淺談企業檔案工作改革新思路

王曉梅

（國能包神鐵路集團有限責任公司運輸服務分公司，內蒙古 鄂爾多斯 017000）

檔案資源是企業開展各項活動的真實記錄，也是落實經營、管理工作的重要基礎，在調整企業發展戰略、提高企業核心競爭力而言具有不可替代的作用。尤其新時期背景下，各行各業面臨的市場競爭壓力與日俱增，檔案管理作為企業管理中的重要組成部分，其重要性也越來越突出[1]。然而，由于部分企業在檔案管理過程中仍然存在意識薄弱、制度缺乏、信息化水平低等問題，導致檔案管理水平不盡人意。所以，想要切實解決以上問題，就要積極探索檔案工作改革思路，深入挖掘企業檔案的潛在價值，有效提高檔案資源利用率。

1 企業檔案工作改革的必要性

檔案是記錄企業生產、經營、管理、科研等活動的真實信息，也是企業創新改革發展的無形資產，做好企業檔案管理工作，是提高企業核心競爭力的基礎性工作。眾所周知，企業檔案管理工作是一項系統性工作，是從檔案信息形成、到歸納整理、再到保管和利用的全過程質量管理工作。新經濟時代背景下，企業檔案管理工作涉及企業發展的方方面面。例如：企業在市場經濟中簽訂的協議合同、提供的售后服務等均屬于檔案資源中的重要組成部分，這些檔案資源在企業與其他方發生經濟糾紛時，可以作為法律裁決的主要依據[2]，由此可見，做好檔案管理工作，是維護企業經濟效益的有效措施，而想要實現這一目標，就要強化檔案資源收集和管理力度，保證檔案資源安全、有效，積極尋求企業改革檔案管理新思路。

另外，企業創新和改革檔案管理工作，也是推動企業經濟多層次發展的有效措施。具體來說，新時期背景下，企業想要實現穩定發展目標，就要不斷擴大收入，改善以往單一計劃經濟指導的發展模式。例如：現階段部分企業為了擴大經營規模，成立了多種類型的總公司和總公司，這些公司經濟戶頭與法人代表完全獨立，能夠直接面向社會承攬工程項目，在經營發展過程中會形成大量檔案資源，在企業檔案管理過程中，是否需要約束新派生部門成為現階段面臨的重要問題之一[3]。而通過改革檔案管理工作思路，構建健全的檔案資源管理制度，編制完善的質量職能手冊和崗位工作標準，有利于為企業檔案管理工作順利實施奠定良好基礎，在一定程度上強化了檔案機構職能。

2 企業檔案工作存在的問題

2.1 檔案觀念滯后，沒有充分認識到檔案價值

現階段，部分企業檔案管理工作人員，甚至少數高級管理人員仍然存在檔案管理意識薄弱、觀念落后問題，導致企業檔案管理效率不高。具體來說，這些檔案管理人員在思想方面仍然停留在“檔案是歷史記錄和保密材料”、“只要保證檔案資源不丟失、不遺漏即可”層面上，這也使得檔案管理工作只注重信息資源的安全性和私密性，沒有充分發揮其對企業經營發展的價值和作用。尤其新時期背景下，企業檔案資源不再以紙質檔案為主，還涉及大量電子檔案，構建數字化檔案管理平臺，已經成為企業檔案管理工作的必然趨勢。

2.2 企業檔案管理組織結構扁平化

新時期背景下，經濟市場競爭壓力與日俱增，部分企業在改革創新過程中為了提高企業運轉效率，不斷精簡內部機構，削弱管理層次，將檔案管理組織與其他組織合并在一起，這也使得部分企業檔案管理組織結構越來越扁平化，導致管理組織無法充分發揮自身職能。甚至一些企業直接撤銷檔案管理部門，導致檔案管理工作在企業管理中的地位日漸下降，不僅降低了管理人員工作積極性，還制約了企業健康發展。因此，在全新形勢下，企業需要充分認識到檔案管理工作對企業發展的作用和價值，并對其進行重新定位，從而促進企業持續發展。

2.3 檔案管理工作信息化水平較低

隨著科學技術不斷發展，越來越多的企業認識到了信息化建設的重要性，并在創新改革過程中構建了信息自動化管理系統、客戶關系管理系統、企業資源管理系統等應用系統，在一定程度上推動了企業信息化發展進程，這也使得企業在發展過程中形成了大量數字化信息資源，為企業以往以“實體保管”為主的檔案管理模式帶來巨大沖擊。由于企業在檔案管理方面沒有進一步改革升級，導致企業電子檔案始終處于“游離”狀態，不僅無法保證電子檔案資源的安全性和可靠性，還不能為企業決策和發展提供準確依據[4]。

2.4 企業檔案資源分散，無法為企業提供綜合服務

隨著經濟市場競爭壓力的與日俱增，越來越多的企業通過擴大自身發展規模或與其他企業合并單方式提高經濟效益，這也使得經濟市場涌現出了大量集團公司或大型公司，這些公司的下屬機構或者分公司具有獨立的經濟戶頭與法人代表，在經營發展過程中為了自身方便，不愿向總公司或者集團公司提交檔案[5]。雖然自20世紀80年代就有人提出實施圖書情報檔案一體化管理理念，但發展至今仍然沒有得到實質性進展。盡管一些企業嘗試將檔案組織與圖書情報機構相融合，并構建信息中心，但在實際落實過程中也緊通留在機構合并層面，沒有有效整合圖書、檔案以及情報等檔案信息，無法為企業發展提供集成性、綜合性、系統性服務。

3 企業檔案工作改革新思路

在新時期背景下，僅對企業檔案管理工作進行細微調整，已經無法充分滿足企業發展需求，只有從根源上創新改革，才能夠促進企業更好地適應社會發展環境。眾所周知，所以改革實踐都要建立在先進思想和理論指導基礎上實現。新形勢下，企業需要將知識管理思想作為指導企業檔案管理工作改革的理論。

3.1 以知識管理思想為指導

3.1.1 知識管理模式發展進程

當前，人類社會已經逐漸步入知識經濟時代，所謂經濟知識時代，是與工業、農業經濟相對應的一個全新概念，是在知識與信息基礎上進行生產、分配和使用的經濟，屬于一種全新形態的經濟體系。而新的經濟體系，必然需要構建一套與之相對應的管理模式、管理理念以及管理方法。在知識經濟時代背景下，知識成為衡量一個國家、一個民族、一個企業的重要含量資源，而知識創新，則是衡量國家、民族和企業發展實力的重要指標，為了保證企業能夠更好地順應知識經濟時代發展需求，需要企業以知識管理思想為指導，開展企業各項經營管理工作。

隨著經濟全球一體化不斷深入，知識管理革命浪潮在各個國家興起。部分西方先進國家企業早在1998年就已經實施了知識管理體系。而我國相對于發達國家而言起步較晚，截止至2002年才開始引進并實施知識管理戰略，其中包括北大方正、海爾集團、清華紫光等高科技企業。

3.1.2 知識管理內涵

企業實施知識管理戰略，就是通過收集、整理企業內外部信息和知識，提高信息知識利用率，同時通過知識共享，鼓勵知識創新，全面提高企業應變能力和核心競爭力。具體來說，企業知識管理思想包括以下幾點：第一，企業不僅能夠運用知識，還能夠創造知識，在新形勢下，企業需要不斷結合客戶需求為客戶提供知識產品或知識服務。第二，知識作為企業核心戰略資源，在提高企業核心競爭力方面發揮重要作用，所以企業需要重視知識資源的開發、管理、利用水平，避免企業知識流失[6]。第三，企業需要通過共享知識，實現知識創新、知識增值這一目標，所以想要提高知識資源利用率，需要構建健全的共享機制，第四，知識創新能力是衡量一個企業發展水平的重要指標，企業需要構建鼓勵知識創新機制。

3.1.3 將知識資源管理作為知識管理工作基礎

知識管理涉及內容廣泛，包括知識資源、知識技術、知識員工等多個管理層面，其中知識資源管理主要是識別、收集、整理企業知識，有效提高知識資源利用率，為知識管理點的良好基礎，知識技術管理則是對充分利用知識挖掘技術、數據倉庫等現代化技術，為知識管理提供技術支撐，而知識員工管理則是側重于激發員工工作積極性創造性和自主能動性，鼓勵員工為企業創造更多價值，為企業發展提供人才保障。可以看出，知識管理是一項系統性工作，知識資源管理則是所有工作開展的基礎和前提。

3.2 企業檔案管理與知識管理之間的關系

3.2.1 企業檔案是企業知識資源重點重要組成部分

企業在經營發展過程中形成的檔案資源和文件，能夠清晰、真實地反映企業各項活動的內容、體會、經驗及教訓，屬于企業較為重要的顯性知識資源。企業顯性知識可以從兩個層面進行深入分析：第一，企業內部形成的檔案信息。第二，企業外部收集的情報、圖書等信息。前者屬于企業特有知識，具有隱秘性特點，其他企業無法獲取。后者屬于公開知識，能夠為所有企業所用。由此可見，企業中產生的檔案資源和文件信息，是提高企業核心競爭力、調整企業發展戰略的重要知識資源，那么企業檔案管理，實際上也是知識資源管理的一個過程。

3.2.2 將知識資源管理作為企業檔案管理的發展方向

首先，上文提到，企業檔案資源是知識資源中的重要組成部分，所以將知識資源管理作為企業檔案管理發展方向具有一定現實意義。另外，21世紀，越來越多的企業在經營發展中采用知識管理模式，所以將知識資源管理作為發展方向成為企業檔案管理的必然選擇。知識資源管理是一項系統性工程，需要從簡到繁、循序漸進的開展。現階段，眾多企業在檔案管理過程中已經構建了良好框架，甚至部分企業已經開始實施數字化檔案管理模式，所以，以知識資源檔案管理為基礎開展檔案管理工作具有重要意義。

3.3 構建完善的知識資源管理平臺

3.3.1 知識資源管理平臺的主要功能

構建知識資源管理平臺，是為企業檔案管理奠定基礎的重要前提。該平臺能夠為企業檔案、信息、知識提供加工、儲存、收集、共享等一系列服務。企業員工可以在網絡范圍內隨時隨地通過平臺獲取檔案資源，如此不僅能夠提高檔案資源利用率，還能夠強化企業經營管理水平和綜合生產效率[7]。

3.3.2 知識資源管理平臺的主要結構

知識資源管理平臺可以分為三個結構，分別為知識資源庫、知識資源整合系統以及知識資源服務系統。其中知識資源庫是用于儲存企業檔案、信息、知識的數據庫，包括企業內部形成的文件、檔案等顯性知識，企業外部收集、購買而來的顯性知識，以及企業工作人員在長期工作積累中形成的經驗、技巧、訣竅以及企業精神文化等隱性知識。另外，隱性知識需要通過完善的制度和現代化技術將其轉化為文件、檔案等形式，使其成為顯性知識，并納入知識資源庫。知識資源整合系統則是為企業收集各種知識和信息奠定基礎，并將信息和知識進行加工處理，轉化為統一格式，使其形成系統化檔案資源，而后將整理后的檔案資源存入知識資源庫。而知識資源服務系統的主要功能是為企業知識資源庫中的各種知識、信息提供便捷數據出口，同時接受知識資源服務反饋信息。

3.4 設置檔案管理機構

企業想要充分發揮知識資源管理平臺的作用和功能，就要設置專門的機構對平臺進行負責，在機構設置過程中，可以結合企業發展現狀、內部管理體制、企業經營類型等因素進行分析，選擇不同類型的機構。常見的管理機構有以下幾種：第一，企業檔案管理機構，主要對企業形成的各類檔案信息進行管理[8]。第二，企業情報、檔案、圖書一體化管理機構，主要對企業情報信息、檔案信息、圖書資源進行統一管理。第三，企業知識資源管理機構，該機構是建立在企業傳統檔案機構基礎上發展而來的。其既能夠成為企業下的單獨二級機構，也可以掛靠在總經理辦公室下，具有綜合性、協調性、專業性等多種優勢。

3.5 提高檔案資源管理人員綜合素質

企業實施知識資源管理模式后，原有的檔案管理人員也在原有管理者身份上增加了知識提供者身份。這也在一定程度上改變了企業檔案管理工作內容、性質以及方式，同時對檔案管理人員專業能力和綜合素質提出更好要求，不僅需要管理人員具備豐富的管理經驗和較高的責任意識，還要全面提高其信息化水平。為了實現這一需求，企業需要加大管理人員培訓力度，通過日常培訓、定期培訓等方式，面向管理人員灌輸現代化知識資源管理方法，全面提高管理人員專業水平。與此同時，企業還應通過定期或不定期方式總結檔案管理工作經驗，找到以往檔案管理工作中存在的不足之處，并針對性采取措施解決。從而提高管理人員專業水平和創新能力，為檔案管理順利實施奠定良好基礎。

4 結束語

綜上所述，新時期背景下，企業需要以知識資源管理為核心開展檔案管理工作，有效克服傳統檔案管理中存在的問題和不足，同時為檔案管理工作開拓更加廣闊的空間。全面提高檔案資源利用率，為企業決策、發展奠定李娜好基礎，從而提高企業核心競爭力，促進企業健康發展。