電子檔案單套制管理制度創新探微

沈胤琛

（上海核工程研究設計院有限公司，上海 200233）

傳統的檔案管理制度一直實行“雙套制”制度，但在進入信息數據時代后，這種制度既浪費資源，增加管理成本，又不再適合社會發展需要，人們轉而重視起發展“單套制”制度，相比于國內的“單套制”制度剛剛進入發展時期，國外的電子檔案“單套制”管理制度已經趨于成熟，可作為借鑒并改良現有的管理制度，使其更加適合我國社會的發展現狀。

1 電子檔案單套制管理簡述

1.1 實施可行性

上世紀末，美國政府就已經在政府內部推行各種電子檔案相關業務，到近幾年，要求政府內所有的永久期限文件統統應用電子形式進行管理，發展到近期，更是要求政府提供元數據一并歸檔。而澳大利亞也在2011年要求政府將所有文件都轉為數字信息化結構，以便管理及實現信息共享。加拿大在2006年時就已經籌劃建設可信數字倉儲項目，以為后期的信息化資產做好長期保存的準備。再觀我國，2014年的上海海關部分區域的無紙化辦公嘗試，成功將無紙化辦公范圍擴大到全場；2015年，試點區域一再擴大，上海市檔案局結合之前的經驗，開始研究電子檔案的“單套制”管理，并研發出一些基于電子檔案管理原型的電子系統和相應的配套制度，并一一將各種電子檔案管理的細節落實，如數字簽名和電子簽章等技術，接著成功將電子檔案“單套制”管理制度在試驗區全面實施，由此引發其他試點區域的檔案無紙化轉變申請，加上國家的大力支持，也為日后的電子檔案“單套制”管理制度的順利運行奠定基礎[1]。在“十三五”規劃中開始正式提及電子檔案“單套制”管理和“單軌制”管理的嘗試，一些相關試點工作也正式開始，2016年4月1日，國家檔案局印發了《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》（檔發〔2014〕4號）。該規劃綱要第三部分“主要任務和實現指標”中第13條“加快提升電子檔案管理水平”中明確“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點”。

1.2 新時代面臨挑戰

1）原生電子檔案急速增長，成本無限增加。“原生電子檔案”是指沒有經過后期加工的數字化檔案，是該電子文件的形成是原生狀態的電子形式，是由無紙化辦公而直接產生的電子文件。在數字化時代大力發展之時，電子檔案數量急速增長，若此時再用原始的方式去處理這些檔案，會耗費極大的人力成本和時間成本，也與“無紙化辦公”的社會發展趨勢不相符。

2）形態結構愈發豐富，紙質打印無法滿足。不同于紙質檔案的單一，電子檔案的形態結構愈發豐富，不僅有著結構化的財務、人事等業務系統的數據信息，也有著半結構化的郵件、標簽、報表等，更有著非結構化的圖像、音頻、三維模型等。因此，有些電子檔案是無法用普通的紙質打印機打印出來，這些電子檔案怎樣有效歸檔非常重要。

3）元數據很難歸檔。元數據對于檔案而言意義重大，紙質檔案的元數據基本浮于檔案表面，歸檔時可以一起歸檔，但電子檔案的元數據隱藏在檔案創立至歸檔的全過程里，很難全部外顯出來，歸檔也很難進行，元數據還可能出現遺失。

1.3 國內外電子檔案單套制管理制度研究發展現狀

歐美國家在上世紀就開始嘗試電子化辦公，并在進入數字化信息時代后，積極地順應時代的要求，很快就開始轉型，其國家的國家檔案館更是配合著頒布一些政策規定，以便電子檔案“單套制”管理的順利發展。

國內的電子檔案是在國家電子政務建設之后隨之開始研究的。檔案的數字化、電子化思想最早在2013年就已被國家檔案局提出，到“十三五”規劃中又提出電子檔案管理的“單套制”管理制度和“單軌制”管理制度的試點，在近兩年又進一步給予電子檔案明文規定，確認其具有的法律效力。同時，國家政策的大力支持更是促進不少地區政府和企業的積極嘗試，有不少試驗企業已經完全通過實驗，為日后的“單套制”電子檔案管理制度奠定良好基礎[2]。

2 電子檔案單套制管理應用現狀

2.1 電子政務中的應用現狀

目前電子檔案單套制管理在電子政務中的應用雖然并不普及，但也在主動創新、逐步推廣，例如，為提高行政管理效率和行政服務效能，加快電子政務建設，上海市檔案局結合上海自貿試驗區實踐，在自貿區率先探索電子檔案“單套制”管理。不僅著眼解決全市黨政機關電子政務建設中電子文件歸檔和電子檔案管理的共性問題，也是落實中辦國辦有關文件的精神。

2.2 企業中的應用現狀

在如今的企業中，在實際工作中應用單套制管理制度的還不多，很大一部分原因是沒有完善、統一的系統，應用系統是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障，為了實現電子文件檔案單套制管理，應用系統必須滿足電子檔案單套制的管理要求。這首先需要分析電子文件的運轉方式；再分析電子文件從產生到歸檔利用的整個生命周期中需要的應用系統，并結合企業現行的辦公自動化系統和現有電子檔案系統，根據業務發展需要，適時進行更為先進、適用和可靠的檔案管理應用系統的開發工作。

而從政府部門和企業檔案管理部門角度而言，電子檔案單套制相關制度的缺乏也是導致目前單套制管理應用較少的原因之一，而相關制度的缺乏一是因為部分政府和企業的相關部門不愿意付出較多的成本來保證電子檔案的質量；二是檔案管理部門缺乏資金投入，相關的技術和系統無法購入，也就無法推進單套制管理。

3 電子檔案單套制管理制度創新

3.1 制定電子檔案單套制管理制度體系

制定電子檔案單套制管理制度體系這一點無論是對于地區政府還是企業、高校而言，都是非常重要的一個環節，便于開展下步工作。為此，國家方面要總結試點區域的電子檔案單套制管理實施經驗，并將之與我國國情與社會發展現狀相結合，基于電子檔案步驟完備的基礎上，整合相關法律法規，并結合已研發出來的數字簽名、電子簽章等完備技術，制定電子檔案單套制管理制度體系。

3.2 完善電子檔案單套制管理相關信息系統

在制定電子檔案單套制管理制度體系的同時，也要根據制度本身去完善與之相配套的信息系統。目前，很多政府機構或企業已經具有一定程度的電子檔案單套制管理的信息系統，基本達到前端核心業務的全過程電子化，但后端的檔案系統沒有完善接通，缺乏前端和后端的有效結合。為此，針對這一點，可借鑒國外已建成數字檔案室，建設更符合我國社會發展、符合企業本身發展需要的配套信息系統[3]。

3.3 制定電子檔案備份方案及策略

而在建設地區機構和企業、高校的電子檔案單套制管理制度時，不僅要確保電子檔案的真實性、完整性、可用性及安全性，更要在此基礎上，制定電子檔案備份方案及策略，做好完整的備份管理，這也是國家方面提出的要求。比如可參考最新的“檔案數據保全”方法，實現檔案數據的實時監測、預警、保全及修復，并且要改變傳統檔案數據備份時出現的法律價值遺失問題，以保證電子檔案的證據價值。

3.4 管理與服務相融合

當下，電子檔案單套制管理的未來發展方向是管理與服務互相融合、互相發展，而要達到此趨勢，就必須滿足電子檔案單套制管理的對象、核心功能和歸檔管理，以保證系統的高效運行；而后，就要從單套制管理制度在為社會服務時需要的拓展性入手，因為單套制管理服務方式雖然便捷但較為單一，且一些電子檔案因其本身的特性，利用方式會被限制，這些仍有待改進；再就是單套制管理制度雖然目前主要是政府機構在應用推廣，但在未來，并不能保證其不會以更多變的形式融入進社會或企業的服務中[4]。

4 結論

電子檔案單套制管理是適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作不可缺少的手段，在研究電子檔案單套制管理制度創新時，必須先從單套制管理中存在的局限性去考慮，并綜合考慮到管理和服務的不同需求，在“雙套制”的基礎上改革創新“單套制”管理制度，最大限度地減少風險，為利用者提供更多有效服務。