步向著自主管理、自我約束法人實體的方向發展，各檔案管理單位應該借助互聯網提供的平臺來實現自身職能的強化，真正在企業發展、社會經濟發展中承擔起檔案管理的服務職責，在此基礎上才能促進檔案事業的健康發展[4]。

2.4 構建安全防線，落實檔案安全防范工作

隨著計算機技術與信息化的發展，對檔案資料的保密工作提出了更高的標準。而企業檔案資料涉及很多企業核心商密，“互聯網+”時代背景下網絡信息安全問題備受重視，因此在檔案管理的日常工作中也應當逐步健全檔案信息安全保障體系，通過這種方式來實現檔案信息使用和存儲的安全性，這對于促進檔案的健康、持續發展有非常重要的意義。檔案管理工作實踐中不僅要全面提升檔案信息安全意識，充分利用各種先進技術對一些不法分子盜用檔案信息進行有效防范。同時也要逐步完善和優化自身的管理方法，對于網絡檔案用戶逐步強化網絡系統監控和身份認證系統，確保企業內外網實現有效隔離，對檔案信息數據庫也要進行定期備份，以此來保障檔案數據信息的安全性。

3 結束語

傳統檔案管理一般僅停留在“以紙質檔案為主”的狀態，側重對具體的檔案實體的管理。網絡技術的快速發展為檔案管理工作發展提供了良好平臺以及挑戰。檔案管理應當轉變以前傳統檔案的管理方式和服務方式，向增加資源信息共享的網絡服務的方式轉型。隨著社會的發展，檔案信息資料記載形式也逐漸趨于多元化，數字化檔案館藏建設也成為一個重要環節。在新時代下檔案管理工作需要進一步強化各類信息的整合，有效消除網絡化所帶來的信息孤島問題。“互聯網+”時代，服務已經成為企業的核心競爭力，企業經營發展過程中需要有效提升用戶轉化率和產品用戶粘性，實現企業長遠發展，檔案管理事業的發展同樣遵循這一規律。