大數(shù)據(jù)時代下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑分析

宋施瑤

（南充市中心醫(yī)院，四川 南充 637000）

隨著云計算等新技術的更新發(fā)展，各種結構化、半結構化、非結構化的信息數(shù)據(jù)正以指數(shù)級的速度在增長，人類已經(jīng)進入前所未有的信息爆炸時代，也稱為“大數(shù)據(jù)時代”。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作發(fā)生了一系列變化，其中包括理論和體系方面的變化，檔案形成主體也逐漸多元化，這樣一來，檔案收集方法以及內(nèi)容管理方式便隨之更加豐富。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》。修訂后的《檔案法》新增了“檔案信息化建設”和“監(jiān)督檢查”兩個專章。因此，檔案管理相關部門應該探究更加科學、高效的資源收集和整理方式，加強檔案管理信息化建設，構建更加科學完善的檔案管理系統(tǒng)，從而更好地保證檔案管理工作高效進行。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的新需求

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進各項事業(yè)科學發(fā)展，維護黨和人民群眾根本利益的重要依據(jù)，隨著我國特色社會主義進入新時代，國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的推進，檔案管理發(fā)展也面臨新需求。

1）隨著社會經(jīng)濟快速發(fā)展，檔案管理的主體多元化，社會的各行各業(yè)的活動中都形成了大量對國家和社會具有保存價值的材料，然而還有許多人甚至領導層中對檔案管理現(xiàn)代化建設認知不足，導致檔案管理水平低下，歸檔范圍不明確等問題，因此有必要進一步明確歸檔范圍和檔案管理責任。

2）隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案快速發(fā)展，檔案管理工作從傳統(tǒng)的實體管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，為更好地適應時代發(fā)展要求，進一步加強檔案信息化建設勢在必行。

3）檔案管理在國家經(jīng)濟、政治、文化、生態(tài)文明建設以及軍事、外事等方面發(fā)揮著不可或缺的作用。而檔案管理又是一項專業(yè)性很強的工作，檔案的整理、鑒定、保護、編研等工作都需要先進的技術和一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍為支撐。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設還必須重視專業(yè)人才隊伍的建設。

2大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理現(xiàn)代化建設的方法

2.1 加強檔案管理現(xiàn)代化建設的宣傳，提高對檔案管理信息化建設的重視，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標準化管理

在實施檔案管理現(xiàn)代化中，思維理念現(xiàn)代化是其前提保證，檔案管理者應對檔案管理相關的發(fā)展及時關注，并對上級乃至國家號召積極響應，以起到良好的示范作用。單位應該建立相應工作小組對檔案管理工作提出重視，并充分運用電子網(wǎng)絡等現(xiàn)代化手段對檔案進行管理，樹立檔案管理與信息技術緊密聯(lián)系的意識。

根據(jù)最新修訂的《檔案法》再次明確檔案法的適應范圍和應當納入歸檔范圍的材料，落實責任主體，建立健全檔案管理制度。單位應當以標準的理論原則和技術方法進行檔案管理，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的檔案管理，促進現(xiàn)代化管理的順利開展。另外還需做好宣傳，使得單位員工均具有科學、合理的檔案管理觀念，為單位檔案的現(xiàn)代化管理提供有力保障。

2.2 加強網(wǎng)絡安全性建設，轉(zhuǎn)變儲存方式，建構“數(shù)字化”檔案資源

單位應當致力改革以往落后的工作模式及方法，加強資金投入、支持領先設備和技術的引進，以便在實踐中真正實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。同時加強網(wǎng)絡安全性建設，要及時修復網(wǎng)絡漏洞，使用安全性能更高的軟件，并對重要文件進行備份和加密，防止因網(wǎng)絡漏洞導致黑客入侵，竊取檔案資料的可能發(fā)生。另一方面，在信息化時代，以非數(shù)字化形式來儲存檔案資料已經(jīng)不能適應時代發(fā)展的要求。紙質(zhì)資料不僅對儲存空間形成較大挑戰(zhàn)，也不利于數(shù)據(jù)信息的完整保存。因此，現(xiàn)代化檔案管理必須要做好對紙質(zhì)檔案、視頻、照片等進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，實現(xiàn)數(shù)字信息保存并將各類數(shù)字化檔案進行收集和整合，便于檢索和管理，為數(shù)據(jù)分析做好準備。

當然對于部分單位還可以采用檔案管理服務外包的方式進行檔案管理，但在使用外包服務中必須做好資料保密、網(wǎng)絡安全等相關問題的協(xié)議簽署，從制度和法律層面保證檔案管理安全。

2.3 加強人才隊伍建設，不斷提高從業(yè)者綜合素養(yǎng)

現(xiàn)代化檔案管理工作不僅僅是對資料、數(shù)據(jù)等簡單的存儲和管理工作，而是更多的需要運用專業(yè)知識，對收集的資料進行分析、鑒定、編研等，真正發(fā)揮檔案管理的作用，這就使得單位管理者更需要注重加強人才隊伍的建設，在引進、培養(yǎng)人才時，應當注重分類培養(yǎng)人才，如組織管理者、工程技術者、技術操作者等。同時，單位還應對檔案管理者進行定期培訓，使其具有現(xiàn)代檔案管理思想和良好的專業(yè)技能，不斷提升檔案管理工作效率，滿足大數(shù)據(jù)時代信息化檔案管理工作的要求。

3 結語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理現(xiàn)代化，檔案管理者應當認識到現(xiàn)代化手段管理檔案的重要性，要及時關注時代發(fā)展的動態(tài)，通過加強檔案管理現(xiàn)代化建設的宣傳，提高對檔案管理信息化建設的重視，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標準化管理；通過加強網(wǎng)絡安全性建設，轉(zhuǎn)變儲存方式，建構“數(shù)字化”檔案資源和加強人才隊伍建設，不斷提高從業(yè)者綜合素養(yǎng)，從而全面優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。