試論事業單位檔案工作中的人性化管理

李曉葉

（山西省大同市現代教育發展中心，山西 大同 037047）

檔案資料是非常重要的社會性資源，特別是事業單位所保存的檔案信息，往往涉及重要的社會事項，具有極其可觀的參考價值，因此如何做好事業單位的檔案管理工作就成為人們關注和重視的重要課題。隨著事業單位檔案工作的進步，人們的檔案管理思路越來越清晰、檔案管理方面的措施越來越切合實際，一種以人為本的管理思想逐漸成型并快速推廣和普及，改變了傳統事業單位檔案工作模式。但在具體舉措方面，人性化管理模式仍然不夠成熟，對事業單位檔案工作中的人性化管理措施進行研究勢在必行。

1 改變管理方式

過去的檔案工作模式下，檔案管理工作的應有價值始終無法發揮出來，檔案信息和資源未能得到合理應用，人們對檔案工作的重視程度也因此得不到提升，給事業單位檔案工作效率帶來了一定的負面影響。在過去的管理模式下，人們對檔案管理的理解和思路與現在截然不同，很多人認為檔案管理就是對檔案資料進行保存，卻忽略了檔案信息本身的應用價值，管理方式僵化死板，與新時期事業單位檔案人性化管理要求格格不入。為了實現人性化檔案管理目標，事業單位的檔案管理人員應以為人民服務為原則，對人民群眾檔案信息需求進行研究和分析，根據人民群眾對檔案工作的期待值，調整管理工作方式，使檔案管理工作在新時期發揮新作用。換而言之，就是要提升檔案管理人員對檔案管理的理解程度，盡快轉變檔案管理工作方法，建立以服務為基礎的管理體系，根據事業單位實際情況，重構檔案資料分類管理方法，完成檔案資料分類處理工作，根據檔案信息內容新建或合并傳統檔案分類，提升人性化管理的效率。

2 細分管理種類

相比于企業的檔案管理而言，事業單位的檔案管理顯然更加復雜，其涉及多種多樣的檔案資料種類，檔案管理人員需要根據實際情況對檔案信息進行分析和處理，使之更加簡單、更加清晰，并保證檔案時間的準確性，從而為有需要的人提供準確的材料支持。同時，為保證事業單位檔案工作人性化水平，事業單位應根據本單位的具體工作方向，對現存檔案信息進行種類細分，并通過計算機信息技術對檔案信息進行電子化掃描及儲存，解決傳統紙質文件易丟失、易損毀的問題，更好地為人們提供檔案服務，從根本上提升檔案管理工作的有效性和人性化水平。

3 優化檔案管理環境

事業單位檔案工作的環境直接決定了其最終的管理效果，只有建立營造人性化環境，工作人員才可能在工作氛圍的影響下，做好人性化檔案管理工作，這種工作氛圍可以分成物理環境和精神環境兩方面，高質量的檔案管理物理環境，能夠讓工作人員在工作中更加舒適，其管理效果才能得到提升；而高質量的檔案管理精神環境，則能夠讓檔案工作者產生尊重知識、尊重信息的想法，還有助于提升他們為人民服務的思想水平，事業單位方面應加大投資力度做好物質條件建設，優化檔案管理工作環境建設，適當調整室內光線、色彩搭配等，從而確保檔案工作者能在舒適的工作環境中完成人性化管理任務，確保事業單位檔案管理的質量和水平，讓人民群眾更加認可人性化管理模式。同時，為確保檔案管理人員的工作積極性，還需要加強配套設施建設，通過設置茶點室等功能區，為感到疲憊的檔案管理人員提供精神上的支持，讓他們能夠在復雜的檔案管理工作之余得到休憩，從根本上提升事業單位檔案工作中的人性化管理水平。

4 建立人性化管理制度

根據實際情況來看，目前大多數事業單位的檔案工作人性化管理都存在制度不健全的問題，這一問題的存在必然會影響到工作的順利進行，想要讓人性化管理真正落到實處，就必須要強化工作人員的心理動因，讓檔案管理工作人員主動參與到工作中去，激發他們工作和管理方面的潛能，讓他們根據工作中積累的一系列經驗進行工作創新，改變過去以制度和權力強行要求工作人員的問題。同時，事業單位檔案管理工作人員普遍具有突出的專業化素養，他們往往能夠專業有效地處理檔案工作，但是在實際工作中也存在工作職責不夠明確、一人身兼多職、人員結構不清晰等問題，這都不利于事業單位檔案工作中的人性化管理。為了改變這一問題，在今后的工作中事業單位的領導層應以本單位檔案管理工作情況為基礎，盡快建立人性化管理制度，保證檔案管理人員制度管理有效性，利用靈活先進的管理手段，提升檔案工作相關業務的有效性。另外，事業單位檔案工作也要考慮到服務方面的問題，不斷優化制度內容，避免傳統檔案工作制度在新時期造成新的不利影響。回顧傳統檔案工作制度可以發現，檔案借閱過程過于繁瑣、登記流程過于復雜等一系列問題比比皆是，這必然影響到人性化管理的效果，即使按照流程進行登記，使用者仍然要面臨其他的阻礙因素，很難及時地得到檔案信息服務，久而久之就會失去使用檔案信息的積極性，這個過程顯然與事業單位檔案工作中的人性化管理目標有較大出入。因此在今后的發展中，事業單位檔案工作人員應充分考慮檔案服務人性化需求，通過調整制度內容、優化表達方式、豐富溝通細節等，給檔案信息的使用者提供具有人性化特征的服務，認可他們使用檔案的權力，通過鍥而不舍的細節調整，建立優質穩定的相互關系，以具有人性化的制度促進事業單位檔案工作發展。

5 增強管理中對于科技的運用

人性化管理是一種極具應用價值、更能適應新時期檔案工作需求的管理模式，其能夠保證事業單位檔案工作中的管理水平，但這并不意味著人性化管理能夠取代規章制度而存在，制度和人性化管理之間存在千絲萬縷的關系，二者既矛盾又統一，只有利用規章制度進行硬性管理、利用人性化管理，才能提升事業單位檔案工作的效果。這一點在檔案工作人員登記管理上體現得比較明顯，很多事業單位都采取了打卡上班制度，要求檔案工作者在設備上進行登記，而不是安排專門的工作人員進行管理，這改變了過去登記管理不規范的問題，解決了同事之間可能存在的沖突；另外，還有部分事業單位開始對檔案服務制度進行優化，改變傳統檔案服務登記制度，引進了先進的人臉識別等技術，對進入館內的人員進行自動登記和識別，檔案需求者可根據自己的需求對檔案進行查閱，系統將會自動完成人員記錄，這避免了傳統借閱制度的一系列問題，能夠從根本上提升檔案工作的質量。除此之外，計算機檔案查閱系統的建立，改變了傳統檔案查閱模式存在的弊端，需求者可通過計算機系統檢索和篩選自己需要的檔案信息，并進行即時性查閱，其檔案信息獲取速度會成倍增長，檔案服務的質量自然而然就能得到提升，人性化管理的優越性由此可見一斑。

6 結語

事業單位檔案工作人性化管理具有突出的應用價值，能夠讓檔案管理工作者產生工作積極性，保證他們的工作熱情、鼓勵他們根據工作情況進行創新，從根本上提升檔案工作的水平。在今后的發展中，事業單位方面應積極主動地增強檔案工作的科技水平，在優化檔案管理環境的同時，通過建立人性化管理制度的方式改變管理方式，解決傳統事業單位檔案工作存在的一系列問題，提升檔案工作人性化管理水平。