企業檔案管理的網絡信息化及開發利用

李 賀

（北京市自來水集團禹通市政工程有限公司，北京 100053）

伴隨網絡信息化技術的飛速進步，企業檔案管理工作的開展也在一定程度上達成了信息化管理的目標，由以往的紙質檔案管理形式轉變為當前的信息化管理形式，以總體情況來分析，因檔案管理網絡信息化所具備的要求相對較高，除卻要合理化利用檔案資源之外，也務必要重視保護檔案資源，而為達成上述目標，那么十分有必要進一步探析企業檔案管理的網絡信息化以及開發利用的方式，從而切實提高企業檔案工作網絡信息化管理的質量。

1 企業檔案管理的網絡信息化建設重要性

以往在開展檔案管理工作的過程之中，通常以手工管理方式來開展，而在利用此方式之后，不但會耗費大量的時間，也會耗費大量的精力，針對此情況，如果能夠引入網絡信息化技術，促進檔案管理工作的信息化管理，那么不但利于降低檔案管理工作的開展難度，也利于提升檔案管理工作的開展效率。具體來說，企業的檔案管理工作在利用網絡信息化技術之后，已然摒棄了以往的集中立卷管理形式，轉而借助了網絡信息化技術，使得檔案的處理能夠變得更為簡單，如此則利于檔案的快速補充以及改正，所具備的變通性以及靈活性均較為顯著，同時還不易于產生文件堆積或是丟失的情況[1]。除此之外，企業檔案管理的網絡信息化建設，也能夠保障檔案的準確檢索，使得檔案信息的獲取可更為便利。

在進行檔案管理的網絡信息化建設之后，利于良好應對以往手工管理過程中所難以擺脫的困境、以及良好應對以往未能解決的問題，例如利于保持檔案的原貌，在利用網絡信息化技術之后，可借助于信息技術產品，例如數碼相機等設備來拍攝檔案內容，而后將所獲得的圖片儲存至檔案管理系統之中，這樣則能夠實現永久保存檔案信息。在利用于電子產品進行掃描之后所獲得的檔案圖片，也能夠以傳輸設備來加以顯示，這樣則非常利于直觀觀看檔案內容。而若是在以往形式之下的紙質檔案管理，則易于在觀看檔案內容時產生破損情況，也會因存儲的時間過于久，而導致其受到某些物質的侵蝕，這樣則不利于保持檔案的原貌。

2 企業檔案管理的網絡信息化及開發利用策略

2.1 提高系統安全系數

在企業檔案管理的網絡信息化建設及開發利用的過程之中，最為關鍵的環節之一，即為保障計算機系統具備極高的安全性，絕卻不可產生安全方面的問題。確保企業相關檔案信息的良好保存，防范信息產生泄漏的情況，則能夠在很大程度上提升檔案管理工作的開展效率，而以具體的方式來說，一方面應確保互聯網具備安全性，在連接網絡后，若計算機缺失安全性，則易于被木馬病毒所攻擊，致使產生系統癱瘓的情況，更甚還會泄露掉重要的信息。因此，在計算機之中務必要設置殺毒軟件、以及防火墻等，實現對于計算機系統的良好保護，使其可處在安全運作的狀態之中[2]。另一方面還要強化開展保密工作，保密的對象即為計算機，若計算機產生故障問題，則不可讓外部人員對此進行維修，需由內部的工作人員對此實施維修，而在運用此方式之后，則利于防范信息泄露等風險問題的發生。

2.2 開發專屬的檔案管理系統

現階段，不少企業的檔案管理系統均為此領域人士所普遍認可的同種系統，然由于各個企業之間在經營、以及管理模式方面上存在著明顯的差異，所以若全然運用同種檔案管理系統，那么顯然是不適宜所有企業的[3]。因此，對于現代企業來說，若想提高檔案管理工作的開展效率及質量，那么則不建議和其他企業之間運用相同的系統，而是應針對自身的真實情況來選擇系統，確保此系統和企業的檔案管理情況之間適合，使得此系統能夠具備極佳的匹配性，而如此則可在根源之處促進企業檔案管理工作的開展，也能夠為現代企業的持續性進步提供更為強大的保障。

2.3 建設專業技術團隊

不管對于何種企業來說，若想謀求更為迅速的發展，使自身在激烈的市場競爭環境之中占據重要地位，那么則務必要具備充足的人才，這樣才能夠對于企業的發展予以大力的推動。而對于企業檔案管理工作的網絡信息化建設來說也是如此，也應具備一支專業性極強的技術團隊來予以促進[4]。將以往的紙質檔案朝向電子檔案進行轉變，為時代發展背景之下對于檔案管理工作開展的一項迫切要求，也為務必要完成的一項重要任務。因此，對于現代企業而言，就應注重聘用這方面的技術人才，但在網絡信息化技術迅速發展的背景之下，在此方面的技術人才也愈發匱乏，但若想保證企業檔案管理工作的網絡信息化建設水平，那么則務必要具備充足的技術人才對于信息實施處理，并善于開發及利用技術，以及有效編寫計算機程序等，因此在選擇這方面工作人員的過程之中，企業應站在多個視角之下進行認真地思考及分析，除卻要確保人才具備超強的技術水平之外，也要求其具備超高的使命感以及責任感，和健全的人格，這樣才更利于確保檔案信息的絕對保密性，也唯有如此，才可使網絡信息化這一檔管理模式為企業提供更為良好的服務。

2.4 增強檔案管理知識產權保護意識

對于企業來說，檔案所具備的價值是難以衡量的，在構建電子檔案的過程之中，企業往往會在此方面投入大量的財力、人力和物力，而在科技產物產生后，就要求企業善于利用法律的武器來保護科技產物的獨有性。所以說，在企業檔案管理的網絡信息化建設及開發利用的過程之中，還務必要增強檔案管理知識產權保護意識。舉例來說，若企業要運用檔案信息，那么則應和參與人員之間簽訂協議，在協議之中應明確表明不可泄露檔案信息內容，也不可在商業活動、或是個人活動之中運用檔案信息[5]。再者，企業也務必要加強對于檔案信息的重視性，絕不可主觀性判斷檔案信息內容的重要與否，而是要一視同仁的對待各種檔案信息，絕不可讓他人任意下載檔案信息，不可將檔案信息發放給他人進行查看，而若企業在此方面不具備較高的檔案知識產權保護意識，若檔案信息丟失或是被竊取，企業也會因此而受到嚴重的損失。

3 總結

總而言之，檔案管理的網絡信息化建設及開發利用，對現代企業而言為艱巨、且富有挑戰的一項重要任務，同時也為檔案管理日后發展的一種重要趨勢。所以，企業務必要充分明晰檔案管理網絡信息化建設及開發利用的重要性，采取有效措施，真正保障檔案管理工作的開展質量以及效率，在最大程度上防范檔案信息泄露、丟失以及被非法竊取等情況的發生。