數字化時代檔案管理信息化的建設策略

霍紅丹

（黑龍江省大慶市杜爾伯特鎮人民政府綜合便民服務中心，黑龍江 大慶 166200）

在檔案管理工作開展過程中，通過加強信息化建設，推進了檔案管理工作發展，利于加強檔案管理以及利用水平。因此，在進行工作實踐研究過程，要充分結合數字化背景，有針對性地制定更加完善的信息化檔案管理體系，進一步優化檔案管理機制，以更好地為檔案管理信息化建設工作開展提供保證。

1 信息時代檔案數字化管理的意義

紙質檔案是一種傳統的資料檔案管理方式，而數字化檔案則是一種近幾十年來才逐漸發展起來的新管理方式?？茖W規范、完善的檔案管理可以為事業單位或者企業提供發展和建設的資料保障，為制定長遠決策提供重要依據。

1.1 檔案數字化管理對需要長期保護的檔案具有深遠意義

自文字和紙張發明以來，我們一直在使用紙質檔案。紙質檔案具有容易損壞、損壞無法修復、成本高、易臟、字跡褪色等缺點。很多檔案在頻繁地使用或者查閱的過程中往往被使用者進行無數次的翻動，特別容易造成磨損，甚至造成不可挽回的損傷。檔案數字化管理通過利用數字化技術將信息檔案轉化成電子檔案，不僅更加安全可靠，同時也方便查閱、保存和更改，對需要長期保護的檔案具有深遠意義。

1.2 檔案數字化管理是發展的必然趨勢

信息時代也是互聯網時代，檔案管理處在這一時代必然要適應時代的發展和要求。信息時代對檔案管理提出了更多的要求，檔案數字化管理比紙質檔案管理更具有優勢。一是需要更加高效和便捷的傳播方式，現在很多企業或者個人都更多的依賴于信息技術，在調閱、傳送檔案時希望檔案更加的便捷和高效，實現隨時隨地的調閱和傳送；二是人們對紙質檔案的依賴感越來越低，紙質檔案存在的諸多缺點會隨著科學技術、網絡技術、計算機技術和信息交匯技術的發展而逐漸顯露出來；三是需要查閱檔案是電子檔案比紙質檔案更具有優勢；四是在科學研究、社會服務以及科教普及等方面，檔案數字管理可以及時、快速和便捷的為使用者提供更為系統化的信息檔案。

隨著數字化技術的發展，檔案管理信息化水平不斷提高，作為檔案工作人員，要明確信息化建設內容，科學的制定高效的檔案管理 模式。

2 數字化背景下檔案管理信息化建設主要內容

2.1 促進檔案管理工作部門創新

關于檔案管理信息化的建設屬于復雜化的工作，需要檔案信息化部門的全力支持。而數字化背景下的檔案管理，其建設還要對檔案信息化部門以及數字化部門的有關職責進行分配，從而確保檔案管理信息化建設的順利進行。很多地方的檔案行政指導和檔案管理，基本形成分化格局，并成立專屬的檔案應用部門。由此可見，檔案管理部門已經成為職能的工作載體，未來將為社會提供優質化的檔案信息服務。

2.2 促進檔案工作流程的優化

傳統意義上的檔案是開放公布的方式，無法充分滿足目前人們在檔案信息方面的需要。與此同時，檔案應用的方式逐漸從現場查檔向遠程查檔的方向轉變。這就意味著數字化背景下檔案管理信息化的有效建設，必將改變以往檔案管理的形式，避免人員工作的重復性和機械性，進而做好職能的專業劃分。

2.3 促進檔案管理工作模式的創新

數字化背景檔案信息化的建設工作，主要是對檔案管理進行有效的創新。比如，檔案信息文件當中的主題詞，可利用檔案信息化建設全方位提供信息檢索的服務，顛覆傳統手動查閱檔案的形式，推動檢索功能的良好實現。除此之外，檔案管理信息化的建設，給檔案管理工作提出高要求，必須從多個方面拓展服務能力，比如技術提升，設備系統的升級開發等，進而讓檔案管理工作能夠更好地獲得發展。

3 數字化背景下檔案管理信息化建設的方法

3.1 提高檔案管理信息化建設規范性

要想讓檔案管理更加有序，需要全面提高檔案應用率，并在信息化管理下形成統一化，規范化的標準，為檔案信息資源管理，信息資源共享提供可靠性的依據，確保檔案管理的科學化，有利于檔案的存儲。當前最主要的是網絡信息資源的存儲與數據庫的建立，所以要制定完善化，規范化的標準，推動軟件硬件設備的合理化應用。除此之外，還要考慮時代發展需要，適當調整規范，并在信息化檔案管理建設上加以不斷優化。

3.2 建立數字化檔案管理平臺

建立數字化信息管理平臺，不僅能確保檔案管理的順利開展，而且還能讓信息化建設的基本要求得到落實。所以要對檔案的內容加以豐富，把原來紙質文件信息，聲像文件轉換成數字形式加以有效存儲，并做好檔案的分類工作，為檔案管理提供方便。最后，為滿足用戶查閱檔案的需求，還要針對原件做掃描和記錄，依據檔案管理信息化的建設做數字化的存儲工作。

3.3 構建規范化的管理制度

檔案信息化建設的順利實施，要確定檔案管理的各個環節，清晰其中的具體管理責任。比如，信息化建設中要確保數字安全，這是工作的重要內容，必須構建規范化的管理機制。第一，檔案信息化管理要制定標準的管理模式，包括檔案統計標準，整理標準，服務標準，以及信息化建設技術標準等。第二，檔案信息化建設的重點是數字化的建設，這是檔案信息化建設的主要任務。檔案信息數字化建設能推動檔案信息資源服務質量的提升，也能為信息需求者提供優質化檔案信息。

3.4 進一步增強檔案管理工作人員綜合素質

傳統檔案管理，工作人員的綜合素質不是很高，所以檔案管理信息化建設要想得到良好的實現，應該想辦法促使工作人員綜合素質的不斷提高。第一，督促檔案人員努力學習，不僅要有檔案管理的專業知識，而且還要掌握檔案管理操作的技術能力。定期開展檔案管理工作人員的專業知識培訓，針對新入職的檔案管理人員尤其要重視培訓，從而把握人才的質量關。第二，構建綜合素質高，技術能力強的檔案管理團隊，為檔案管理信息化建設打下堅實的基礎。第三，制定檔案管理工作人員的考核機制，督促工作人員經常更新檔案管理的知識，切實提高信息化管理水平，保證檔案管理信息化建設工作能更好地落到實處。

4 結束語

總之，通過開展檔案管理信息化建設工作，加強了檔案管理工作質量，利于推進檔案管理工作可持續發展。作為新時期檔案管理工作人員，要樹立正確的管理意識，加強對于檔案數字化管理的能力，從而保證檔案信息化建設效率。希望通過以上分析，能全面掌握高效的檔案信息化管理方法，以為檔案管理工作開展提供有效技術保證。