醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對策

林 森

（棲霞市結(jié)核病防治所，山東 棲霞 265300）

辦公室檔案管理是醫(yī)院職能部門的一項日常工作，它對于醫(yī)院的發(fā)展與成績可以進(jìn)行有效的記錄，醫(yī)院在發(fā)展的過程中可以借鑒醫(yī)院檔案內(nèi)容，科學(xué)合理地制定相應(yīng)政策。醫(yī)院檔案作為醫(yī)學(xué)知識的結(jié)晶，是未來醫(yī)學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，對我國醫(yī)療工作的開展起著舉足輕重的作用。因此只有將醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能使這一重要的資源應(yīng)用于醫(yī)院的發(fā)展和我國醫(yī)學(xué)的進(jìn)步。

1 什么是醫(yī)院辦公室檔案管理

我國歷史悠久，早在幾千年前醫(yī)學(xué)事業(yè)就得以發(fā)展，目前我國較多的醫(yī)療經(jīng)驗，都得益于千年前的醫(yī)學(xué)記錄，它作為我國醫(yī)院檔案管理理念的開端，為我國醫(yī)院辦公室檔案工作打好了堅實的基礎(chǔ)。現(xiàn)代的醫(yī)院辦公室檔案工作不僅包含了接診、檢查、診斷、確診、治療等過程，還包含了醫(yī)院的日常工作、人員調(diào)動、人才培養(yǎng)、人才貢獻(xiàn)、財務(wù)管理等內(nèi)容。因此醫(yī)院辦公室檔案工作如果能做到規(guī)范化管理，對于醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著極其重要的價值。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)狀

辦公室檔案管理工作是醫(yī)院良好運行的重要依據(jù)，對醫(yī)院工作的開展具有較重要的作用，它記錄了醫(yī)院的日常工作和患者的信息，良好的辦公室檔案管理工作，對醫(yī)院的日常管理工作有著重要的影響。目前，我國各城市的醫(yī)院檔案管理工作還存在較多不規(guī)范的問題。

1）醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)性的人才。通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前我國辦公室檔案管理工作，或多或少的都存在一定的問題，在管理方面尤為混亂。最主要的原因為是缺乏相關(guān)的檔案管理專業(yè)人才。醫(yī)院辦公室檔案管理工作在外行人看來工作內(nèi)容簡單，其實檔案管理具有一定的復(fù)雜性。在實際的工作當(dāng)中，檔案管理必須根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，落實相應(yīng)檔案管理工作人員的職責(zé)。在我國多數(shù)醫(yī)院中，絕大部分檔案管理人員，目前對于規(guī)范化的醫(yī)院辦公室檔案管理工作還相對陌生，由于思想守舊，還是希望通過傳統(tǒng)的方式記錄醫(yī)院辦公室檔案，對于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化熱情還有待提高。

2）只重視病例檔案管理，忽視其它檔案。我國醫(yī)院都本著以病人為中心，全心全意為病人服務(wù)的理念。因此在醫(yī)院辦公室檔案中，主要以病人的病例為主，以便于幫助患者日后查詢，可能忽視了其它方面的檔案管理工作，例如：很多醫(yī)院就忽視行政管理和人才貢獻(xiàn)等相關(guān)檔案的管理。

3）醫(yī)院辦公室檔案管理工作有所欠缺。醫(yī)院是我國民生工程的重要組成部分，同時相比于其它機構(gòu)，具有自身的特殊性。由于涉及的工作具有極強的專業(yè)性，因此其檔案的形式也相對復(fù)雜，并且不同的檔案也應(yīng)該具有不同的保管形式。由于我國部分醫(yī)院并沒有健全的檔案管理體系，諸多檔案沒有專業(yè)的分類，對于醫(yī)院未來良好的發(fā)展，存在一定制約。

4）醫(yī)院辦公室檔案管理的設(shè)備相對落后。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)不斷的進(jìn)步，檔案管理方法也得到了前所未有的改變。但是目前很多醫(yī)院由于理念的束縛，對于先進(jìn)設(shè)備和理念的引用有所排斥，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備相對落后。許多醫(yī)院也存在資金不足、空間不足等許多困難。目前一些醫(yī)院在計算機網(wǎng)絡(luò)的時代下，還存在以手工方式統(tǒng)計辦公室檔案的方法，不僅效率低下，也不利于相關(guān)資料的保存，對后期資料的查找也提出了較多問題，對醫(yī)院的發(fā)展極為不利。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化執(zhí)行的策略

1）傳統(tǒng)醫(yī)院檔案的利用。在我國以前的檔案管理中，由于缺少科技的支持，只能采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理工作。紙質(zhì)檔案由于其本身的特性，很難保存較長的時間，又由于資料眾多，因此對醫(yī)院辦公室檔案管理提出了一定的難度。當(dāng)前可以采用更加先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作人員，可以通過總結(jié)整理，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣不僅有利于檔案的保存，同時也便于今后檔案資料的分類、整理和歸檔。通過簡單的方法就可以整理出重要的醫(yī)學(xué)資料，不僅有利于醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展，同時也有利于醫(yī)院辦公室檔案管理的規(guī)范化。

2）完善醫(yī)院辦公室檔案管理的統(tǒng)一性。在我國醫(yī)院的發(fā)展中，存在較多檔案管理不合理的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的醫(yī)院辦公室檔案管理工作并沒有一個統(tǒng)一的管理方法，很多醫(yī)院的各科室都采用自行保管本科室檔案的方式，還有一些醫(yī)院將患者的檔案統(tǒng)一存儲，而其他檔案卻分開管理，并沒有形成一個統(tǒng)一的檔案管理方式。因此醫(yī)院辦公室在進(jìn)行檔案管理時，不僅要重視患者的檔案，對于醫(yī)院的其它檔案也要建立完善的管理方式，只有這樣才能最大限度地滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一性。

3）通過現(xiàn)代化的方式是醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理方式，在一定程度上可以保證檔案管理的完整性，但是在現(xiàn)階段卻出現(xiàn)了較多的問題，它不能夠保證檔案存儲的長效性，也不能保證檔案的安全性。傳統(tǒng)的檔案很容易被人篡改，并且在查找檔案資料上也不便利，極大增加了檔案管理人員的工作強度。目前多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)采用了數(shù)字化的檔案管理模式，它可以極大的節(jié)省檔案存儲空間，同時對于檔案的整理、分類、查詢具有極大的優(yōu)勢，減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔也可以轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，使得醫(yī)院辦公室的檔案管理更加規(guī)范。

4）增強檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院辦公室檔案管理人員需要較強的綜合素質(zhì)，要求工作人員不僅要懂的相關(guān)醫(yī)學(xué)知識，同時還要掌握相關(guān)檔案管理的內(nèi)容。因此只有具有綜合知識結(jié)構(gòu)的人員才能使檔案管理工作順利進(jìn)行。因此醫(yī)院要加大資金支持，培養(yǎng)現(xiàn)有的檔案從業(yè)人員。同時也要加大力度招聘有相關(guān)資質(zhì)的檔案管理人員。

5）現(xiàn)代化檔案管理意識的培養(yǎng)。醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要意識到現(xiàn)代化檔案管理工作，對于醫(yī)院發(fā)展的重要性。將醫(yī)院從原來單純的治病救人的模式轉(zhuǎn)變到促進(jìn)醫(yī)療水平發(fā)展的集合體，不斷增加醫(yī)院的社會效益。同時要增大醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)備的資金投入，增加醫(yī)院在社會中的競爭能力。

4 結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，辦公室檔案管理規(guī)范化在醫(yī)院的日常工作中，起著越來越重要的作用。現(xiàn)代科技下的醫(yī)院檔案，完全拋棄了原來傳統(tǒng)的方式，讓檔案管理方式也真正做到高效、專業(yè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的深入，醫(yī)院工作人員可以高效辦公，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)就可以快速、便捷地提取醫(yī)療檔案信息。為了便于發(fā)展，對于未開展實施醫(yī)院檔案規(guī)范化的醫(yī)療機構(gòu)，也必須加快步伐，緊跟時代的潮流，為推動醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化管理，加強我國基本醫(yī)療能力，貢獻(xiàn)自己的力量。