新形勢下公立醫院檔案管理模式的思考

劉仁華

（四川省廣安市廣安區人民醫院，四川 廣安 638000）

檔案作為人類重要的歷史文化遺產，是維護歷史真實面貌的重要依據。醫院檔案是指醫院在各種生產、經營活動中形成的對國家、社會和醫院自身具有保存價值的文字、圖表、音頻、視頻等各種不同形式的真實記錄。

2021年1月1日新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新修訂《檔案法》”）開始施行，這是我國檔案法治建設進程中的一個新的里程碑，是檔案工作適應國家治理體系和治理能力現代化要求，走向依法治理、走向開放、走向現代化的重要標志。

1 公立醫院檔案管理

檔案管理一直以來都是機關事業單位和企業管理工作的重點內容，對各行各業的建設與發展具有廣泛且深遠的影響，一旦沒有檔案管理工作出現問題，則難以真正呈現工作質量，無法對工作效率進行科學評估與改善，甚至影響工作決策正確性[1]。檔案是真實的歷史憑證，是工作主要參考資料，形成于社會實踐活動過程，信息不是后人自行編造，保證了歷史情況記錄的客觀性[2]。

2 當前公立醫院檔案管理存在的問題

2.1 公立醫院檔案管理人員理念落后，專業性低

一些基層醫院的工作人員，將工作內容局限于抄錄檔案、保管檔案范圍內，對檔案的管理僅從檔案事務性工作出發，尚未正確認識檔案管理具有的國家財富價值，沒有明確檔案管理對現代社會發展所起到的間接性增加經濟效益作用，更沒有意識到檔案管理在醫院發展進程中起到的重要作用。理念上的滯后，不僅導致檔案資料頻繁出現信息泄露、丟失、不完整等情況，還經常發生檔案管理設備老舊、破損等問題沒有及時解決，難以滿足現代化檔案管理需求，思想上對醫院檔案工作檔案管理的不重視，行為上對醫院檔案管理的不規范，都極大的阻礙了檔案管理工作的開展[3]。醫院檔案管理人員除檔案室是專業從事檔案管理工作之外，各科室檔案管理人員專業素養參差不齊，檔案管理知識缺乏專業性，跟不上現代醫療信息化發展要求。

2.2 檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細

在大多數的公立基礎醫院，檔案收集過程中均面臨多重困難，首先是檔案數量多且繁雜，各科室只明白存檔的內容，而對于檔案的管理工作流程及方法無明確的標準，這就會導致新增的檔案內容日漸混亂。其次在中心檔案室收集時無專業人員，也會導致檔案工作的收集出現問題[4]。

醫院各個科室收集的檔案不成系統，上交不及時，給中心檔案室增加了額外工作量。一些科室對檔案資料的收集及移交不積極，也會損害檔案的精準性與安全性。一些科室安排人員兼任檔案管理工作，兼任人員檔案管理方式各異，缺少與檔案管理中心的溝通，不配合監督檢查檔案，也會損害檔案的完整性。

2.3 檔案管理標準不統一，制度欠缺

制度是任何一項工作標準化發展的必備依據，檔案管理也不例外，只有具備健全完善的管理制度，才能夠保證這項工作的細致性、嚴肅性、標準性，最大限度避免檔案工作出現各種紕漏，保證檔案管理整體效率與水平。然而，在醫院的實際檔案管理中出現了無明確制度、無考核機制等不足之處。同時，醫院檔案管理的重視程度也不高，檔案管理還停留在基本的人工錄入加計算機打印的模式[5]。

基層公立醫院檔案基本無相關信息系統管理，加上制度的空缺便會導致醫院檔案管理工作的嚴重過失。在實際的醫療過程中，醫學檔案是極其重要的參考資料之一，而當涉及跨部門查閱檔案時，往往便會出現標準不同而無法有效使用已有的珍貴資料。

2.4 檔案管理硬件及技術手段缺乏

近年來，國家對基層公立醫院的投入加大，但較多公立醫院仍然存在硬件及技術手段缺乏的問題。醫院檔案不僅有紙質版的資料，還有膠片、影音等材質的資料，并且資料數量逐步增多。硬件跟不上、人員技術不達標則會極其容易導致醫院檔案管理的工作事故，甚至一些僅存一份的珍貴資料無法妥善多手段的保存，都將帶來十分慘痛的后果[6]。

3 新形勢公立醫院檔案管理模式的創新和改革

3.1 提高重視程度，準確把握公立醫院檔案管理

長久以來，醫院檔案管理都被定位于幕后工作，受到的重視不夠，加之檔案管理沒有明顯的工作成績，更加劇了檔案管理被忽視的程度。新形勢下公立醫院的經營管理與發展中，要提高對檔案管理的重視程度，將其作為一項艱巨且需長期堅持的工程，全面認識檔案管理重要性，意識到醫院檔案管理對于公立醫院，尤其是基礎醫院的穩定運行、正常發展以及社會快速進步等方面的積極作用，把醫院檔案管理納入重點工作范疇，從上到下有序落實各項醫院檔案管理內容，及時發現其中的不足之處，采取有效方法防范和解決處理，通過思想態度的端正，自覺扛起崗位工作中的檔案管理責任，認真嚴肅看待各項醫院檔案管理工作[7]。

3.2 完善檔案管理標準

基礎公立醫院應盡快完善檔案管理體系，制定在“新修訂《檔案法》”框架下與本機構工作實際情況相符，貫徹落實了國家相關法律法規要求以及政府政策方針的檔案管理規章制度規范，讓醫院檔案管理工作健康有序發展，真正解決醫院檔案管理的混亂局面，切實發揮管理制度的保障作用。首先，在組織架構層面，應采取統一領導、分級管理的方式。其次，制定檔案管理規章制度，實行精細化管理，為每個科室制定科學的流程。同時，應加強醫院檔案管理監督，使制度執行更加有力，確保檔案管理工作積極主動地進行，提高工作 效率[8]。

3.3 增加信息系統，革新工作方式

新形勢下公立醫院面對信息化建設提出的迫切要求，公立醫院的檔案管理工作要盡快增加信息化應用。一方面，購進功能完善、效率高、安全保障強的檔案管理現代化軟硬件設備設施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實提供基礎條件。另一方面，加強對工作人員使用信息化手段提升檔案管理效率和質量的技術培訓力度[9]。