不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理和有效利用研究

何鳳娟

（柳州市不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心，廣西 柳州 545000）

在個(gè)人財(cái)產(chǎn)中，不動(dòng)產(chǎn)是其中重要的一類(lèi)財(cái)產(chǎn)。在不動(dòng)產(chǎn)電子檔案中，可以記錄不動(dòng)產(chǎn)的具體情況。因?yàn)樾枰獙?duì)個(gè)人資金進(jìn)行保護(hù)，所以需要國(guó)家進(jìn)行登記公告。因?yàn)閭€(gè)人財(cái)產(chǎn)具有獨(dú)有性，所以也就使不動(dòng)產(chǎn)檔案具有較強(qiáng)的特殊性。鑒于此，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理，必須在法律的監(jiān)督下進(jìn)行。對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)的信息，需要由國(guó)家有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)配和管理。所以，各個(gè)地區(qū)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心都需要保管好不動(dòng)產(chǎn)電子檔案，并且認(rèn)真對(duì)待，盡量使電子檔案盡可能完善，而且要準(zhǔn)確錄入數(shù)據(jù)信息到不動(dòng)產(chǎn)檔案中去。

1 不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的特點(diǎn)分析

1.1 電子檔案具有公開(kāi)性和共享性

近年來(lái)，科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子存儲(chǔ)空間越來(lái)越小，這就使電子檔案的攜帶非常方便。不僅如此，電子數(shù)據(jù)的修改也變得更容易。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較而言，保密難度更大。電子檔案不會(huì)占用庫(kù)房空間，它可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不受時(shí)間和地點(diǎn)遠(yuǎn)距離傳輸。如此，可以使信息的使用和傳播更加便捷。

1.2 傳統(tǒng)檔案與電子檔案的相輔相成

眾所周知，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的介質(zhì)是紙張。而電子檔案的媒介不僅包括圖像、文字，還包括聲音和數(shù)據(jù)等。如此，我們保存電子檔案的方式就更多了。電子檔案的保存媒介有計(jì)算機(jī)和U盤(pán)等。然而，在不動(dòng)產(chǎn)電子檔案保存的實(shí)踐中，可知這些媒介達(dá)不到保存的要求。一旦發(fā)生破壞，就會(huì)對(duì)電子檔案的安全性產(chǎn)生極大的影響。正是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案具有可以長(zhǎng)久保存的特征，能夠提高電子檔案的安全性。所以，當(dāng)這兩者結(jié)合之后，就能夠使不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理和利用效率 更高。

2 我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理面臨的問(wèn)題分析

第一，由于我國(guó)人口基礎(chǔ)龐大，不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理存在客觀上的困難。另外，加上不動(dòng)產(chǎn)檔案有多元化和分散化的趨勢(shì)，在需要整合管理的情況下，人工操作非常困難。所以，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的高效集中管理顯得非常重要。所以，推行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化是當(dāng)前一項(xiàng)重要的工作。在這個(gè)進(jìn)程中，需要各個(gè)相關(guān)部門(mén)做到職責(zé)和權(quán)力上的統(tǒng)一，充分發(fā)揮法律的監(jiān)督作用。

第二，工作效率不高。不動(dòng)產(chǎn)檔案的收集和整合流程繁雜，所涉及部門(mén)眾多。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理需要與信息緊密結(jié)合起來(lái)，而這種結(jié)合還不夠成熟。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理需要與信息緊密結(jié)合，這對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)而言，既是一次發(fā)展機(jī)遇，也是一次挑戰(zhàn)。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)龐大，要對(duì)其進(jìn)行改變，可能會(huì)遇到較大的阻力。

3 不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理的有效利用

3.1 對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性進(jìn)行審核

在不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理工作中，收集信息是一項(xiàng)非常重要的工作。眾所周知，不動(dòng)產(chǎn)信息來(lái)源的途徑有很多。如何合理選擇這個(gè)途徑是不動(dòng)產(chǎn)信息工作人員需要明確的。第一步就是要在基層單位中安排優(yōu)秀員工對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，確保不動(dòng)產(chǎn)電子檔案完整無(wú)誤。需要注意的是，一定要讓信息的收集者參與到項(xiàng)目中去，如此可以數(shù)據(jù)在后續(xù)的審核環(huán)節(jié)更便利。第二步是針對(duì)收集得到的數(shù)據(jù)，要合理地進(jìn)行處理，做到不遺漏、不改動(dòng)，確保內(nèi)容完整。

3.2 制定不動(dòng)產(chǎn)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

電子檔案和紙質(zhì)檔案都可以用來(lái)保存數(shù)據(jù)和信息。應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮電子檔案不占空間的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)做好電子檔案的保密工作。鑒于此，建立不動(dòng)產(chǎn)信息登記平臺(tái)，關(guān)于電子檔案的信息、整理和上傳等環(huán)節(jié)，都需要做好數(shù)據(jù)處理，筆者認(rèn)為，實(shí)行流水制是一項(xiàng)不錯(cuò)的舉措。通過(guò)環(huán)環(huán)相扣，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都不出問(wèn)題。當(dāng)電子檔案形成之后，使其保存在可靠性強(qiáng)的系統(tǒng)中，并且系統(tǒng)需要使用統(tǒng)一的軟件標(biāo)準(zhǔn)。如此，可以確保不動(dòng)產(chǎn)檔案管理更加具有層次性和統(tǒng)一性，這樣也可以使數(shù)據(jù)更方便不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員 查閱。

3.3 規(guī)范電子檔案信息的數(shù)據(jù)化管理

不動(dòng)產(chǎn)電子檔案因?yàn)樯婕皞€(gè)人財(cái)產(chǎn)隱私，所以部分信息不宜公開(kāi)。鑒于此，確保不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的安全性，這是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。所以，加強(qiáng)私有信息的保密工作，開(kāi)發(fā)一套計(jì)算機(jī)加密系統(tǒng)，這顯得非常重要。另外，不動(dòng)產(chǎn)的電子檔案系統(tǒng)要盡快與房地產(chǎn)行業(yè)等交易系統(tǒng)相互結(jié)合起來(lái)，規(guī)避電子檔案可能存在的問(wèn)題，促進(jìn)檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，打造檔案信息的共享平臺(tái)。

3.4 做好電子檔案管理的制度建設(shè)

制度是規(guī)范管理工作的重要保障，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的管理也不例外。所以，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)而言，針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的管理和有效利用。可以從上文提到的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)化管理、安全管理等多個(gè)方面考慮制定有關(guān)制度。

4 小結(jié)

在當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)的應(yīng)用極為廣泛，不僅在地理測(cè)繪和施工建筑等領(lǐng)域有應(yīng)用，在檔案辦公等領(lǐng)域也能夠發(fā)揮極大的作用。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)摒棄了紙質(zhì)檔案不利于保管的弊端，通過(guò)在收集電子信息之后，將不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)信息錄入電子檔案登記系統(tǒng)。這樣，電子檔案的歸檔和保管更加方便。隨著時(shí)代的發(fā)展，電子信息技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理中的應(yīng)用必定會(huì)越來(lái)越廣泛和深入。鑒于此，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理有關(guān)部門(mén)而言，必須保持科學(xué)的精神，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，使不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的管理水平提高，使其利用效率得到真正提升。