城建檔案數(shù)字化管理策略初探

李澤川

（瀘州市城建檔案館，四川 瀘州 646000）

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域中計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等先進技術(shù)得到廣泛應用，在大數(shù)據(jù)時代下，要推進檔案管理工作與時代發(fā)展對接，重視檔案信息數(shù)據(jù)的管理、分析、運用，實現(xiàn)檔案管理信息數(shù)據(jù)的有效性存儲、保護，從而進一步助推企事業(yè)單位的健康發(fā)展。

1 城建檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與特征概述

檔案數(shù)字化管理是基于現(xiàn)代化計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等，對傳統(tǒng)檔案管理模式集中優(yōu)化，提高檔案管理成效。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，檔案數(shù)字化管理具備在線收集、在線管理、安全高效管理、集成化管理優(yōu)勢。目前城建檔案數(shù)字化管理主要是通過云計算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面建立多元化、智能化管理機制，對各類數(shù)字檔案信息進行處理，提供新型檔案管理服務。城建檔案數(shù)字化管理，也是對城市發(fā)展建設(shè)中多環(huán)節(jié)項目資料進行收集，補充完善信息庫內(nèi)容。基于目錄數(shù)據(jù)為基本檢索入口，通過計算機技術(shù)對多項目錄數(shù)據(jù)集中管理。通過網(wǎng)絡技術(shù)應用能有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)高效化處理，將數(shù)據(jù)信息在線錄入計算機中，能對檔案信息在線收取與管理。可以對不同地點數(shù)字檔案信息內(nèi)容集中整合處理，建立專業(yè)化的專題檔案，對檔案信息進行集成化管理。與傳統(tǒng)載體檔案相對比，數(shù)字檔案存儲密度更高，但對于數(shù)字檔案信息安全保障活動也提出了更多更高要求，當信息管理不規(guī)范時會產(chǎn)生較大損失。在數(shù)字化檔案管理平臺建設(shè)中，可以實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的有效收集以及歸檔，將多個載體檔案有效轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，可以全面優(yōu)化不同載體檔案在利用方式層面的束縛，促使檔案復制、信息重組中消耗的各項成本得到有效控制。相關(guān)應用人員直接基于網(wǎng)絡環(huán)境便能獲取需要的檔案資料，能提高檔案利用成效。基于檔案管理實體數(shù)字化管理，能對原有的檔案原件進行保護，實現(xiàn)庫存檔案數(shù)字備份與保護，提高檔案信息管理的安全性。

2 城建檔案數(shù)字化管理策略

2.1 要建立健全城建檔案信息資源的整合標準

對不同形式、接收渠道和存儲載體的檔案信息資源進行采集整合，把分散在不同載體中的檔案信息資源進行有機整合，對不同信息形式的檔案信息進行歸納分析，建立城建檔案內(nèi)部的有機關(guān)聯(lián)，給利用者提供更完善的檔案信息，從而避免“信息孤島”給檔案利用帶來的不利影響。其次，建立健全信息化技術(shù)標準，依照統(tǒng)一規(guī)劃，充分利用先進的信息系統(tǒng)整合平臺。依托現(xiàn)有基礎(chǔ)，整合原有的應用系統(tǒng)，把不同來源、不同格式的信息資源完全融合，形成互聯(lián)互通的通信平臺和信息交換平臺，解決城建檔案信息資源的分散性、單一性和用戶檔案信息需求的綜合性矛盾，提高城建檔案信息的利用率，實現(xiàn)城建檔案信息與社會信息的共享。最后，在信息化時代下，城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作要求加強各級城建檔案管理部門之間的交流，增強與其他管理部門的信息溝通，按照一定的規(guī)則建立城建檔案全宗的有機關(guān)聯(lián)，從而實現(xiàn)資源共享，最大化地開發(fā)利用城建檔案資源，真正發(fā)揮城建檔案的歷史價值和社會價值。

2.2 注重城建檔案管理工作的信息化建設(shè)

1）加強對檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及多方面，城建檔案管理應引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，相關(guān)管理部門應加強合作，與技術(shù)研發(fā)單位協(xié)同展開數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，共同建立數(shù)據(jù)分析和資源開發(fā)工具。對現(xiàn)有的城建檔案資料展開分析，整合有利用價值的資源，做好檔案分類管理工作，落實城建檔案數(shù)據(jù)庫研發(fā)成果，及時向公眾公開發(fā)布數(shù)據(jù)庫的使用規(guī)范，為各城市的城建檔案規(guī)范化管理工作和檔案數(shù)據(jù)庫的高效利用提供便利條件。2）完善資源建設(shè)，創(chuàng)建信息平臺。推進城建檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，創(chuàng)建城建檔案管理系統(tǒng)，讓紙質(zhì)檔案以數(shù)字化的形式存儲在系統(tǒng)中，對城市建設(shè)中重大項目檔案進行專項驗收，保證該項目檔案及時收集歸檔和規(guī)范整理。重視對城建檔案資源的開發(fā)利用，明確檔案內(nèi)容的價值不僅存在于歷史記錄中，這些珍貴的資源也會為城市未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考，也能為人民群眾提供信息服務。所以，城建檔案管理部門應重視對檔案資源的利用，樹立服務意識，向大眾開展優(yōu)質(zhì)化檔案服務，在提升城市建設(shè)檔案開發(fā)水平的同時，深入挖掘出更多有價值和意義的資源信息。3）逐步增加城建檔案的硬件投入，加快軟件與系統(tǒng)開發(fā)步伐。結(jié)合信息化時代的發(fā)展需求，應用最先進的設(shè)施完善檔案管理平臺，縮小檔案整理周期，保證城建檔案管理的及時性。加快軟件開發(fā)速度，對縱向城建檔案和橫向城建檔案進行分類管理，滿足一定區(qū)域內(nèi)城建檔案管理的信息化，兼顧大范圍區(qū)域內(nèi)信息化的過渡。

2.3 多措并舉提高電子檔案的法律效力

首先，建立健全檔案法律法規(guī)體系，讓電子檔案利用有法可依。目前我國相應的檔案法律法規(guī)體系還不健全，城建電子檔案的法律效力還不被認可，導致電子檔案的利用還存在一些困難。提高城建電子檔案的法律效力，更好地為城市發(fā)展服務，就需要建立健全相應的檔案法律體系，為電子檔案的使用找到依據(jù)，促進城建檔案事業(yè)的發(fā)展。其次，提高城建電子檔案制作和管理水平，確保電子檔案的原始性和真實性。由于電子檔案在制作、傳輸過程中很容易被篡改，這是造成電子檔案的法律效力不被認可的主要因素。因此可以通過元數(shù)據(jù)采集、電子檔案加密技術(shù)、身份驗證技術(shù)以及仿寫措施等來維護電子檔案的真實可靠性，保證電子檔案制作、傳輸過程中的安全性，從而提高電子檔案的法律效力。最后，轉(zhuǎn)變檔案利用理念。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，開發(fā)利用檔案信息資源與傳統(tǒng)的檔案利用已完全不同，檔案管理部門應創(chuàng)新電子檔案利用方式，擴大電子檔案利用范圍。同時檔案利用著也應改變傳統(tǒng)的檔案利用理念，不能唯紙質(zhì)論，需要逐步認可電子檔案的法律效力。城建檔案管理部門和檔案利用者雙方利用理念的一致性是做好電子檔案利用工作的重要保障，也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案開發(fā)利用工作取得成功的決定性因素。

2.4 拓寬檔案管理的路徑

首先，在城建檔案管理工作的開展過程中，應重視微服務平臺的運用，如微信、微博等，要借助此類平臺推進檔案信息數(shù)據(jù)的分享與共享，同時借助這些平臺獲取檔案管理的相關(guān)信息和資源，拓寬檔案管理數(shù)據(jù)庫的有效信息量。其次，要重視對于遠程技術(shù)的運用，以遠程檔案管理服務手段實現(xiàn)非面對面的人工服務，切實推進人機交互的檔案管理工作模式的開展。遠程檔案管理工作模式能夠打破時間、空間的局限性，能夠更好地為需求人員提供良好的信息服務，如通過電子郵箱實現(xiàn)檔案信息的采集工作等。第三，要進一步重視對于云平臺的運用，以云服務為導向開展相關(guān)工作。云服務是以云計算為導向，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分析、計算的一項精準化服務，能夠有力降低檔案管理的相關(guān)成本，提升管理工作的實際成效。

3 結(jié)語

隨著5G時代的到來，網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)化的覆蓋和運行一定是大勢所趨。因此，要將城建檔案管理工作融入其中，創(chuàng)新理念和模式，不斷提升服務質(zhì)量數(shù)量和管理效率。