電子政務下的檔案數字化建設研究

楊 召

（安國市城鄉居民社會養老保險服務中心，河北 安國 071200）

電子政務指的是國家機關在進行政務活動的時候，全面地應用現代化的信息技術還有網絡技術等進行管理還有辦公，進而給社會提供公共服務的一種管理模式。電子政務能夠有效地實現人機之間的相互合作，工作的效率非常高。在電子政務下檔案管理也逐漸地趨向于信息化，加上計算機等技術的應用，在很大的程度上將檔案數字化的管理水平提升了上來。

1 電子政務下檔案數字化建設的意義

1.1 適應信息時代發展的需要

電子政務是新時期國家進行體系治理以及將治理能力不斷提升的一種現實需要，在電子政務下開展檔案的數字化建設是建設數字政府中的一個重要的組成部分，加強對電子政務下數字檔案的建設還有管理，能夠更好地適應信息時代的發展需求，進而滿足檔案管理模式還有管理方法的轉變[1]。

1.2 創新檔案服務的需要

在電子政務下信息要素的流動速度已經越來越快，對檔案的管理工作也提出了更高的要求，通過數字化地掃描還有管理檔案資料，及時地整理還有分析相關部門在履行職責的過程當中所產生的檔案信息資源，從而給領導的決策提供更加科學以及精準的服務，也可以給當事人提供更加高效以及便捷的檔案查詢服務，檔案數字化建設是檔案管理與時俱進的一個重要舉措。

1.3 滿足檔案載體變化的需要

電子政務下的檔案管理不管在形式還是載體上都出現了非常大的變化，傳統的紙質化辦公模式已經逐漸被無紙化的辦公模式進行了取代，現如今文件的生成還有傳閱，或者是保存等能夠利用電子政務系統自動完成。電子政務當中所產生的檔案信息給檔案的數字化管理提供了更加豐富的檔案信息資源，加強對檔案的數字化建設也是為了滿足檔案載體變化的需要[2]。

2 電子政務下檔案數字化建設的對策

2.1 完善檔案信息的安全保障體系

信息技術給檔案的管理還有利用都提供了非常高效、快捷的方法，可以在最大的程度上發揮出檔案信息資源的作用。與此同時，檔案管理的方式不夠直觀還有檔案管理的技術比較復雜，這些給檔案的管理也帶來了一定的安全隱患，在進行檔案數字化建設的過程中這也是無法避免還有需要進行重視的問題。在開發還有利用檔案的信息資源還有建設網絡系統時，相關的部門必須得將信息安全的意識提升上來，以免出現檔案信息的失密還有泄密現象。完善檔案信息的安全保障體系，首先需要依托先進的技術手段，在建設檔案網絡系統的過程中需要充分地利用信息安全的保密技術，從而有效地解決檔案信息在進行傳輸時的保密還有存儲的安全。另外，檔案管理部門還需要將內部的局域網和外網之間實行物理性的隔離。其次需要建立完善的規章制度，在進行信息化建設的過程中需要制定出針對性較強以及操作性較好的檔案信息安全的保密規定，保證檔案的信息安全能夠做到萬無一失。再次需要采取嚴格的管理措施，對檔案的著錄標引以及數字化轉換，還有網站上的檔案信息公布等都得加強安全管理，切實地實行安全責任制。對于那些非公開的檔案信息絕不允許上外網，對于已經在網上進行提供且面臨著查詢服務的公開檔案，必須要認真得采取安全的防護措施，實現檔案信息還有檔案管理系統的安全。

2.2 提高信息服務的水平

檔案工作其本質屬于一種服務性的工作，給國家的建設以及社會的發展提供更加可靠的信息服務，這屬于檔案工作中的根本任務。在電子政務下檔案工作需要更好地服務于社會的建設，必須要努力地實現經濟的建設發展到哪個地方，檔案工作就延伸到哪個地方。時刻跟隨著政治建設發展的步伐還有堅持共產黨的領導，切實做好檔案管理的工作。在建設檔案數字化的過程當中，相關的部門需要對效益進行注重，努力地實現信息資源的共享，將檔案管理的信息服務水平不斷地進行提高[3]。

2.3 規范電子政務還有檔案數字化的管理行為

電子政務下進行檔案的數字化建設必須要對傳統的政務服務中心還有電子政務辦公室等職能進行相應的整合，不斷地拓寬政務機關的檔案管理職能，把檔案管理工作納入各機構的職能范疇當中。第一，檔案管理部門必須要積極地參與到和電子政務相關的信息數字化設計已經電子文件的檢測工作當中，認真地完成電子文件的篩選還有鑒別工作，切實地提升電子文件的歸檔質量。第二，檔案管理部門還需要立足于機關政務的服務職能，和電子政務服務中心等進行密切的配合，對電子文件的質量進行嚴格的把控。第三，還需要嚴格地按照數字化以及網絡化的要求還有標準，不斷地強化政務部門的檔案管理行為，不僅需要按照電子政務的管理方式還有行政流程對檔案管理的模式進行相應的改善，還得立足于檔案的數字化標準以及要求把電子政務的信息的管理工作做好。

3 結語

檔案數字化建設需要建立在信息技術被廣泛地應用這個基礎上，通過利用網絡技術來處理檔案的信息資源，將檔案信息資源數字化地進行處理，這樣能夠實現更大規模的檔案資源共享。在新時期檔案的數字化建設是對傳統的檔案管理手段的一種有效轉變，可以在很大的程度上提升檔案的信息化管理水平還有服務技能，更是在電子政務下進行檔案管理工作的一個必然選擇。