更新檔案管理理念實現檔案管理規范化

王 帥

（安國市城鄉居民社會養老保險服務中心，河北 安國 071200）

檔案管理將檔案部門發展充分體現出來，而且檔案管理是對檔案信息實施管理且提供利用服務的重要記錄工具，其記錄的都是所有活動的真實過程，從某個程度來看，為所有工作提供重要的參考依據。通過分析現階段我國社會形勢，不難發現，在與時俱進的基礎上，確保檔案管理規范化已經慢慢成為主要方向，確定檔案管理工作的開展目標。如果檔案部門想要促進檔案管理創新、實現穩定發展，需要及時更新管理理念，真正滿足時代發展需求。

1 提高檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

提高所有檔案管理人員的管理意識，樹立嚴謹的工作作風。并且在硬件設施方面不斷優化檔案管理設備，所有單位都必須要配備專門的隱蔽的檔案庫房，在庫房中安裝必需的應用設備以及管理配件，比如：除濕機以及空調等等[1]。為了可以促進檔案信息化發展，必須要將在檔案管理程序中運用計算機管理軟件，將計算機技術的運用全面發揮出來，例如：構建檔案的信息檢索系統以及存儲系統等等。并且需要加強所有檔案管理人員的綜合能力，激發其工作熱情，從本質上保證檔案材料真實完整、迅速歸檔。除此之外，必須要合理制定檔案管理制度，盡可能做到檔案搜集全面、內容準確。這樣才符合新時期檔案管理工作的具體要求，冷靜面對繁雜的檔案材料以及檔案補充調取工作。

2 檔案交接根據程序開展

檔案交接工作有著重要的責任，手續復雜，嚴謹認真，一旦不注意就容易造成檔案失真，所以在實際交接過程中必須要根據程序進行辦理。一般來說，檔案交接的手續是：首先，一次性全方位清理保管的檔案，確保賬務相符。然后，在第一時間催還借出的檔案[2]。最后，科學分類存放沒有經過整理的一些零散文件材料，必須要將尚未清理的材料整理成完整的文件，匯編成案，耐心對其進行合理排序且迅速歸檔。只有根據此順序做好檔案交接工作，才可以保證檔案交接工作正常進行。

3 合理制定檔案管理制度

在制定檔案管理制度過程中必須要根據標準的操作流程，減少或者防止在檔案操作中有可能存在的風險。第一，需要不斷提高檔案管理者的職業道德意識，對其定期展開專業的安全操作規范培訓教育，讓檔案管理者具有良好的職業操守，而且利用規范化的操作，以免在人員操作中出現失誤。第二，盡可能實現單位檔案存儲格式的統一化、采用相同的處理軟件。這樣一來，可以避免文檔在格式轉換過程中因為軟件兼容性問題而受到損壞。并且制定檔案工作制度應該嚴格遵循以下幾個方面的要求：首先，規章制度必須要凸顯出合理性。制定的規章制度應該與單位特征以及檔案管理具體情況相符，進而適應各個單位對各種檔案管理的實際需求[3]。然后，確保制度執行具有較強的嚴肅性。就檔案部門來講，不僅是建立檔案規章制度的主要部門，而且是執行規章制度的部門。在執行規章制度中必須做到獎懲分明，將制度本身的權威性全面體現出來。最后，簡單明了實用。制度應該具有很強的可操作性，其構建必須要以簡單方便容易操作和很強可操作性為根本目標，進而充分發揮制度規范以及指導的重要作用，達到簡單便捷以及人性化管理的操作目的。

4 建立規章制度，按照制度遵循，準確操作

當前，每個單位對于檔案管理的標準以及規定都是不同的，而且很多單位都沒有標準與規定，這樣明顯減少檔案管理工作的規范化水平，導致工作效率不高、檔案質量良莠不齊的情況出現，不僅降低檔案調配和存取的水平，而且不利于促進檔案信息規范化發展，甚至不利于檔案的運用[4]。許多水平不高的反復作業和建設應運而生，而且有關制度的落后也導致檔案管理工作僅僅發揮著輔助管理的作用，始終不能前進，更加不能有所突破。因此，必須要科學制定有關制度實現檔案管理工作規范化，這是至關重要的，促進制度建設以及章程規范必須要剔除規范化的檔案管理工作流程，此流程必須要與具體工作的要求相符。在實現統一化的章程以及規范后，要求檔案管理部門以及有關工作人員必須要嚴格遵守，確保其操作流程符合規范要求，嚴謹認真完成工作，真正做到有規章制度可遵循。此外，對檔案進行調取以及更新時必須要重視規范性，防止出現不必要的錯誤。

5 結語

總而言之，檔案屬于現代化信息資源，檔案管理在人類政治和國際事務中起著至關重要的作用。在科技化以及信息化普遍深入的背景下，規范化的管理方法已經逐漸成為檔案管理工作的主流趨勢，怎樣做好規范化的檔案管理，近年來受到廣大學者的高度重視。當前，我國很多單位都充分認識到在檔案管理中規范化體系的重要應用價值，而且開始探索全新的模式，促進改革，這在檔案管理領域中是重大的突破。然而就總體情況來講，目前檔案管理工作還是處在初步發展階段，并沒有完全成熟，也未實現規范化，檔案管理工作依舊存在諸多不足，必須要在將來的工作中日益完善。