淺談融資租賃企業業務檔案的管理與利用

趙慧超

（上海云城融資租賃有限公司，上海 200000）

歸檔是基本公司管理不可或缺的一部分，它旨在保護公司的經濟利益，合法權利和歷史真相。公司的歸檔工作必須遵循集中，統一管理的原則，并實施部門系統來收集和管理記錄和文件：每個部門都應任命專門的歸檔人員，負責部門的文件管理。一項工作由多個部門處理，工作期間形成的文檔和材料由發起部門收集和存儲。

1 融資租賃企業業務檔案的特點

隨著我國經濟的發展和改革開放的發展，融資租賃公司的業務記錄數量顯著增加。融資租賃企業的經營記錄是重要的文件（紙質文檔和電子文檔），形成原始文檔，圖表，聲音，圖像等，在處理融資租賃企業的各種經營過程中進行記錄和反映租賃業務運營的過程。是公司全面文件系統的一部分。融資租賃公司的公司概況與普通文件相比具有不同的特征，即：首先，申請的期限更長。從開始到結束，金融租賃業務可能需要數年甚至數十年的時間。許多相關文檔可能會在此過程中發生更改。因此，需要隨時靈活管理融資租賃業務的歸檔記錄，并更新歸檔文件以確保歸檔的及時性。第二是各種存檔文件。融資租賃業務流程會生成各種文件，例如內部批準文件，與交易相關的文件和所有權證書。如何對這些文檔和文檔進行科學和邏輯上的分類是一個復雜的過程。第三是信息存儲的內容非常豐富。融資租賃活動包括許多專業知識，例如金融知識，法律知識等，因此，不再需要單一的知識結構來管理融資租賃業務的記錄。個人檔案管理員不僅必須充分掌握存檔文件的基礎知識，而且還必須了解與金融租賃有關的知識以及該國的行業政策，租賃標準等，只有這樣我們才能建立規則和工作流程符合租賃公司在現實世界中的業務記錄管理慣例。第四，對文件使用的需求很大。由于融資租賃業務記錄可以準確反映業務的經營狀況，因此可以作為制定業務決策的參考依據，從而指出了制定發展計劃，業務未來戰略的方向。因此，業務經理和業務人員需要使用大型業務檔案，定期使用并將其使用到多種用途中。

2 當前我國融資租賃企業業務檔案管理中存在的普遍問題

2.1 檔案管理工作不嚴格

近年來，各階層的人們越來越重視存儲，財務租賃公司也逐漸對文檔管理感興趣，但是許多租賃公司財務只專注于管理檔案的管理，而財務租賃公司則分散在許多專業領域。部門，專業記錄的提交不及時，沒有計劃，清晰的分類使業務記錄管理不規范，記錄放錯了時間。盡管許多融資租賃公司一直在不斷建立自己的業務記錄管理措施，但在實際實施中，通常為了方便，業務處理和其他因素（特別是在電子文件的使用和管理方面）放寬系統要求，導致安全和混亂問題尤其突出。

2.2 檔案管理范圍較小

大多數租賃公司的業務記錄管理者只需要在每項業務結束后收集并存儲相關文件，而無需從事其他業務活動，并且不能完全捕獲不同業務活動的信息。業務。它可能導致企業文件的收集和使用出現一些問題。此外，許多融資租賃公司還沒有將聲音，圖像等特殊手段的專業記錄納入收集范圍，導致聲音和圖像專業記錄的提交不及時。

2.3 工作人員素養較低

由于融資租賃企業大部分屬于新興企業，很多都沒有聘請專業人員來進行業務檔案管理工作，很多都是其他崗位人員兼職檔案管理，檔案管理的業務水平較低，這導致了融資租賃企業檔案管理的效率普遍不高。很多融資租賃企業的業務檔案是由經辦部門或經辦人員分散保存，基本采用檔案柜或文件柜進行存放，配置專門檔案庫房的融資租賃企業較少，也缺乏專業設備存放電子檔案和聲像檔案。一些融資租賃企業只重視業務的完成，認為檔案管理無足輕重;有些企業甚至沒有主管部門和領導對業務檔案管理工作進行監督。這也造成了檔案管理工作在協調上容易出現各種問題。

3 融資租賃企業業務檔案管理的改進策略

3.1 加強融資租賃業務風險意識

哪里有利益，哪里就有風險，融資租賃公司無法避免各種風險以獲得利益。租賃公司必須提高風險意識，從組織結構上確保風險管理的效率，最大程度地減少內部和外部風險對公司的影響，以及管理會計功能，例如預測決策，控制計劃和責任評估，以改善風險管理系統確保決策的有效性。具體來說，融資租賃公司可以根據不同的融資租賃實體制定目標項目風險評估的內容和程序，并使用管理會計來制定措施，進行有效的風險控制。

3.2 完善業務檔案規章制度

商業文件有很多類型，包括文檔文件，電子文件和視聽文件。沒有規則就沒有規則。租賃公司應建立一個完整的企業文件管理系統，包括歸檔系統，倉庫管理系統，文件驗證以及文件銷毀和檢查系統。閱讀（借閱）系統等企業檔案管理員必須嚴格遵守相關系統，并做好企業檔案文檔的收集，分類，存儲和歸檔以及開發和使用工作。只有這樣，他們才能為有序的生產和運營打下良好的基礎。租賃公司應建立專門的業務存儲經理，以實現企業存儲管理的專業化；可以建立用于歸檔工作的評分和獎勵系統，以獎勵表現良好的員工，從而增強企業檔案管理員的積極性。

3.3 加強與企業各業務部門之間的聯系

為了不斷優化存儲范圍，一方面，企業存儲經理必須主動與其他部門保持聯系，有意識地進入接收業務，并有意識地自動收集每個部門的信息，并及時，及時地收集重要記錄。存儲;另一方面，我們必須自覺和積極地參加企業的商務會議，及時了解企業的業務狀況，了解與商務相關的文件的價值，并收集重要文件，并確保檔案的完整性和完整性。融資租賃公司需要在企業中積極實施和培訓相關業務記錄的使用，以使所有員工對業務記錄和管理業務檔案的價值有更深入地了解，同時提高他們的檔案管理意識。

4 總結

企業檔案是融資租賃公司生存和發展的基礎，作為新興產業，融資租賃行業必將在未來取得更大的發展，但現階段融資租賃公司之間的競爭也日趨激烈。因此公司必須在管理和使用業務記錄，促進建立企業檔案信息，不斷提高整體檔案管理技能。只有這樣，企業才能在競爭中立于不敗之地。