事業單位檔案管理工作創新思考

魏 芳

（大同市第五人民醫院，山西 大同 037000）

隨著我國社會產業結構的不斷調整與經濟的高速發展，我國事業單位也在不斷進行的改革與重組，并且逐漸深入，由此事業單位檔案管理工作也引起了相關部門的廣泛重視。檔案管理對于國家機關與事業單位來說，雖然是一項基礎性工作，但是其作用重大。高效的檔案管理工作可有效提高事業單位的工作效率，促使其做好本職工作，更好地為人民服務。但是不可否認的是，事業單位檔案管理仍舊存在著一些問題進行解決，檔案管理人員必須結合國家的發展趨勢，對檔案管理工作進行創新思考，提出更加規范化、科學化的管理方法，促進事業單位的更好發展。

1 事業單位檔案管理的原則分析

1）差異性原則。事業單位內部擁有眾多的檔案資料，檔案管理人員在進行檔案管理時，一定要充分尊重檔案的差異性原則，根據檔案的內容與性質進行分類處理，并標注相應編碼，方便后期的查閱尋找。這就要求檔案管理人員必須依照檔案的管理標準將整理好的檔案放在相應的文件夾與文檔中。

2）與時俱進原則。事業單位的穩定發展需要建立在完善的制度保障之上，但是隨著社會形勢的不斷變化，所有的制度都在進行著相應的調整與變革，以此才能促進事業單位更好的服務于人民?，F如今隨著我國國際地位的不斷提高，行政事業單位的檔案管理理念與方法也要與國際接軌，這也就要求事業單位的檔案管理人員，必須與時俱進不斷學習，促進檔案管理工作的更加完善與科學。

2 事業單位檔案管理工作存在的問題分析

1）缺乏現代化的檔案管理手段。傳統的檔案管理大多以紙質為載體，但是由于紙質的特殊性，增加了檔案長期保存的難度。在新形勢下，事業單位檔案管理大多進行了信息化建設，由有實物形態的紙質管理逐漸過渡到無實物形態的電子管理，這也極大的簡化了檔案管理人員的工作繁瑣程度。但是在轉化的過程中，需要充分借助計算機和網絡數據庫，對檔案管理工作人員的專業素質提出了更高要求。由于缺乏必要的管理手段，使得檔案管理工作難以做到細致化和高效化，同時也不能及時進行資源共享，無法通過快速的搜索引擎來找到相關資料，這也在一定程度上降低了事業單位檔案管理效率。

2）缺乏專業的檔案管理人才。檔案管理是一項極其復雜的工作，牽涉眾多內容，要求檔案管理人員必須具有強烈的責任感和專業的素質來保證檔案管理工作的有序開展。一般來說，檔案管理人員不僅要以龐大的知識儲備為基礎，諳熟檔案編目，同時也要具備敏銳的信息洞察力，為員工提供更加優質的服務。不僅如此，檔案管理人員也要熟知國家的有關方針政策，明確檔案管理性質，落實檔案管理職能，從而更加高效的為社會、為人民提供服務。新形勢對事業單位的檔案管理人員也提出了更高要求，他們必須具備現代化的管理手段，促進檔案管理工作的信息化發展，但是結合目前的檔案管理工作來看，事業單位檔案管理人員的技能和素質還有很大的上升空間，還不能充分以科學技術為依托，實現事業單位檔案管理的創新發展。

3）檔案管理制度有待完善。在事業單位內部，檔案管理制度仍舊不夠健全，職責劃分的邊界模糊不清，因此工作人員很容易因為工作權屬問題而產生糾紛。同時事業單位檔案資料在編制過程中也沒有進行足夠細化，使得一些檔案在歸檔、修建環節存在出入，這也會極大地增加檔案管理人員的工作壓力，同時也不能保證檔案管理效率?，F如今事業單位檔案管理存在的另一個重要問題是程序存在一定漏洞，特別是檔案的借閱環節，很容易因為工作疏忽而導致機要文件泄密或丟失。

總的來說，在事業單位內部無論是檔案的編排與劃分、還是借閱與管理都存在著一些問題，缺乏完善的管理制度，從而使得檔案管理工作在一定程度上制約了事業單位的前進步伐。

3 事業單位檔案管理的創新發展思路

1）提高檔案管理工作的重視力度。事業單位的相關領導也要創新發展思路，緊跟社會的發展步伐與時俱進，充分認識到檔案管理工作的重要性，了解檔案管理可以為事業單位的健康發展保駕護航。在具體的工作中，相關領導要在企業內部樹立以檔案管理為核心的發展理念，讓每一位員工都能感受到檔案管理的重要價值，不斷提高員工的檔案管理意識，加強對檔案管理工作的重視力度，做好單位內部的宣傳教育工作，調動員工積極地參與到檔案管理中來。

2）建立完善的檔案管理機制。管理工作一定離不開完善的管理機制，檔案管理同樣如此，需要依托事業單位內部完善的運行策略，才能發揮出檔案管理的最大價值。在新形勢下，為了確保檔案管理工作的有序開展，事業單位首先應該建立檔案管理的信息化運行機制，保障信息運行的通暢性，加強單位內部各部門之間的信息流通，實現檔案資源的及時共享；其次應該建立完善的檔案管理機制，以制度為依托確保檔案管理工作的系統性和科學性，在保障檔案信息安全的基礎上，實現對檔案資源的高效利用。

3）加快檔案管理的信息化建設。事業單位必須充分發揮出信息技術的最大優勢，加快檔案管理的信息化建設。首先，從網絡建設入手，充分利用單位局域網，將單位各部門統一起來，對檔案資源的加工、查詢和管理進行綜合建設；其次，要加大信息化建設的資金投入力度，在單位內配備完善的電子辦公設備，促進檔案資料的傳輸、查詢、收集等工作的有序開展；最后，要加強檔案管理的軟件建設，利用完善的檔案管理軟件，確保檔案資源的高效共享。

4）提高檔案管理人員素質。新形勢背景下檔案管理工作已經由傳統的紙質管理過渡到信息化管理，這也就要求檔案管理人員必須與時俱進，緊隨時代的發展趨勢嚴格要求自己，不斷提高自身的專業素質。首先，檔案管理工作人員要依托信息手段不斷提高自學能力，充分利用碎片時間學習有關檔案管理的理論知識，提高檔案管理效率；其次，事業單位也要在內部形成一種濃厚的學習氛圍，盡可能多的開展培訓講座，加大對檔案管理人員的培訓力度。利用內因和外因的共同作用，促進檔案管理人員不斷提高自身技能，在新形勢下掌握更為科學、完善的檔案管理技能。

5）加強普法宣傳、做好保密工作。事業單位一定要加強普法宣傳，做好檔案的保密工作，堅決避免因管理不當而導致檔案泄露。首先，檔案管理人員要充分認識到檔案管理的重要作用，確保在工作過程中以高度的責任心對檔案進行科學保管；其次，要建立更加完善的檔案保密制度，嚴格設置每一份檔案的查閱權限，對于要銷毀的檔案，也要最大程度的保障銷毀環節的可靠性，從源頭上杜絕檔案泄露的可能。

綜上所述，檔案管理工作對事業單位的健康發展起到舉足輕重的作用，為了最大程度的發揮出檔案管理工作的重要意義，事業單位一定要加大檔案管理的重視力度，樹立檔案管理意識；建立完善的檔案管理機制和運行機制，確保檔案管理工作的有序開展；加快檔案管理的信息化建設進程，確保檔案資源的高效共享；不斷提高檔案管理人員素質，發揮出檔案資源的最大價值，為事業單位發展提供保駕護航。